Arbejdsgivere kan refundere medarbejdere for opladning af deres elbil hjemme. Opsætningen kræver handling fra både arbejdsgiveren og medarbejderen.

Hvad der er brug for – kort fortalt

Sådan opsætter du arbejdsgiverens team

1. Opret et Professional Team

Det første trin er, at arbejdsgiveren opretter et Professional Team, som vil fungere som firmabetalt opladning-teamet. De vil bruge dette teams wallet til at udbetale firmabetalt opladning direkte til medarbejdernes wallets.

2. Angiv betalingsmetode

Der er i øjeblikket to betalingsmetoder til firmabetalt opladning for et team:

a. Fakturering

Hvis arbejdsgiverens virksomhed er momsregistreret, kan de anmode om at blive faktureret af Monta. Dette kræver, at Montas finansteam udfører et Know Your Business (KYB)-tjek, inden fakturering godkendes.

b. Operatørtransaktion

Operatøren for teamet med firmabetalt opladning kan aktivere Operatørtransaktion som betalingsmetode og dermed påtage sig ansvaret for alle teamets transaktioner. Denne løsning er kun egnet til specifikke opsætninger og aftaler.

3. Inviter medarbejder(e)

For virksomheder, der refunderer fem eller flere medarbejdere, anbefaler vi at bruge en medlemsgruppe for at strømline processen ved at foruddefinere medarbejderprofiler og tildele tilladelser samlet.

For mindre grupper eller individuelle medarbejdere kan administratorer aktivere anmodninger om firmabetalt opladning én ad gangen under invitationsprocessen. Arbejdsgivere kan invitere medarbejdere via deres e-mail eller telefonnummer, uanset om de allerede har en Monta-konto.

• Hvis de allerede er en del af firmabetalt opladning-teamet, kan administratoren tilføje dem til medlemsgruppen fra medlemsindstillingerne.
• Hvis medarbejderne endnu ikke har en Monta-konto, vil de blive inviteret til at oprette en.
• Hvis de allerede er Monta-brugere, vil de modtage en notifikation i Monta Charge.

Sådan opsætter du medarbejderens team

1. Opret et privat team

Opret et privat team, hvor medarbejderen modtager sin firmabetalt opladning. Vi anbefaler at oprette dette team under den samme operatør som det professionelle team for nemmere administration og fejlfinding.

2. Tilføj og forbind medarbejderens ladestander

Ladestanderen skal være forbundet til det private team, for at medarbejderen kan få firmabetalt opladning.

Hvis ladestanderen endnu ikke er forbundet til Monta, skal du følge vejledningen til tilføjelse og forbindning af en ladestander og derefter sikre, at den er tilføjet til det angivne private team.

Hvis ladestanderen allerede er opsat i et andet team, skal du overføre ladestanderen til dette nye private team. Det er kun teamejeren eller et teammedlem med de rette tilladelser, der kan gøre dette.

3. Medarbejderen accepterer invitationen til arbejdsgiverens team

For at anmode om firmabetalt opladning skal medarbejderen acceptere invitationen via Monta Charge. Operatører bør bekræfte, at medarbejderen har accepteret invitationen.

Sådan kan medarbejdere begynde at anmode om firmabetalt opladning

Medarbejdere kan begynde at anmode om firmabetalt opladning, når arbejdsgiveren har gennemført opsætningen i Monta Hub.

1. Medarbejderen anmoder om firmabetalt opladning

Når ladestanderen er tilknyttet Monta-kontoen, og opsætningen er fuldført, vil medarbejderen se etiketten "Firmabetalt opladning tilgængelig" på deres ladestander i Monta Charge. Via indstillinger for ladestander kan de anmode om, at deres arbejdsgiver begynder at refundere dem.

Under anmodningsprocessen kan medarbejderen angive deres elomkostninger baseret på deres elregning. Arbejdsgiveren kan dog i stedet oprette en prisgruppe for firmabetalt opladning og anvende den i stedet.

2. Arbejdsgiveren accepterer anmodningen om firmabetalt opladning

I teamets sektion for firmabetalt opladning kan administratoren se og godkende medarbejdernes anmodninger. Under godkendelsen beslutter administratoren refusionsprisen pr. kWh – enten medarbejderens elomkostninger eller en refusionsprisgruppe. Arbejdsgiveren kan vælge at udbetale efter hver enkelt opladning eller på månedsbasis.

Hvordan fungerer firmabetalt opladning?

1. Medarbejderen foretager en opladning

Medarbejderen tilslutter firmabilen og starter en ladesession i Monta Charge. Firmabetalt opladning er kompatibel med Oplad nu, Planlagt opladning og SmartCharge. Medarbejderen bekræfter, at opladningen vil blive refunderet af arbejdsgiverens team, og swiper derefter for at starte opladningen.

Medarbejdere kan også oprette laderegler for at definere, hvilke opladninger der skal refunderes.

2. Firmabetalt opladning overføres

Når opladningen er afsluttet, overføres den firmabetalt opladning fra arbejdsgiverens wallet til medarbejderens wallet. Begge parter kan se den finansielle transaktion og en kvittering i deres wallets. Arbejdsgiveren kan vælge at refundere efter hver enkelt opladning eller ved månedens afslutning.

Administrering af firmabetalt opladning i Monta Hub

Inviter en medarbejder til teamet for firmabetalt opladning

1. Åbn teamet og gå til fanen Firmabetalt opladning
2. Vælg fanen Medarbejdere og klik på Inviter medarbejder
3. Vælg om du vil invitere én eller flere medarbejdere ad gangen
4. Indtast det telefonnummer eller den e-mail, som brugeren logger ind med
5. Vælg en medlemsgruppe (valgfrit)
6. Vælg brugerrollen
7. Vælg medlemsprisgruppen
8. Klik på Inviter

Rediger teammedlems-indstillinger

Sådan tilbyder du firmabetalt opladning til eksisterende teammedlemmer:

1. Gå til fanen Medlemmer & Adgang i teamet
2. Klik på brugeren for at åbne vedkommendes indstillinger
3. Rul ned til Tilladelser og slå til for at aktivere en anmodning om firmabetalt opladning
4. Klik på Gem ændringer

Godkend en anmodning om firmabetalt opladning fra en medarbejder

1. Gå til fanen Firmabetalt opladning i teamet
2. Klik på Anmodninger om firmabetalt opladning
3. Vælg én eller flere anmodninger og klik på Gennemgå anmodninger
4. Vælg refusionspris:
   • Vælg mellem medarbejderens delte elomkostninger eller en refusionsprisgruppe
   • Slå til, hvis du ønsker, at teamet skal dække et abonnement på ladestanderen
   • Hvis det ikke er slået til, betaler medarbejderen for et abonnement via sin personlige Monta Wallet
5. Godkend anmodningen

Opret en refusionsprisgruppe

1. Åbn teamet og gå til fanen Firmabetalt opladning
2. Klik på Indstillinger og vælg at oprette en ny prisgruppe
3. Udfyld prisgruppens oplysninger (navn, prisbeløb osv.):
   • For fast pris kan du tilføje en timetariff
   • For spotpris kan du vælge mellem 60- eller 15-minutters intervaller, tilføje en timetariff eller konfigurere avancerede priser
4. Klik på Gem

Manuelle udbetalinger

Hvis du har opsat månedlig udbetaling, kan du se afventende betalinger i sektionen Manuelle udbetalinger under fanen Firmabetalt opladning.

1. Åbn teamet og gå til fanen Firmabetalt opladning
2. Åbn fanen Manuelle udbetalinger
3. Vælg måneden (den aktuelle måned er valgt som standard)
4. Klik på Godkend udbetalinger
5. Gennemgå beløbet og klik på Godkend -- en transaktion igangsættes fra firmabetalt opladning-teamet til teamet for den refunderede ladestander

Godkend en opdatering af medarbejderens elomkostninger

Hvis du refunderer baseret på medarbejderens elomkostninger, er her fremgangsmåden for at godkende en opdatering:

1. Åbn teamet og gå til fanen Firmabetalt opladning
2. Klik på Medarbejdere
3. Vælg at gennemgå ændringen
4. Se de opdaterede omkostninger og klik på Godkend

Stop refusion af en medarbejder

Du kan stoppe refusionen af en medarbejder ved at fjerne dem fra firmabetalt opladning-teamet eller ved at stoppe refusionen i teamets sektion for firmabetalt opladning.

1. Åbn sektionen Firmabetalt opladning og vælg fanen Medarbejdere
2. Klik på handlingsknappen ... for medarbejderen
3. Klik på Slet aftale
4. Vælg, om medarbejderen også skal fjernes fra teamet -- hvis de fjernes, vil de ikke kunne anmode om firmabetalt opladning igen

Regulerede firmabetalt opladning prisgrupper (kun Belgien)

I Belgien er arbejdsgivere forpligtet til at refundere hjemmeladeomkostninger baseret på nationalt eller regionalt indekserede tariffer. Monta anvender automatisk de relevante indekserede satser.

• Automatiske CREG-indekserede sats-opdateringer for teams beliggende i Belgien
• Understøttelse af nationale og regionale satser i: Flandern, Bruxelles-Hovedstadsregionen og Vallonien
• Præcis satsfordeling pr. session baseret på tidsstemplet for ladesessionen
• Samme konfigurationsproces som eksisterende refusionsprisgrupper -- ingen ekstra opsætning kræves

Bedste praksis for arbejdsgivere

1. Centralisering af processen

Vi anbefaler at udpege en flådeansvarlig til at styre firmabetalt opladning-processen. Vedkommende bør forstå invitationsforløbet og følge op med medarbejdere, der gennemgår opsætningen.

2. Hjælp medarbejdere med at forbinde deres ladestandere til Monta

Medarbejdere kan have brug for hjælp til at blive onboardet til Monta og forbinde deres ladestandere. Den flådeansvarlige bør være fortrolig med at oprette en Monta-konto, forbinde en ladestander og den overordnede firmabetalt opladning-proces.

3. Eksport af firmabetalt opladning-sessioner fra Monta

En liste over firmabetalt opladning-sessioner kan eksporteres fra Monta Hub. Siden for firmabetalt opladning har en søgelinje til filtrering efter medarbejdernavn eller tidsperiode. Resultaterne kan eksporteres som en CSV-fil med detaljer som opladet kWh, anvendt prisgruppe, betalingsmetode, ladestander-ID og mere.

Firmabetalt opladning i det nye Monta Hub

Dette afsnit dækker det nye Monta Hub, hvor firmabetalt opladning er bygget op omkring fanen Firmabetalt opladning og en totrins-dialog Tilføj medarbejder, der giver dig mulighed for at vælge type af elomkostninger og aktivere automatisk godkendelse ved invitationstidspunktet.

Hvordan fungerer hjemmerefusion?

Du konfigurerer det i Monta Hub, og medarbejderen oplader hjemme som sædvanligt. Efter hver session overføres det refunderede beløb fra din wallet til medarbejderens wallet. Medarbejderen kan også oprette en laderegel for at definere, hvilke sessioner der refunderes.

Når du inviterer en medarbejder, vælger du én af tre måder at angive elomkostningerne på:

• Refusionsprisgruppe. Du tildeler en fast takst. Medarbejderen behøver ikke at oplyse elomkostninger.
• Reguleret takst. Du vælger en landespecifik reguleret tariff – for eksempel Commission de Régulation de l'Électricité et du Gaz-taksten (CREG) i Belgien. Medarbejderen behøver ikke at oplyse elomkostninger. Vises kun for lande, der har en reguleret tariff.
• Medarbejderens omkostning. Medarbejderen indsender sin egen sats i Monta Charge. Du kan gennemgå hver indsendelse manuelt eller slå automatisk godkendelse til.

Hvordan opsætter jeg firmabetalt opladning-teamet?

1. Opret et Professional Team. Dette bliver firmabetalt opladning-teamet. Dets wallet bruges til at udbetale firmabetalt opladning direkte til medarbejdernes wallets.
2. Vælg en betalingsmetode:
   • Fakturering. Hvis din virksomhed er momsregistreret, kan du anmode om at blive faktureret af Monta. Montas finansteam foretager et Know Your Business (KYB)-tjek, inden fakturering godkendes.
   • Operatørtransaktion. Operatøren bag firmabetalt opladning-teamet påtager sig ansvaret for alle teamtransaktioner. Kun egnet til specifikke operatøraftaler.
3. For fem eller flere medarbejdere bør du overveje at oprette en medlemsgruppe for at foruddefinere profiler og tildele tilladelser samlet. Standardindstillinger for firmabetalt opladning, der er angivet på en medlemsgruppe (type af elomkostninger, automatisk godkendelse, udbetalingsplan), gælder for alle medlemmer, du tilføjer til den pågældende gruppe.

Hvordan opsætter medarbejderen sit team?

1. Medarbejderen opretter et privat team for at modtage firmabetalt opladning. Vi anbefaler at oprette det under den samme operatør som firmabetalt opladning-teamet for nemmere administration.
2. Medarbejderen tilføjer og forbinder sit hjemlige EVSE (EVSE) til det private team. Hvis EVSE'en allerede er i et andet team, overfører teamejeren den.
3. Medarbejderen accepterer din invitation i Monta Charge.

Hvordan opretter jeg en refusionsprisgruppe?

1. Åbn refusionsteamet og gå til fanen Refusioner.
2. Vælg Indstillinger, og vælg at oprette en ny Prisgruppe.
3. Udfyld oplysningerne (navn, prisbeløb osv.):
   • Fast pris – du kan tilføje en timetariff.
   • Spotpris – vælg mellem 60- eller 15-minutters intervaller, tilføj en timetariff, eller konfigurer avancerede priser.
4. Vælg Gem.

Hvordan inviterer jeg en medarbejder til firmabetalt opladning hjemme?

1. Åbn refusionsteamet og gå til fanen Refusioner.
2. Vælg Tilføj medarbejder.
3. Trin 1 — Medarbejderens e-mail. Indtast en eller flere medarbejder-e-mails (op til 50 pr. batch). Hver adresse viser et statusmærke: Ny bruger, Monta-konto eller Teammedlem. Ugyldige adresser, dubletter og medarbejdere, der allerede er tilknyttet en refusion, blokeres fra listen.
4. Vælg Fortsæt.
5. Trin 2 — Indstillinger. Konfigurer de indstillinger, der gælder for alle i batchen:
   • Medlemsgruppe (valgfri) — når den er angivet, låses de øvrige indstillinger til gruppens værdier.
   • Elomkostninger — vælg Medarbejderens omkostning, Refusionsprisgruppe eller Reguleret takst (hvor tilgængeligt).
   • Automatisk godkendelse af elomkostninger — kun tilgængelig med Medarbejderens omkostning. Når den er slået til, godkendes omkostningsindsendelser automatisk.
   • Udbetalingsplan — Realtid (efter hver session) eller Ultimo måneden.
   • Refunder ladestander-abonnement — valgfri indstilling til også at dække medarbejderens EVSE-abonnement.
6. Vælg Tilføj medarbejder.

Forventet resultat: en bekræftelsesvisning viser, hvor mange medarbejdere der blev tilføjet. Vælg Tilføj endnu en eller Luk. Firmabetalt opladning oprettes automatisk for alle hjemme-EVSE'er, som hver medarbejder ejer. Da typen af elomkostning fastsættes på inviteringstidspunktet, bliver medarbejdere med en prisgruppe eller reguleret takst Aktive, så snart de accepterer invitationen – der kræves ingen separat omkostningsindsendelse.

Hvordan opsætter jeg automatisk godkendelse, så jeg ikke skal gennemgå hver enkelt indsendelse?

Automatisk godkendelse fungerer kun med elektromkostningstypen Medarbejderens omkostning. Når den er slået til, accepteres medarbejderens indsendte sats øjeblikkeligt, og firmabetalt opladning starter ved deres næste opladning.

Du kan aktivere automatisk godkendelse tre steder:

• Ved invitation — slå Godkend automatisk elomkostninger til i trin 2 i dialogen Tilføj medarbejder.
• Per medarbejder — på siden med detaljer om firmabetalt opladning (Firmabetalt opladning → medarbejderens række) skal du slå Godkend automatisk elomkostninger til og gemme.
• Per medlemsgruppe — på siden med indstillinger for medlemsgruppen skal du rulle ned til kortet Firmabetalt opladning og slå Godkend automatisk elomkostninger til. Ændringen gælder for alle nuværende medlemmer af gruppen.

Når automatisk godkendelse er slået fra, flyttes medarbejderen til statussen Gennemse omkostninger til manuel godkendelse, hver gang der indsendes en ny omkostning.

Hvordan gennemser og godkender jeg omkostningsindsendelser?

1. Når en medarbejder indsender eller opdaterer en elomkostning, og automatisk godkendelse er slået fra, vises et banner over medarbejdertabellen: Der er N firmabetalt opladning-omkostninger indsendt til godkendelse.
2. Vælg Gennemse omkostninger for at filtrere tabellen til disse rækker, eller brug filteret Status til kun at vise medarbejdere med Gennemse omkostninger.
3. Åbn medarbejderens firmabetalt opladning fra fanen Firmabetalt opladning (eller fra underfanen Anmodninger for en helt ny anmodning).
4. Gennemgå den indsendte sats.
5. Vælg Anvend og godkend for at acceptere den nye sats, eller Afvis for at afvise den.

Forventet resultat: medarbejderen flyttes til Aktiv, og firmabetalt opladning starter ved deres næste opladning. For helt nye Medarbejderens omkostninger-anmodninger, hvor der endnu ikke er indsendt en sats, er kun Afvis tilgængelig – der er intet at godkende, før medarbejderen indsender sine omkostninger.

Hvis automatisk godkendelse er slået til for den pågældende medarbejder, anvendes omkostningsopdateringer automatisk uden et gennemgangstrin.

Hvordan angiver jeg landespecifikke regulerede satser (CREG)?

CREG (Commission de Régulation de l'Électricité et du Gaz)-regulerede takster vælges på inviteringstidspunktet. Monta anvender automatisk de relevante indekserede tariffer (nationale eller regionale: Flandern, Bruxelles-Hovedstadsregionen, Vallonien) baseret på tidsstemplet for hver ladesession.

1. Start dialogen Tilføj medarbejder fra fanen Firmabetalt opladning.
2. I Trin 2 — Indstillinger under Elomkostninger skal du vælge Reguleret takst.
3. Vælg tariffen fra listen.
4. Fuldfør invitationen.

Firmabetalt opladning oprettes med den regulerede takst allerede anvendt. Indstillingen Reguleret takst er kun tilgængelig ved invitationstidspunktet – den kan ikke aktiveres efterfølgende fra siden med detaljer om firmabetalt opladning.

Hvordan kører jeg en månedlig udbetaling?

1. Åbn refusionsteamet og gå til fanen Refusioner.
2. Åbn fanen Manuelle udbetalinger.
3. Vælg måneden (den aktuelle måned er valgt som standard).
4. Vælg Godkend udbetalinger.
5. Gennemgå beløbet, og vælg Godkend.

Forventet resultat: en transaktion igangsættes fra firmabetalt opladning-teamet til teamet for den refunderede EVSE.

Hvordan eksporterer jeg firmabetalt opladning-sessioner?

Fra siden Firmabetalt opladning kan du bruge søgefeltet til at filtrere efter medarbejdernavn eller tidsperiode og derefter eksportere resultaterne som en CSV-fil. Filen indeholder opladt kWh, anvendt prisgruppe, betalingsmetode, EVSE-ID og mere.

Hvordan stopper jeg med at refundere en medarbejder?

1. Åbn fanen Firmabetalt opladning.
2. Åbn medarbejderens firmabetalt opladning fra deres række.
3. Vælg at afslutte den firmabetalt opladning.
4. Vælg, om medarbejderen også skal fjernes fra teamet. Hvis de fjernes, vil de ikke kunne få firmabetalt opladning igen, før de er geninviteret.

Hvor kan jeg se firmabetalt opladning?

Fanen Firmabetalt opladning viser alle refunderede medarbejdere i én tabel med kolonnerne Medarbejder, EVSE, Elomkostninger, Månedligt abonnement og Status. Statusmærker er Afventer opsætning, Afventer indsendelse af omkostninger, Gennemgang af omkostninger og Aktiv. Brug filtrene Status og Elomkostninger over tabellen til at indsnævre listen. Åbn en medarbejders firmabetalt opladning for at se detaljer pr. session, underliggende EVSE'er, køretøjets pinkode (hvis anvendt) og indstillinger for firmabetalt opladning.

Hvad er de bedste praksisser for arbejdsgivere?

1. Centralisér processen. Udpeg en flådeansvarlig til at stå for opsætningen af firmabetalt opladning og følge op med medarbejderne via invitationsflowet.
2. Hjælp medarbejderne med at tilslutte deres EVSE'er. Sørg for, at den flådeansvarlige ved, hvordan man opretter en Monta-konto, tilslutter en EVSE og guider en medarbejder gennem flowet for firmabetalt opladning.
3. Eksportér firmabetalt opladning-sessioner. Eksportér en CSV-fil fra fanen Firmabetalt opladning til brug ved regnskab, udgiftsrapporter og revisioner.