Définissez des limites de dépense pour vos conducteurs

Les limites de dépense vous permettent de encadrer la manière dont vos conducteurs rechargent : le montant qu'ils peuvent dépenser, la fréquence de leurs recharges, le prix qu'ils peuvent payer et le moment où ils peuvent recharger. Plutôt que de laisser un conducteur recharger sans limite, vous créez une règle de dépense réutilisable et l'appliquez aux conducteurs, véhicules, cartes de recharge ou comptes qu'elle doit régir.

Elle est conçue pour les gestionnaires de flotte et les employeurs qui remboursent la recharge, ainsi que pour les équipes financières qui gèrent le budget. Vous la trouverez dans Hub > EMP / Fleet > Limites de dépense.

Concepts clés

Terme	Signification
Règle de dépense	Un ensemble réutilisable de plafonds que vous configurez une seule fois (dépense, fréquence, prix, jours de la semaine).
Sujet	Ce à quoi une règle s'applique : un compte, un conducteur, un véhicule ou une carte de recharge.
Attribution	Le lien entre une règle et un sujet. Une règle ne limite personne tant qu'elle n'est pas attribuée.
Plafond	Une limite individuelle au sein d'une règle (par exemple 50 € par jour, ou 4 recharges par jour).
Période	La fenêtre sur laquelle un plafond est mesuré : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou glissante de 30 jours.
Refus (blocage)	Une recharge qu'une règle a arrêtée avant son démarrage, parce qu'un plafond avait été atteint.

Ce qu’une règle de dépense peut contrôler

Une règle peut combiner l’une quelconque des quatre dimensions ci-dessous. Chacune est facultative : n’activez que ce dont vous avez besoin.

Dimension	Ce que vous plafonnez	Exemple
Combien (dépense)	Dépense totale par période, et plafond pour chaque recharge	300 € sur 30 jours, 50 € par jour, 60 € par recharge
À quelle fréquence (fréquence)	Nombre de recharges par période, et nombre de recharges simultanées	4 recharges par jour, 1 recharge à la fois
Quel prix (plafonds de prix)	Prix maximal par kWh (AC et DC), frais de session et frais d’inactivité	Pas plus de 0,60 €/kWh en DC
Quand (jours de la semaine)	Jours de la semaine pendant lesquels la recharge est autorisée	Jours de semaine uniquement, pas de recharge le week-end

Pendant que vous créez une règle, Hub affiche en direct un résumé en langage courant, par exemple : « 300 € / 30 jours, 50 € / jour, 60 € / recharge, tout compris, alerte à 80 %, 4 recharges / jour, 1 simultanée, blocage automatique. »

1. Combien : plafonds de dépense

Les plafonds de dépense sont au cœur de la plupart des règles. Vous pouvez définir un plafond total pour une période et un plafond par recharge, qui fonctionnent ensemble.

• Total par période : par exemple 300 € sur une période glissante de 30 jours, ou 500 € par mois civil.
• Par recharge unique : par exemple, aucune session ne peut dépasser 60 €, afin qu'une seule recharge rapide coûteuse ne vide pas tout le budget d'un coup.
• Les totaux multiples se cumulent. Vous pouvez définir 50 €/jour et 500 €/mois sur la même règle ; une recharge est refusée dès que l'un ou l'autre seuil est atteint. Cela vous permet de encadrer à la fois le comportement quotidien et le budget mensuel.

Ce qui est pris en compte dans un plafond de dépense

Vous décidez précisément ce que mesure un plafond. Chaque composante de coût doit être sélectionnée, et rien n'est comptabilisé que vous n'avez pas inclus :

Composante	À inclure lorsque
Énergie (prix par kWh)	Presque toujours, car il s'agit de la majeure partie du coût d'une session.
Prix minimum	Vous souhaitez que le montant minimum facturé pour une session soit décompté du budget.
Frais d'inactivité	Vous souhaitez que le temps passé branché alors que la batterie est pleine soit décompté.
Frais de départ / de session	Vous souhaitez que les frais forfaitaires par session soient décomptés.

Lorsque tous les composants sont inclus, le récapitulatif affiche « all-in ». Les plafonds sont toujours exprimés dans une seule devise, indiquée dans la règle.

2. Fréquence : fréquence et simultanéité

• Recharges par période : plafonnez le nombre de recharges par jour, par semaine ou par mois (par exemple, 4 recharges par jour). Utile pour limiter les sessions répétées accidentelles ou abusives.
• Recharges simultanées (concurrentes) : plafonnez le nombre de sessions qu'un utilisateur peut exécuter en même temps (par exemple, 1 à la fois), afin qu'un même conducteur ou une même carte de recharge ne puisse pas occuper plusieurs points de recharge à la fois.
• Les sessions bloquées sont libérées automatiquement. Si une recharge cesse de transmettre ses données (par exemple, lorsqu'un point de recharge passe hors ligne ou qu'une session se bloque), elle est retirée du décompte des simultanéités après un bref délai. Une session bloquée ne peut donc pas occuper un emplacement de façon permanente ni empêcher le conducteur d'en démarrer une nouvelle.

3. Plafonds de prix : quel prix ?

Les plafonds de prix limitent ce qu’un conducteur est autorisé à payer, plutôt qu’un total cumulé. Une recharge qui dépasserait un plafond de prix est refusée avant de démarrer, afin d’orienter les conducteurs vers une recharge abordable.

Plafond de prix	Effet
Prix maximum par kWh, AC	Bloque le démarrage sur un point de recharge AC dont le prix dépasse votre limite.
Prix maximum par kWh, DC	Bloque le démarrage sur un point de recharge DC (rapide) dont le prix dépasse votre limite. Il s’agit souvent de la recharge la plus coûteuse.
Frais de session maximum	Bloque la recharge lorsque les frais de session fixes sont trop élevés.
Frais d’inactivité maximum	Bloque la recharge lorsque les frais d’inactivité sont trop élevés.

Les plafonds AC et DC se configurent séparément, ce qui vous permet d’autoriser la recharge AC au quotidien tout en plafonnant la recharge rapide DC haut de gamme.

4. Quand : restrictions par jour de la semaine

Vous pouvez restreindre les sujets d'une règle à la recharge uniquement certains jours de la semaine choisis. Par exemple, « jours de semaine uniquement, pas de recharge le week-end » pour une flotte d'entreprise.

• Sélectionnez n'importe quelle combinaison de jours, du lundi au dimanche. Si aucun jour n'est défini, tous les jours sont autorisés.
• Vous ne pouvez pas enregistrer une règle qui n'autorise aucun jour, car une règle qui bloque tous les jours est toujours une erreur.
• Les jours sont calculés en fonction de l'heure locale. Une règle utilise un fuseau horaire afin que le « week-end » corresponde au week-end local du conducteur, et non au week-end UTC. Si vous n'en définissez pas, le fuseau horaire de votre opérateur est utilisé par défaut. Cela est important à proximité de minuit : un même instant peut déjà correspondre à un samedi à Copenhague alors qu'il est encore vendredi plus à l'ouest, et la règle respecte le jour local.

Périodes budgétaires : calendaires ou glissantes

Chaque plafond de dépense et de fréquence est mesuré sur une période. Vous choisissez des budgets calendaires fixes ou une fenêtre glissante :

Période	Moment de la réinitialisation	Idéal pour
Quotidienne	Chaque jour à 00:00 UTC	Plafonds de comportement au quotidien
Hebdomadaire	Chaque lundi	Allocations hebdomadaires
Mensuelle	Le 1er du mois	Budgets mensuels calendaires en accord avec la paie et la finance
30 jours glissants	Jamais réinitialisée, toujours les 30 derniers jours	Allocations stables et résistantes aux abus (pas de « réinitialisation en fin de mois puis double dépense »)

Pourquoi les périodes glissantes sont importantes : un mois calendaire permet à un conducteur de dépenser l'intégralité du budget le 31, puis à nouveau le 1er. Une fenêtre glissante de 30 jours évite cet effet, car elle regarde toujours exactement les 30 jours précédents.

Reporter le budget non dépensé (report)

Par défaut, un plafond de période est remis à zéro lorsque la période change. Un conducteur qui n'a effectué aucune recharge ce mois-ci repart simplement de zéro le mois suivant. Pour les budgets de type allocation (le cas classique du remboursement par l'employeur), vous pouvez plutôt autoriser le report du montant restant non dépensé.

• Configuré par plafond et désactivé par défaut, afin que les règles existantes ne soient pas affectées.
• Chaque période ajoute effectivement une nouvelle allocation égale au plafond ; les dépenses consomment d'abord l'allocation la plus ancienne.
• Vous pouvez limiter le nombre de périodes pendant lesquelles un montant restant peut être reporté, et plafonner éventuellement le montant cumulé maximal, afin que le report ne s'accumule pas indéfiniment.

Exemple : un budget de 200 €/mois avec un report sur 3 mois. Un conducteur qui dépense 120 € au cours du mois 1 reporte 80 € ; au mois 2, son budget disponible est de 280 € (200 € nouveaux + 80 € reportés).

Avertir avant le blocage

Définissez un seuil d’avertissement (par exemple 80 %) sur un plafond de dépense afin qu’un sujet qui approche de la limite soit signalé avant d’être bloqué. Le blocage ne doit pas être le premier signal.

Où s’affiche l’avertissement : les avertissements apparaissent dans Monta Hub, dans la liste des avertissements de la limite de dépense, pour vous en tant qu’opérateur ou gestionnaire de flotte responsable du budget. Chaque entrée indique le nom de la limite de dépense, le sujet (compte, conducteur, véhicule ou carte de recharge), la période, le seuil franchi et la part du plafond déjà utilisée.

Un avertissement est déclenché au maximum une fois par période et par sujet, afin de marquer le moment où le seuil est franchi plutôt que de se répéter à chaque recharge. Actuellement, l’avertissement est un signal dans Hub que vous consultez ; il n’est pas envoyé au conducteur sous forme de notification push ou de courriel. Les avertissements ne s’appliquent qu’aux plafonds de dépense (exprimés en pourcentage d’un montant) : les dimensions du nombre de recharges, de simultanéité et des jours de la semaine n’ont pas de seuil d’avertissement. Un plafond épuisé constitue un refus, et non un avertissement.

Comment plusieurs plafonds et règles se combinent

• Au sein d'une même règle, les plafonds se cumulent et le premier atteint bloque la recharge. 50 €/jour, 500 €/mois et 4 recharges/jour sont appliqués ensemble ; le premier seuil atteint refuse la recharge.
• Entre les règles, la plus stricte s'applique. Une seule recharge peut être régie par quatre éléments à la fois : son compte, le conducteur, le véhicule et la carte de recharge. Toutes les règles applicables sont évaluées, et la limite la plus restrictive s'applique. Un budget de compte généreux ne prévaudra pas sur un plafond par conducteur plus serré.

Appliquer une règle à des cibles

Une règle n'a aucun effet tant que vous ne l'appliquez pas. Depuis l'onglet Appliquée à de la règle, sélectionnez Appliquer la règle, choisissez ce qu'elle doit régir, puis sélectionnez la cible :

Appliquer à	Utilisation
Compte	Régir la recharge de toute une entreprise ou de tout un compte en un seul endroit
Conducteur (membre de l'équipe)	Attribuer à un employé un budget personnel ou une restriction
Véhicule	Limiter la recharge d'un véhicule donné, quel que soit son conducteur
Carte de recharge (RFID)	Limiter la recharge sur une carte de recharge donnée

• Le sélecteur ne propose que les cibles auxquelles une règle peut réellement s'appliquer. Il masque les règles déjà appliquées, archivées ou limitées à un autre compte.
• Vous pouvez retirer une règle d'une cible à tout moment depuis le même onglet ; elle cesse immédiatement de régir cette cible.

Règles au niveau de l’opérateur ou propres au compte

Une règle peut appartenir à deux niveaux :

Propriété	Signification
Au niveau de l’opérateur	Gérée de manière centralisée sous EMP / Fleet > Limites de dépense ; peut être appliquée à l’ensemble de vos comptes.
Propre au compte	Appartient à un seul compte et est gérée depuis l’onglet Limites de dépense de ce compte.

Chaque compte dispose de son propre onglet Limites de dépense, qui affiche trois indicateurs en un coup d’œil : les règles appliquées, le nombre de règles ayant atteint ou dépassé leur plafond, et les recharges bloquées au cours des 30 derniers jours. Il présente également les règles en vigueur (chacune avec une jauge indiquant son propre plafond contraignant) ainsi que le journal des refus filtré pour ce compte. Avec les autorisations nécessaires, un compte peut appliquer des règles existantes et même créer les siennes ; les membres du compte voient les mêmes informations sous forme de carte en lecture seule.

Cycle de vie d’une règle

• Brouillon : une règle que vous êtes en train de configurer ; elle ne régit encore personne.
• Active : une règle en vigueur qui applique ses plafonds aux sujets auxquels elle est appliquée.
• Dupliquer : copier une règle existante comme point de départ pour une règle similaire.
• Modifier : modifier les plafonds à tout moment ; les changements s’appliquent à partir de ce moment.
• Archiver / Supprimer : retirer une règle que vous n’utilisez plus. Les refus passés qu’elle a causés restent explicables (voir ci-dessous).

Suivi et rapports

Où	Ce que cela vous indique
Aperçu de la règle	Le nombre de sujets régis par la règle, combien sont sains, proches de la limite (avertissement) ou ont dépassé leur plafond, ainsi que le total utilisé par rapport à la limite.
Onglet Appliqué à	Chaque sujet avec un compteur indiquant la dépense par rapport à son plafond contraignant.
Sujet > Recharges	Les recharges terminées et les refus sont entrelacés, du plus récent au plus ancien, afin de vous permettre de répondre à la question « pourquoi ce conducteur n'a-t-il pas pu recharger le 29 ? ». Le refus qui l'explique apparaît juste à côté des sessions réussies.
Recharges bloquées	Les refus provoqués par une règle, chacun enregistrant le nom de la règle et les chiffres tels qu'ils étaient à ce moment précis, afin qu'un blocage reste explicable même après que la règle a été modifiée ou supprimée.

Exemples détaillés

Objectif	Règle
Allocation mensuelle de l'employé	300 € / 30 jours glissants, 60 € / recharge, tout compris, alerte à 80 %.
Véhicule de fonction avec report	200 € / mois avec report sur 3 mois, 50 € / recharge.
Dépôt en semaine uniquement	Jours autorisés du lundi au vendredi (fuseau horaire de l'opérateur) ; bloque la recharge le week-end.
Protection contre les abus	4 recharges / jour, 1 simultanée, 50 € / jour.
Protection du prix	Maximum 0,60 €/kWh en DC, afin que les conducteurs ne puissent pas faire grimper les coûts sur les bornes rapides premium.

Ce que vit le conducteur

Lorsqu'une règle serait enfreinte, la recharge est refusée avant que l'énergie ne circule. Le conducteur ne peut tout simplement pas démarrer cette session, plutôt que d'être facturé puis régularisé après coup. Si un seuil d'alerte est défini, le bénéficiaire est signalé comme approchant du plafond avant ce point. Chaque refus est enregistré afin que vous puissiez l'expliquer ultérieurement depuis le Hub.

Recharge remboursée par l'employeur (facturation partagée)

Les limites de dépense plafonnent la recharge ; elles ne répartissent pas une facture entre l'employeur et le conducteur. Si vous souhaitez que le compte (l'employeur) couvre la recharge jusqu'à un prix donné par kWh et que le conducteur paie le reste, il s'agit d'une fonctionnalité distincte : la facturation partagée. Voir Qu'est-ce que la facturation partagée ?

Questions fréquentes

Une règle affecte-t-elle les recharges déjà commencées ? Non. Les plafonds sont vérifiés au moment où une recharge démarre. La modification d'une règle s'applique aux démarrages de recharge futurs.

Que se passe-t-il si un conducteur est soumis à plusieurs règles ? Toutes s'appliquent, et la limite la plus stricte prévaut.

Un compte peut-il gérer ses propres limites ? Oui. Depuis l'onglet « Limites de dépense » du compte, et avec les autorisations nécessaires, un compte peut appliquer et créer ses propres règles.

Les plafonds incluent-ils les frais et le temps d'inactivité ? Uniquement si vous les incluez. L'énergie, le prix minimum, les frais d'inactivité et les frais de session doivent être activés individuellement pour chaque plafond.

Disponibilité

Les limites de dépense sont déployées progressivement et peuvent ne pas encore être activées pour votre opérateur. Si vous souhaitez les activer, contactez l'assistance Monta depuis votre Hub.