Stel bestedingslimieten in voor je bestuurders

Bestedingslimieten geven je de mogelijkheid om grenzen te stellen aan hoe je bestuurders laden: hoeveel ze mogen uitgeven, hoe vaak ze mogen laden, welke prijs ze mogen betalen en wanneer ze mogen laden. In plaats van dat een bestuurder onbeperkt kan laden, maak je een herbruikbare bestedingsregel aan en pas je die toe op de bestuurders, voertuigen, laadpassen of accounts die je wilt laten gelden.

Het is bedoeld voor wagenparkbeheerders en werkgevers die laadkosten vergoeden, en voor de finance teams die het budget beheren. Je vindt het via Hub > EMP / Fleet > Bestedingslimieten.

Belangrijkste begrippen

Begrip	Wat het betekent
Bestedingsregel	Een herbruikbare set limieten die je één keer instelt (uitgaven, frequentie, prijs, weekdagen).
Onderwerp	Waar een regel op wordt toegepast: een account, een bestuurder, een voertuig of een laadpas.
Toewijzing	De koppeling tussen een regel en een onderwerp. Een regel beperkt niemand zolang hij niet is toegewezen.
Limiet	Een afzonderlijke grens binnen een regel (bijvoorbeeld €50 per dag, of 4 ladingen per dag).
Periode	Het tijdvak waarover een limiet wordt gemeten: dagelijks, wekelijks, maandelijks of voortschrijdend over 30 dagen.
Weigering (blokkade)	Een lading die een regel heeft gestopt voordat die begon, omdat een limiet was bereikt.

Wat een bestedingsregel kan beheersen

Een regel kan elk van de vier onderstaande dimensies combineren. Elke dimensie is optioneel: schakel alleen in wat je nodig hebt.

Dimensie	Wat je begrenst	Voorbeeld
Hoeveel (uitgaven)	Totale uitgaven per periode en een limiet op elke afzonderlijke lading	€300 per 30 dagen, €50 per dag, €60 per lading
Hoe vaak (frequentie)	Aantal ladingen per periode en aantal gelijktijdige ladingen	4 ladingen per dag, 1 lading tegelijk
Welke prijs (prijslimieten)	Maximale prijs per kWh (AC en DC), sessiekosten en blokkeertarief	Niet meer dan €0,60/kWh op DC
Wanneer (weekdagen)	Op welke dagen van de week opladen is toegestaan	Alleen doordeweeks, geen opladen in het weekend

Terwijl je een regel opstelt, toont Hub een live samenvatting in begrijpelijke taal, bijvoorbeeld: “€300 / 30 dagen, €50 / dag, €60 / lading, all-in, waarschuwing bij 80%, 4 ladingen / dag, 1 gelijktijdig, blokkeert automatisch.”

1. Hoeveel: uitgavenlimieten

Bestedingsplafonds vormen de kern van de meeste regels. Je kunt een totaalplafond instellen voor een periode en een plafond per lading, en die werken samen.

• Totaal per periode: bijvoorbeeld €300 over een rollende periode van 30 dagen, of €500 per kalendermaand.
• Per afzonderlijke lading: bijvoorbeeld geen enkele laadsessie mag meer dan €60 kosten, zodat één dure snellading niet meteen het hele budget opsoupeert.
• Meerdere totalen stapelen zich op. Je kunt €50 per dag en €500 per maand op dezelfde regel instellen. Een lading wordt geweigerd zodra een van beide is bereikt. Zo bewaak je zowel het dagelijkse gedrag als het maandbudget.

Wat telt mee voor een bestedingsplafond

Jij bepaalt precies wat een plafond meet. Elke kostencomponent kies je zelf in, en niets wordt meegeteld dat je niet hebt opgenomen:

Component	Neem het op wanneer
Energie (prijs per kWh)	Bijna altijd, omdat dit het grootste deel van de kosten van een laadsessie is.
Minimumprijs	Je wilt dat het minimumbedrag van een laadsessie meetelt voor het budget.
Blokkeertarief	Je wilt dat de tijd waarin de auto aangesloten is maar al volgeladen is, meetelt.
Opstartkosten / sessiekosten	Je wilt dat de vaste kosten per sessie meetellen.

Wanneer alle onderdelen zijn opgenomen, toont het overzicht “all-in”. Limieten zijn altijd in één valuta en worden weergegeven bij de regel.

2. Hoe vaak: frequentie en gelijktijdigheid

• Ladingen per periode: begrens het aantal ladingen per dag, week of maand (bijv. 4 ladingen per dag). Handig tegen per ongeluk of misbruik van herhaalde sessies.
• Gelijktijdige ladingen: begrens hoeveel sessies een onderwerp tegelijk kan uitvoeren (bijv. 1 tegelijk), zodat één bestuurder of sleutel niet meerdere laadpunten tegelijk kan bezetten.
• Vastgelopen sessies worden automatisch vrijgegeven. Als een lading geen status meer doorgeeft (een laadpunt gaat offline of een sessie hangt), wordt deze na een korte vertraging uit de telling van gelijktijdige ladingen verwijderd. Een vastgelopen sessie kan dus nooit permanent een plek bezetten en de bestuurder de mogelijkheid ontnemen om een nieuwe sessie te starten.

3. Welke prijs: prijsplafonds

Prijsplafonds beperken wat een bestuurder mag betalen, in plaats van een lopend totaal. Een lading die een prijsplafond zou overschrijden, wordt geweigerd voordat die begint, zodat bestuurders worden gestuurd naar betaalbaar laden.

Prijsplafond	Effect
Maximale prijs per kWh, AC	Blokkeert het starten van laden op een AC-laadpunt waarvan de prijs boven je limiet ligt.
Maximale prijs per kWh, DC	Blokkeert het starten van laden op een DC-(snel)laadpunt waarvan de prijs boven je limiet ligt. Dit is vaak het duurste laden.
Maximale sessiekosten	Blokkeert laden waarbij de vaste sessiekosten te hoog zijn.
Maximaal blokkeertarief	Blokkeert laden waarbij het blokkeertarief te hoog is.

AC en DC worden apart ingesteld, zodat je dagelijks AC-laden kunt toestaan terwijl je premium DC-snelladen begrenst.

4. Wanneer: beperkingen per weekdag

Je kunt de onderwerpen van een regel beperken tot laden op gekozen weekdagen. Bijvoorbeeld “alleen op weekdagen, geen laden in het weekend” voor een bedrijfswagenpark.

• Kies elke combinatie van maandag tot en met zondag. Als je dit niet instelt, is elke dag toegestaan.
• Je kunt geen regel opslaan die geen enkele dag toestaat, omdat een regel die elke dag blokkeert altijd een fout is.
• Dagen zijn lokaal. Een regel gebruikt een tijdzone, zodat “weekend” het lokale weekend van de bestuurder betekent en niet het weekend in UTC. Als je geen tijdzone instelt, wordt de tijdzone van je exploitant gebruikt. Dit is belangrijk rond middernacht: een moment kan in Kopenhagen al zaterdag zijn terwijl het verder westelijk nog vrijdag is, en de regel houdt rekening met de lokale dag.

Budgetperiodes: kalender versus voortschrijdend

Elk bestedingsplafond en elk frequentieplafond wordt gemeten over een periode. Je kiest vaste kalenderbudgetten of een voortschrijdend venster:

Periode	Wanneer het wordt gereset	Ideaal voor
Dagelijks	Elke dag om 00:00 UTC	Plafonds voor dagelijks gedrag
Wekelijks	Elke maandag	Wekelijkse toelagen
Maandelijks	De 1e van de maand	Kalendermaandbudgetten die aansluiten op salaris- en financiële processen
Voortschrijdende 30 dagen	Wordt nooit gereset, altijd de laatste 30 dagen	Stabiele toelagen die bestand zijn tegen misbruik (geen “resetten en dubbel uitgeven” aan het einde van de maand)

Waarom een voortschrijdende periode belangrijk is: met een kalendermaand kan een bestuurder op de 31e het volledige budget uitgeven en op de 1e opnieuw. Een voortschrijdend venster van 30 dagen voorkomt dat, omdat het altijd precies 30 dagen terugkijkt.

Niet-bestede budget overdragen (rollover)

Standaard wordt een periodieke bestedingsplafond op nul gezet zodra de periode voorbij is. Een bestuurder die deze maand niets heeft geladen, begint volgende maand gewoon opnieuw. Voor budgetten met een tegoed (het klassieke geval van een door de werkgever vergoede kost) kun je in plaats daarvan het niet-bestede restant laten doorschuiven.

• Dit wordt per plafond ingesteld en staat standaard uit, zodat bestaande regels niet worden beïnvloed.
• Elke periode voegt effectief een nieuw tegoed toe ter grootte van het plafond; uitgaven worden eerst van het oudste tegoed afgeschreven.
• Je kunt instellen over hoeveel periodes een restant mag worden doorgeschoven, en eventueel het maximale opgebouwde bedrag beperken, zodat de overdracht niet eindeloos groeit.

Voorbeeld: een budget van €200 per maand met een overdracht van 3 maanden. Een bestuurder die in maand 1 €120 uitgeeft, draagt €80 door naar de volgende maand; in maand 2 is het beschikbare budget €280 (€200 nieuw + €80 overgedragen).

Waarschuwen voor blokkering

Stel een waarschuwingsdrempel (bijvoorbeeld 80%) in op een bestedingsplafond, zodat een onderwerp dat de limiet nadert, wordt gemarkeerd voordat het wordt geblokkeerd. De blokkering mag niet het eerste signaal zijn.

Waar de waarschuwing verschijnt: waarschuwingen worden weergegeven in Monta Hub, in de waarschuwingenlijst voor bestedingslimieten, voor jou als exploitant of wagenparkbeheerder die het budget beheert. Elke vermelding noemt de bestedingslimiet, het onderwerp (account, bestuurder, voertuig of laadpas), de periode, de drempel die is overschreden en hoeveel van het plafond al is gebruikt.

Een waarschuwing wordt hooguit één keer per periode per onderwerp gegenereerd, zodat deze het moment markeert waarop de drempel wordt overschreden in plaats van bij elke lading. Momenteel is de waarschuwing een signaal binnen Hub dat je zelf bekijkt; het wordt niet als pushmelding of e-mail naar de bestuurder gestuurd. Waarschuwingen gelden alleen voor bestedingsplafonds (ze zijn een percentage van een bedrag). De dimensies aantal ladingen, gelijktijdigheid en weekdag hebben geen waarschuwingsdrempel. Een uitgeputt plafond is een weigering, geen waarschuwing.

Hoe meerdere limieten en regels samenwerken

• Binnen een regel stapelen de limieten zich op, en de eerste die wordt bereikt, blokkeert. €50/dag EN €500/maand EN 4 ladingen/dag worden samen afgedwongen; welke het eerst wordt bereikt, weigert de lading.
• Over regels heen geldt de strengste. Eén lading kan tegelijk door maximaal vier factoren worden bepaald: het account, de bestuurder, het voertuig en de laadpas. Alle toepasselijke regels worden geëvalueerd en de strengste limiet geldt. Een ruim accountbudget heft een strakke limiet per bestuurder niet op.

Een regel op onderwerpen toepassen

Een regel heeft pas effect wanneer je deze toepast. Kies op het tabblad Toegepast op van een regel de optie Regel toepassen, selecteer waarop de regel moet gelden en kies vervolgens het onderwerp:

Toepassen op	Gebruik dit voor
Account	Regel het laden van een heel bedrijf/account op één plek
Bestuurder (teamlid)	Geef één medewerker een persoonlijk budget of een beperking
Voertuig	Beperk het laden voor een specifiek voertuig, ongeacht wie het bestuurt
Laadpas (RFID)	Beperk het laden met een specifieke laadpas

• De kiezer toont alleen onderwerpen waaraan een regel daadwerkelijk kan worden toegepast. Regels die al zijn toegepast, gearchiveerd zijn of gekoppeld zijn aan een ander account, worden verborgen.
• Je kunt een regel op elk moment verwijderen van een onderwerp via hetzelfde tabblad. De regel geldt dan direct niet meer voor dat onderwerp.

Regels voor de hele operator versus regels van een account

Een regel kan op twee niveaus eigendom zijn:

Eigenaarschap	Betekenis
Operatorbreed	Wordt centraal beheerd onder EMP / Fleet > Bestedingslimieten; kan worden toegepast op al je accounts.
Accounteigen	Hoort bij één account en wordt beheerd vanuit het eigen tabblad Bestedingslimieten van dat account.

Elk account heeft een eigen tabblad Bestedingslimieten dat in één oogopslag drie cijfers toont: het aantal toegepaste regels, het aantal regels dat op of boven het plafond zit, en het aantal geblokkeerde ladingen in de afgelopen 30 dagen. Daarnaast zie je de geldende regels (elk met een meter voor het eigen bindende plafond van die regel) en het overzicht van geweigerde verzoeken, gefilterd op dat account. Met de juiste rechten kun je als account bestaande regels toepassen en zelfs eigen regels opstellen. Accountleden zien dezelfde informatie als een kaart met alleen-lezen-weergave.

Levenscyclus van een regel

• Concept: een regel die je nog aan het instellen bent; die geldt nog voor niemand.
• Actief: een live regel die zijn plafonds afdwingt op de entiteiten waarop hij is toegepast.
• Dupliceren: kopieer een bestaande regel als startpunt voor een vergelijkbare regel.
• Bewerken: wijzig de plafonds op elk moment; wijzigingen gelden vanaf nu.
• Archiveren / verwijderen: haal een regel weg die je niet meer gebruikt. Eerdere weigeringen die erdoor zijn veroorzaakt, blijven verklaarbaar (zie hieronder).

Monitoring en rapportage

Waar	Wat het je vertelt
Regeloverzicht	Hoeveel onderwerpen de regel beheert, en hoeveel daarvan gezond zijn, de limiet naderen (waarschuwing) of hun maximum hebben overschreden, plus het totale gebruik ten opzichte van de limiet.
Tabblad Toegepast op	Elk onderwerp met een meter die de bestedingen ten opzichte van de bindende limiet toont.
Onderwerp > Ladingen	Voltooide ladingen en weigeringen door elkaar, nieuwste eerst, zodat je kunt nagaan “waarom kon deze bestuurder op de 29e niet laden?” De weigering die dit verklaart staat direct naast de geslaagde sessies.
Geblokkeerde ladingen	De weigeringen die door een regel zijn veroorzaakt. Elke weigering legt de regelnaam en de getallen vast zoals ze op dat moment waren, zodat een blokkade verklaarbaar blijft, ook nadat de regel later is bewerkt of verwijderd.

Uitgewerkte voorbeelden

Doel	Regel
Maandelijks budget per medewerker	€300 / rollend 30 dagen, €60 / lading, all-in, waarschuwing bij 80%.
Bedrijfsauto met overdracht	€200 / maand met 3 maanden overdracht, €50 / lading.
Alleen weekdagen bij depot	Toegestane weekdagen van maandag tot en met vrijdag (tijdzone van de operator); blokkeert laden in het weekend.
Beveiliging tegen misbruik	4 ladingen / dag, 1 tegelijk, €50 / dag.
Prijsbescherming	Maximaal €0,60/kWh op DC, zodat bestuurders geen kosten kunnen oplopen bij premium snelladers.

Wat een bestuurder ervaart

Wanneer een regel zou worden overschreden, wordt de lading geweigerd voordat er energie stroomt. De bestuurder kan die sessie simpelweg niet starten, in plaats van dat er achteraf wordt gefactureerd en afgestemd. Als een waarschuwingsdrempel is ingesteld, wordt het onderwerp al voor die grens gemarkeerd als het de limiet nadert. Elke weigering wordt geregistreerd, zodat je die later vanuit de Hub kunt verklaren.

Door werkgever vergoed laden (gesplitste facturering)

Bestedingslimieten plafonneren het laden; ze splitsen een factuur niet tussen werkgever en bestuurder. Als je wilt dat het account (werkgever) het laden tot een vastgestelde prijs per kWh dekt en de bestuurder de rest betaalt, dan is dat een aparte functie: gesplitste facturering. Zie Wat is gesplitste facturering?

Veelgestelde vragen

Heeft een regel invloed op ladingen die al zijn gestart? Nee. Bestedingsplafonds worden gecontroleerd op het moment dat een lading start. Als je een regel bewerkt, geldt die voor toekomstige ladingen.

Wat gebeurt er als een bestuurder onder meerdere regels valt? Alle regels gelden, en de strengste limiet wint.

Kan een account zijn eigen limieten beheren? Ja. Vanaf het tabblad Bestedingslimieten van het account kan een account, met de juiste rechten, zijn eigen regels toepassen en opstellen.

Zijn kosten en blokkeertijd inbegrepen in de bestedingsplafonds? Alleen als je ze opneemt. Energie, minimumprijs, blokkeertarief en sessiekosten worden per plafond afzonderlijk ingeschakeld.

Beschikbaarheid

Bestedingslimieten worden geleidelijk uitgerold en zijn mogelijk nog niet ingeschakeld voor jouw exploitant. Als je ze wilt inschakelen, neem dan contact op met Monta support via je Hub.