Hvordan opsætter jeg firmabetalt opladning?

Arbejdsgivere kan refundere medarbejdere for opladning af deres elbil derhjemme. Opsætningen kræver handling fra både arbejdsgiveren og medarbejderen.

Firmabetalt hjemmeladning i det nye Monta Hub

Dette afsnit dækker det nye Monta Hub, hvor firmabetalt opladning er bygget op omkring fanen Reimbursements og en to-trins-dialog Add employee, der lader dig vælge typen af elomkostning og aktivere automatisk godkendelse allerede ved invitationen.

Hvordan fungerer firmabetalt hjemmeladning?

Du opsætter det i Monta Hub, og medarbejderen lader op derhjemme som normalt. Efter hver ladesession flyttes det refunderede beløb fra din wallet til medarbejderens wallet. Medarbejderen kan også oprette en laderegel for at definere, hvilke ladesessioner der skal refunderes.

Når du inviterer en medarbejder, vælger du en af tre måder at angive elomkostningen på:

• Refusionspris-gruppe. Du tildeler en fast sats. Medarbejderen behøver ikke angive en elomkostning.
• Reguleret sats. Du vælger en landespecifik reguleret tarif, for eksempel Commission de Régulation de l'Électricité et du Gaz (CREG)-satsen i Belgien. Medarbejderen behøver ikke angive en elomkostning. Vises kun for lande, der har en reguleret tarif.
• Medarbejderens omkostning. Medarbejderen indsender sin egen sats i Monta Charge. Du kan gennemgå hver indsendelse manuelt eller aktivere automatisk godkendelse.

Hvordan opsætter jeg refusionskontoen?

1. Opret en Professionel konto. Denne bliver refusionskontoen. Dens tegnebog bruges til at udstede refusioner direkte til medarbejdernes tegnebøger.

2. Vælg en betalingsmetode:

   • Fakturering. Hvis din virksomhed er momsregistreret, kan du anmode om at blive faktureret af Monta. Montas finansteam udfører et Know Your Business (KYB)-tjek, før fakturering godkendes.
   • Operatørtransaktion. Operatøren bag refusionskontoen påtager sig ansvaret for alle kontotransaktioner. Kun egnet til bestemte operatøraftaler.

3. Ved fem eller flere medarbejdere kan du overveje at oprette en medlemsgruppe for at foruddefinere profiler og tildele rettigheder samlet. Standardindstillinger for refusion, der er angivet på en medlemsgruppe (elomkostningstype, automatisk godkendelse, udbetalingsplan), gælder for hvert medlem, du tilføjer til gruppen.

Hvordan opretter medarbejderen sin konto?

1. Medarbejderen opretter en privat konto for at modtage refusioner. Vi anbefaler, at kontoen oprettes under samme operatør som refusionskontoen, så den er nemmere at administrere.
2. Medarbejderen tilføjer og forbinder sin private elbilladeenhed (EVSE) til den private konto. Hvis EVSE'en allerede er i en anden konto, overfører kontoindehaveren den.
3. Medarbejderen accepterer din invitation i Monta Charge.

Hvordan opretter jeg en refusionsprisgruppe?

1. Åbn refusionskontoen, og gå til fanen Refusioner.

2. Vælg Indstillinger, og vælg at oprette en ny prisgruppe.

3. Udfyld oplysningerne (navn, prisbeløb osv.):

   • Fast pris: Du kan tilføje en timetarif.
   • Spotpris: Vælg mellem 60- eller 15-minutters intervaller, tilføj en timetarif, eller konfigurer avancerede priser.

4. Vælg Gem.

En refusionspris-prisgruppe er prissat i én valuta, og prisen anvendes på en EVSE uden konvertering. Du kan kun refundere EVSE'er, der faktureres i prisgruppens valuta.

Hvordan inviterer jeg en medarbejder til hjemmeopladning med refusion?

1. Åbn refusionskontoen, og gå til fanen Refusioner.

2. Vælg Tilføj medarbejder.

3. Trin 1: Medarbejderens e-mail. Indtast en eller flere medarbejderes e-mailadresser (op til 50 pr. batch). Hver adresse viser et statusmærke: Ny bruger, Monta-konto eller Kontomedlem. Ugyldige adresser, dubletter og medarbejdere, der allerede har en refusion, bliver blokeret fra listen.

4. Vælg Fortsæt.

5. Trin 2: Indstillinger. Konfigurer de indstillinger, der gælder for alle i batchen:

   • Medlemsgruppe (valgfri): Når den er angivet, låses resten af indstillingerne til gruppens værdier.
   • Refusionspris: Vælg Medarbejderens omkostning, Refusionsprisgruppe eller Reguleret sats (hvor det er tilgængeligt).
   • Godkend elomkostninger automatisk: Er kun tilgængelig med Medarbejderens omkostning. Når den er slået til, accepteres omkostningsindberetninger automatisk.
   • Refusionsudbetaling: Med det samme (ingen godkendelse) udbetaler efter hver session. Månedligt (kræver godkendelse) udbetaler, når du godkender måneden.
   • Refusér abonnementspris for ladestander: Valgfri kontakt for også at dække medarbejderens abonnement på ladestander.

6. Vælg Tilføj medarbejder.

Forventet resultat: En bekræftelsesvisning viser, hvor mange medarbejdere der blev tilføjet. Vælg Tilføj flere eller Luk. Refusionsberettigede ladestandere oprettes automatisk for hver hjemmeladestander, som hver medarbejder ejer. Da elomkostningstypen angives ved invitationstidspunktet, bliver medarbejdere med en prisgruppe eller reguleret sats Aktive, så snart de accepterer invitationen, så der ikke er behov for en separat omkostningsindberetning.

Hvorfor kan jeg ikke vælge en ladestander, når jeg inviterer en medarbejder?

Når du inviterer én medarbejder og selv vælger deres EVSE'er, viser listen Valuta for hver EVSE. En EVSE, der faktureres i en anden valuta end refusionsprisgruppen, har sit afkrydsningsfelt deaktiveret, så den ikke kan vælges, og dens valuta vises med rød tekst. En advarsel under oversigtslinjen angiver, hvor mange EVSE'er der er berørt, og hvilken valuta prisgruppen bruger.

For at rette det skal du vælge en refusionsprisgruppe i EVSE'ens valuta. Hvis du ændrer prisgruppen, fjernes EVSE'er i en anden valuta fra din markering. De forbliver fravalgt, hvis du skifter tilbage, så vælg dem igen.

Den samme regel gælder, når du inviterer flere medarbejdere ad gangen, eller når du slår Tilføj nye EVSE'er automatisk til. Der er ingen liste at vælge fra, så Monta afviser at refundere en EVSE i en anden valuta end prisgruppens.

Hvordan opsætter jeg automatisk godkendelse, så jeg ikke skal gennemgå hver indsendelse?

Automatisk godkendelse virker kun med elomkostningstypen Medarbejderens omkostning. Når den er slået til, bliver medarbejderens indsendte takst godkendt med det samme, og refusionen starter ved medarbejderens næste opladning.

Du kan aktivere automatisk godkendelse på tre forskellige steder:

• Ved invitation: Slå Godkend elomkostninger automatisk til i trin 2 i dialogen Tilføj medarbejder.
• Pr. medarbejder: På detaljesiden for firmabetalt opladning (Firmabetalt opladning > medarbejderens række) slår du Godkend elomkostninger automatisk til og gemmer.
• Pr. medlemsgruppe: På indstillingssiden for medlemsgruppen scroller du ned til kortet Firmabetalt opladning og slår Godkend elomkostninger automatisk til. Ændringen gælder for alle nuværende medlemmer af gruppen.

Når automatisk godkendelse er slået fra, flytter hver ny omkostningsindberetning medarbejderen til status Gennemgang af omkostninger, så den kan godkendes manuelt.

Hvordan gennemgår og godkender jeg indsendte omkostninger?

1. Når en medarbejder indsender eller opdaterer en elomkostning, og automatisk godkendelse er slået fra, vises et banner over medarbejdertabellen: Der er N firmabetalte opladningsomkostninger indsendt til godkendelse.
2. Vælg Gennemgå omkostninger for at filtrere tabellen til disse rækker, eller brug filteret Status til kun at vise medarbejdere med status Gennemgang af omkostninger.
3. Åbn medarbejderens firmabetalte opladning fra fanen Firmabetalt opladning (eller fra underfanen Anmodninger, hvis det drejer sig om en helt ny anmodning).
4. Gennemgå den indsendte sats.
5. Vælg Anvend og godkend for at acceptere den nye sats, eller Afvis for at afvise den.

Forventet resultat: medarbejderen flytter til Aktiv, og firmabetalt opladning starter ved medarbejderens næste opladning. For helt nye anmodninger om Medarbejderens omkostning, hvor der endnu ikke er indsendt en sats, er kun Afvis tilgængelig. Der er intet at godkende, før medarbejderen indsender sin omkostning.

Hvis automatisk godkendelse er slået til for den pågældende medarbejder, anvendes omkostningsopdateringer automatisk uden et gennemgangstrin.

Hvordan angiver du landespecifikke regulerede satser (CREG)?

Regulerede satser fra CREG (Commission de Régulation de l'Électricité et du Gaz) vælges, når invitationen oprettes. Monta anvender automatisk de relevante indekserede tarifer (nationale eller regionale: Flandern, Bruxelles-Hovedstadsregionen, Vallonien) baseret på tidsstemplet for hver ladesession. Refunderer du medarbejdere i Norge? Se i stedet Hvordan opsætter jeg hjemmeladning med refusion via Strømstøtte (Norge)?.

1. Start dialogen Tilføj medarbejder fra fanen Firmabetalt opladning.
2. I Trin 2: Indstillinger under Refusionspris skal du vælge Reguleret sats.
3. Vælg tarifen fra listen.
4. Afslut invitationen.

Den firmabetalte opladning oprettes med den regulerede sats allerede anvendt. Muligheden Reguleret sats kan kun vælges, når medarbejderen inviteres. Den kan ikke slås til senere fra detaljesiden for firmabetalt opladning.

Hvordan kører jeg en månedlig udbetaling?

Dette gælder for medarbejdere, hvor Udbetaling af firmabetalt opladning er sat til Månedlig (kræver godkendelse).

1. Åbn Reimbursement-kontoen, og gå til fanen Reimbursements.
2. Åbn fanen Manuelle udbetalinger.
3. Vælg måneden (den aktuelle måned er valgt som standard).
4. Vælg Godkend udbetalinger.
5. Gennemgå beløbet, og vælg Godkend.

Forventet resultat: Der sendes en transaktion fra Reimbursement-kontoen til kontoen for den EVSE, der er omfattet af den firmabetalte opladning.

Hvordan får medarbejdere udbetalt penge til deres bankkonto?

Firmabetalt opladning lander på medarbejderens kontowallet. Pengene når først medarbejderens bankkonto, når wallet-saldoen hæves. For at flytte pengene til banken automatisk skal du slå automatisk udbetaling til på en af to måder:

• Medarbejderen slår automatisk udbetaling til i Monta-appen.
• Du slår Slå automatisk udbetaling til for nye konti til i den private kontoskabelon, så nye medarbejdere starter med automatisk udbetaling slået til. Det gælder kun for konti, der oprettes, efter at du har slået den til, så eksisterende medarbejdere skal selv slå den til. Se trinnene under Kontoindstillinger.

Der udbetales ikke noget, før medarbejderen tilføjer en bankkonto. Medarbejdere kan til enhver tid slå automatisk udbetaling fra i Monta-appen.

Hvordan eksporterer du firmabetalte ladesessioner?

Fra siden Firmabetalt opladning bruger du søgefeltet til at filtrere efter medarbejderens navn eller tidsperiode og eksporterer derefter resultaterne som en CSV-fil. Filen indeholder opladede kWh, anvendt prisgruppe, betalingsmetode, EVSE ID og meget mere.

Hvordan stopper du med at refundere en medarbejder?

1. Åbn fanen Firmabetalt opladning.
2. Åbn medarbejderens firmabetalte opladning fra deres række.
3. Vælg at afslutte refusionen.
4. Vælg, om medarbejderen også skal fjernes fra kontoen. Hvis medarbejderen fjernes, kan de ikke refunderes igen, før de er inviteret på ny.

Hvor ser du firmabetalte opladninger?

Bedste praksis

Fanen Firmabetalt opladning viser alle medarbejdere med firmabetalt opladning i én tabel. I kontoens tabel Medarbejdere er kolonnerne Medarbejder, EVSE / Lokation, Køretøj, Refusionspris, Abonnement dækket, Refusionsudbetaling, Oprettet, Automatisk udbetaling og Status. Siden Firmabetalt opladning på operatørniveau viser Chauffør, EVSE, Konto, Refusionspris, Status, Abonnement dækket, Refusionsudbetaling og Oprettet. Statusmærkaterne er Afventer opsætning, Afventer indsendelse af omkostninger, Omkostningsgennemgang og Aktiv. Brug filtrene Status og Refusionspris over tabellen for at indsnævre listen. Åbn en medarbejders firmabetalte opladning for at se detaljer pr. ladesession, underliggende EVSE'er, køretøjs-pin (det specifikke køretøj, administratoren har tildelt den firmabetalte opladning, hvis der er et) og indstillinger for firmabetalt opladning.

1. Saml processen centralt. Udpeg en flådeadministrator, der er ansvarlig for opsætningen af refusionen og følger op med medarbejderne via invitationsflowet.
2. Hjælp medarbejderne med at forbinde deres EVSE'er. Sørg for, at flådeadministratoren ved, hvordan man opretter en Monta-konto, forbinder en EVSE og guider en medarbejder gennem flowet for firmabetalt opladning.
3. Eksportér firmabetalte sessioner. Eksportér en CSV-fil fra fanen Firmabetalt opladning til bogføring, udgiftsrapporter og revisioner.

Hvad der skal til – et overblik

Arbejdsgiver	Medarbejder
Opret et Professionelt team (til afsendelse af refusioner)	Opret et Privat team (til modtagelse af refusioner)
Angiv betalingsmetode	Tilføj og forbind medarbejderens ladestander til det Private team
Inviter medarbejderen til det Professionelle team	Accepter invitationen til arbejdsgiverens team
Godkend refusionsanmodning fra medarbejderen	Anmod om refusion

Sådan opsætter du arbejdsgiverens team

1. Opret et Professionelt team

Det første trin er, at arbejdsgiveren opretter et Professionelt team, som bliver refusionsteamet. De bruger dette teams wallet til at udstede refusioner direkte til medarbejdernes wallets.

2. Angiv betalingsmetode

Der findes i øjeblikket to betalingsmetoder til firmabetalt opladning for en konto:

a. Fakturering

Hvis virksomheden er momsregistreret, kan den anmode om at blive faktureret af Monta. Det kræver, at Montas finans team udfører en Know Your Business (KYB)-kontrol, før fakturering kan godkendes.

b. Operator-transaktion

Kontoens operatør kan aktivere Operator-transaktion som betalingsmetode og dermed påtage sig ansvaret for alle kontotransaktioner. Denne løsning er kun egnet til bestemte opsætninger og aftaler.

3. Inviter medarbejderne

For virksomheder, der refunderer opladning for fem eller flere medarbejdere, anbefaler vi at bruge en medlemsgruppe for at forenkle processen. Her kan medarbejderprofiler foruddefineres, og rettigheder tildeles samlet.

For mindre grupper eller enkeltmedarbejdere kan administratorer aktivere anmodninger om firmabetalt opladning én ad gangen under invitationsprocessen. Arbejdsgivere kan invitere medarbejdere med deres e-mail eller telefonnummer, uanset om de allerede har en Monta-konto.

• Hvis de allerede er en del af kontoen for firmabetalt opladning, kan administratoren tilføje dem til medlemsgruppen fra medlemsindstillingerne.
• Hvis medarbejderne ikke har en Monta-konto endnu, inviteres de til at oprette en.
• Hvis de allerede er Monta-brugere, modtager de en notifikation i Monta Charge.

Sådan opsætter du den ansattes konto

1. Opret en privat konto

Opret en privat konto, som den ansatte skal modtage sine firmabetalte opladninger på. Vi anbefaler, at du opretter denne konto under samme operatør som den professionelle konto, så det bliver nemmere at administrere og fejlfinde.

2. Tilføj og forbind den ansattes ladestander

Ladestanderen skal være forbundet til den private konto, for at den ansatte kan modtage firmabetalt opladning.

Hvis ladestanderen endnu ikke er forbundet til Monta, skal du følge guiden til at tilføje og forbinde en ladestander og derefter sikre, at den er tilføjet til den angivne private konto.

Hvis ladestanderen allerede er sat op i en anden konto, skal du overføre ladestanderen til den nye private konto. Det kan kun kontoejeren eller et medlem med de rette tilladelser gøre.

3. Den ansatte accepterer invitationen til arbejdsgiverens konto

For at anmode om firmabetalt opladning skal den ansatte acceptere invitationen via Monta Charge. Operatører bør bekræfte, at den ansatte har accepteret invitationen.

Sådan kan medarbejdere begynde at anmode om firmabetalt opladning

Medarbejdere kan begynde at anmode om firmabetalt opladning, når arbejdsgiveren har gennemført opsætningen i Monta Hub.

1. Medarbejderen anmoder om firmabetalt opladning

Når ladestanderen er tilføjet til Monta-kontoen, og opsætningen er gennemført, vil medarbejderen se en »Firmabetalt opladning tilgængelig«-etiket på sin ladestander i Monta Charge. Fra indstillingerne for ladestanderen kan medarbejderen anmode om, at arbejdsgiveren begynder at refundere opladningen.

Under anmodningsprocessen kan medarbejderen angive sine elomkostninger ud fra sin elregning. Arbejdsgiveren kan dog i stedet oprette en refusionsprisgruppe prisgruppe og anvende den i stedet.

2. Arbejdsgiveren godkender anmodningen om firmabetalt opladning

I afsnittet om firmabetalt opladning under kontoen kan administratoren se og godkende medarbejdernes anmodninger. Ved godkendelsen beslutter administratoren refusionsprisen pr. kWh: enten medarbejderens elomkostninger eller en refusionsprisgruppe. Arbejdsgiveren kan vælge at udbetale efter hver enkelt opladning eller én gang om måneden.

Hvordan fungerer firmabetalt opladning?

1. Medarbejderen gennemfører en opladning

Medarbejderen tilslutter firmabilen og starter en ladesession i Monta Charge. Firmabetalt opladning er kompatibel med Charge now, planlagt opladning og SmartCharge. Medarbejderen bekræfter, at opladningen skal firmabetales af virksomhedens konto, og swiper derefter for at starte opladningen.

Medarbejdere kan også oprette laderegler for at definere, hvilke opladninger der skal refunderes.

2. Firmabetalingen overføres

Når opladningen er afsluttet, overføres firmabetalingen fra virksomhedens wallet til medarbejderens wallet. Begge parter kan se den finansielle transaktion og en kvittering i deres wallets. Virksomheden kan vælge at refundere efter hver enkelt opladning eller ved månedens udgang.

Inviter en medarbejder til konto for firmabetalt opladning

1. Åbn kontoen og gå til fanen Firmabetalt opladning
2. Vælg fanen Medarbejdere og klik på Inviter medarbejder
3. Vælg at invitere en enkelt medarbejder eller flere medarbejdere samlet
4. Indtast det telefonnummer eller den e-mail, brugeren logger ind med
5. Vælg en medlemsgruppe (valgfrit)
6. Vælg brugerrolle
7. Vælg medlemsprisgruppen
8. Klik på Inviter

Rediger indstillinger for kontomedlem

For at tilbyde firmabetalt opladning til eksisterende medlemmer:

1. Gå til fanen Medlemmer & Adgang for kontoen
2. Klik på brugeren for at åbne brugerens indstillinger
3. Rul ned til Tilladelser og slå til for at aktivere en anmodning om firmabetalt opladning
4. Klik på Gem ændringer

Godkend en anmodning om firmabetalt opladning fra en medarbejder

1. Gå til fanen Refusioner for kontoen

2. Klik på Anmodninger om refusion

3. Markér en eller flere anmodninger og klik på Gennemgå anmodninger

4. Vælg refusionspris:

   • Vælg mellem medarbejderens delte elomkostninger eller en refusionsprisgruppe
   • Slå til, hvis kontoen skal dække abonnementet på ladestanderen
   • Hvis det ikke er slået til, betaler medarbejderen for abonnementet med sin personlige Monta Wallet

5. Godkend anmodningen

Opret en refusionsprisgruppe

1. Åbn din konto og gå til fanen Refusioner

2. Klik på Indstillinger og vælg at oprette en ny prisgruppe

3. Udfyld oplysningerne om prisgruppen (navn, prisbeløb osv.):

   • Ved fast pris kan du tilføje en timetarif
   • Ved spotpris kan du vælge mellem 60- eller 15-minutters intervaller, tilføje en timetarif eller konfigurere avancerede priser

4. Klik på Gem

Manuelle udbetalinger

Hvis du har sat månedlig udbetaling op, kan du se afventende betalinger i afsnittet Manuelle udbetalinger under fanen Refusioner.

1. Åbn kontoen og gå til fanen Refusioner
2. Åbn fanen Manuelle udbetalinger
3. Vælg måneden (den aktuelle måned er valgt som standard)
4. Klik på Godkend udbetalinger
5. Kontroller beløbet, og klik på Godkend. En transaktion startes fra refusionskontoen til kontoen for den refunderede ladestander

Godkend en opdatering af en medarbejders elomkostninger

Hvis du refunderer baseret på medarbejderens elomkostninger, kan du godkende en opdatering på følgende måde:

1. Åbn Team-siden på fanen Refusioner
2. Klik på Medarbejdere
3. Vælg for at gennemgå ændringen
4. Se de opdaterede omkostninger, og klik på Godkend

Stop med at refundere en medarbejder

Du kan stoppe med at refundere en medarbejder ved at fjerne vedkommende fra refusionsteamet eller ved at stoppe refusionen i teamets sektion for Refusioner.

1. Åbn sektionen Refusioner, og vælg fanen Medarbejdere
2. Klik på handlingsknappen ... ved medarbejderen
3. Klik på Slet aftale
4. Vælg, om medarbejderen også skal fjernes fra teamet. Hvis medarbejderen fjernes, kan vedkommende ikke længere anmode om refusion

Reguleret refusion Prisgrupper (kun Belgien)

I Belgien er arbejdsgivere forpligtet til at refundere omkostninger til opladning derhjemme baseret på nationalt eller regionalt indekserede takster. Monta anvender automatisk de relevante indekserede satser.

• Automatiske opdateringer af CREG-indekserede satser for teams med til hold i Belgien
• Understøttelse af nationale og regionale satser i: Flandern, Bruxelles-Hovedstadsregionen og Vallonien
• Præcis tildeling af sats pr. session baseret på tidsstemplet for opladningssessionen
• Samme konfigurationsproces som eksisterende prisgrupper til refusion, uden behov for ekstra opsætning

Bedste praksis for arbejdsgivere

1. Centralisering af processen

Vi anbefaler, at du udpeger en flådeadministrator til at håndtere processen for firmabetalt opladning. Vedkommende bør kende invitationsflowet og følge op med medarbejdere, der gennemgår opsætningen.

2. Hjælp medarbejdere med at forbinde deres ladestandere til Monta

Medarbejdere har muligvis brug for hjælp til at komme i gang med Monta og til at forbinde deres ladestandere. Flådeadministratoren bør være fortrolig med at oprette en Monta-konto, forbinde en ladestander og den overordnede proces for firmabetalt opladning.

3. Eksport af firmabetalte ladesessioner fra Monta

En liste over firmabetalte ladesessioner kan eksporteres fra Monta Hub. Siden for firmabetalt opladning har en søgelinje, hvor du kan filtrere efter medarbejderens navn eller tidsperiode. Resultaterne kan eksporteres som en CSV-fil, der indeholder oplysninger som opladede kWh, anvendt prisgruppe, betalingsmetode, ladepunkts-id og meget mere.