Comment configurer les remboursements ?

Les employeurs peuvent rembourser à leurs employés la recharge de leur véhicule électrique à domicile. La configuration nécessite une action de la part de l’employeur et de l’employé.

Remboursement à domicile dans le nouveau Monta Hub

Cette section présente le nouveau Monta Hub, où le remboursement repose sur l’onglet Remboursements et sur une boîte de dialogue Ajouter un employé en deux étapes, qui vous permet de choisir le type de coûts d’électricité et d’activer l’approbation automatique au moment de l’invitation.

Comment fonctionne le remboursement à domicile ?

Vous configurez les paramètres dans Monta Hub, et l’employé recharge à domicile comme d’habitude. Après chaque session de recharge, le montant remboursé est transféré de votre wallet vers le wallet de l’employé. L’employé peut également créer une règle de recharge pour définir les sessions qui sont remboursées.

Lorsque vous invitez un employé, vous choisissez l’un des trois modes de définition des coûts d’électricité :

• Groupe de prix remboursé. Vous attribuez un tarif fixe. L'employé n'a pas à fournir un coût de l'électricité.
• Tarif réglementé. Vous choisissez un tarif réglementé propre à chaque pays, par exemple le tarif de la Commission de Régulation de l'Électricité et du Gaz (CREG) en Belgique. L'employé n'a pas à fournir un coût de l'électricité. Affiché uniquement pour les pays disposant d'un tarif réglementé.
• Coût de l'employé. L'employé soumet son propre tarif dans Monta Charge. Vous pouvez examiner chaque demande manuellement ou activer l'approbation automatique.

Comment configurer le compte de remboursement ?

1. Créez un Professional Account. Ce compte sera le compte de remboursement. Son wallet permet d'émettre des remboursements directement sur les wallets des employés.

2. Choisissez un mode de paiement :

   • Facturation. Si votre entreprise est immatriculée à la TVA, vous pouvez demander à être facturé par Monta. L'équipe finance de Monta effectue une vérification Know Your Business (KYB) avant d'approuver la facturation.
   • Transaction de l'opérateur. L'opérateur à l'origine du compte de remboursement assume la responsabilité de toutes les transactions du compte. Convient uniquement à certains accords avec un opérateur.

3. Pour cinq employés ou plus, envisagez de créer un groupe de membres afin de prédéfinir les profils et d’attribuer les autorisations en masse. Les valeurs par défaut de remboursement définies sur un groupe de membres (type de coûts d’électricité, approbation automatique, calendrier de versement) s’appliquent à chaque membre que vous ajoutez à ce groupe.

Comment l’employé configure-t-il son compte ?

1. L’employé crée un compte privé pour recevoir les remboursements. Nous recommandons de le créer sous le même opérateur que le compte de remboursement, pour faciliter la gestion.
2. L’employé ajoute et connecte son équipement d’alimentation pour véhicules électriques (EVSE) domestique au compte privé. Si l’EVSE se trouve déjà dans un autre compte, le titulaire de ce compte le transfère.
3. L’employé accepte votre invitation dans Monta Charge.

Comment créer un groupe de prix de remboursement ?

1. Ouvrez le compte de remboursement et accédez à l’onglet Remboursements.

2. Sélectionnez Paramètres, puis choisissez de créer un nouveau groupe de prix.

3. Renseignez les informations (nom, montant du prix, etc.) :

   • Prix fixe : vous pouvez ajouter un tarif horaire.
   • Prix spot : choisissez des intervalles de 60 ou 15 minutes, ajoutez un tarif horaire ou configurez des prix avancés.

4. Sélectionnez Enregistrer.

Un groupe de prix de remboursement est tarifé dans une seule devise, et le prix est appliqué à un EVSE sans conversion. Vous ne pouvez rembourser que les EVSE qui facturent dans la devise du groupe de prix.

Comment inviter un employé au remboursement à domicile ?

1. Ouvrez le compte de remboursement et accédez à l'onglet Remboursements.

2. Sélectionnez Ajouter un employé.

3. Étape 1 : adresse e-mail de l'employé. Saisissez une ou plusieurs adresses e-mail d'employés (jusqu'à 50 par lot). Chaque adresse affiche un badge de statut : Nouvel utilisateur, Compte Monta ou Membre du compte. Les adresses non valides, les doublons et les employés déjà inscrits à un remboursement sont exclus de la liste.

4. Sélectionnez Continuer.

5. Étape 2 : paramètres. Configurez les paramètres qui s'appliquent à tous les employés du lot :

   • Groupe de membres (facultatif) : lorsqu'il est défini, les autres paramètres sont verrouillés sur les valeurs du groupe.
   • Prix remboursé : choisissez Coût pour l'employé, Groupe de prix remboursé ou Tarif réglementé (lorsque disponible).
   • Approuver automatiquement les coûts d'électricité : disponible uniquement avec Coût pour l'employé. Lorsque cette option est activée, les demandes de coûts sont acceptées automatiquement.
   • Versement du remboursement : Immédiat (sans validation) effectue le versement après chaque session. Mensuel (validation requise) effectue le versement une fois que vous avez validé le mois.
   • Rembourser le prix de l'abonnement EVSE : option facultative permettant également de couvrir l'abonnement EVSE de l'employé.

6. Sélectionnez Ajouter un employé.

Résultat attendu : une vue de confirmation indique le nombre d'employés ajoutés. Choisissez Ajouter un autre ou Fermer. Les EVSE remboursés sont créés automatiquement pour chaque EVSE à domicile dont chaque employé est propriétaire. Comme le type de coût d'électricité est défini au moment de l'invitation, les employés ayant un groupe de prix ou un tarif réglementé deviennent Actifs dès qu'ils acceptent l'invitation. Aucune soumission de coûts distincte n'est donc nécessaire.

Pourquoi ne puis-je pas sélectionner un EVSE lorsque j'invite un employé ?

Lorsque vous invitez un employé et que vous sélectionnez vous-même ses EVSE, la liste affiche la devise de chaque EVSE. Un EVSE qui facture dans une devise différente de celle du groupe de prix remboursé a sa case à cocher désactivée : il ne peut pas être sélectionné, et sa devise s'affiche en rouge. Un avertissement sous la ligne récapitulative indique le nombre d'EVSE concernés et la devise utilisée par le groupe de prix.

Pour corriger la situation, choisissez un groupe de prix remboursé dans la devise de l'EVSE. Si vous modifiez le groupe de prix, les EVSE dans une autre devise sont retirés de votre sélection. Ils restent désélectionnés si vous revenez au groupe précédent. Sélectionnez-les alors à nouveau.

La même règle s'applique lorsque vous invitez plusieurs employés à la fois ou que vous activez Ajouter automatiquement les nouveaux EVSE. Il n'existe alors aucune liste à partir de laquelle choisir les EVSE. Monta refuse donc de rembourser un EVSE dans une devise autre que celle du groupe de prix.

Comment configurer l'approbation automatique afin de ne pas examiner chaque demande ?

L'approbation automatique fonctionne uniquement avec le type de coût d'électricité Coût de l'employé. Lorsqu'elle est activée, le tarif soumis par l'employé est accepté immédiatement, et le remboursement commence lors de sa prochaine recharge.

Vous pouvez activer l'approbation automatique à trois endroits :

• Au moment de l’invitation : activez Approbation automatique des coûts d’électricité à l’étape 2 de la boîte de dialogue Ajouter un employé.
• Par employé : sur la page de détail du remboursement (Remboursements > la ligne de l’employé), activez Approbation automatique des coûts d’électricité, puis enregistrez.
• Par groupe de membres : sur la page des paramètres du groupe de membres, faites défiler jusqu’à la carte Remboursement et activez Approbation automatique des coûts d’électricité. La modification s’applique à tous les membres actuels du groupe.

Lorsque l’approbation automatique est désactivée, chaque nouvelle soumission de coûts fait passer l’employé au statut Examen des coûts pour une approbation manuelle.

Comment examiner et approuver les soumissions de coûts ?

1. Lorsqu’un employé soumet ou met à jour un coût d’électricité et que l’approbation automatique est désactivée, une bannière s’affiche au-dessus du tableau des employés : Il y a N remboursements de coûts soumis pour approbation.
2. Sélectionnez Examiner les coûts pour filtrer le tableau et n’afficher que ces lignes, ou utilisez le filtre Statut pour n’afficher que les employés en statut Examen des coûts.
3. Ouvrez le remboursement de l’employé depuis l’onglet Remboursements (ou depuis le sous-onglet Demandes pour une toute nouvelle demande).
4. Examinez le tarif soumis.
5. Sélectionnez Appliquer et approuver pour accepter le nouveau tarif, ou Refuser pour le rejeter.

Résultat attendu : l'employé passe au statut Actif et le remboursement commence lors de sa prochaine recharge. Pour les nouvelles demandes de Coût de l'employé pour lesquelles aucun tarif n'a encore été soumis, seul Rejeter est disponible. Il n'y a rien à approuver tant que l'employé n'a pas soumis son coût.

Si l'approbation automatique est activée pour cet employé, les mises à jour des coûts sont appliquées automatiquement, sans étape de vérification.

Comment définir les tarifs réglementés propres à chaque pays (CREG) ?

CREG (Commission de Régulation de l'Électricité et du Gaz) : les tarifs réglementés sont sélectionnés au moment de l'invitation. Monta applique automatiquement les tarifs indexés pertinents (nationaux ou régionaux : Flandre, Bruxelles-Capitale, Wallonie) en fonction de l'horodatage de chaque session de recharge. Vous remboursez des employés en Norvège ? Consultez plutôt Comment configurer le remboursement de la recharge à domicile avec Strømstøtte (Norvège) ?.

1. Ouvrez la boîte de dialogue Ajouter un employé depuis l'onglet Remboursements.
2. Dans Étape 2 : Paramètres, sous Prix remboursé, sélectionnez Tarif réglementé.
3. Choisissez le tarif dans la liste.
4. Terminez l'invitation.

Le remboursement est créé avec le tarif réglementé déjà appliqué. L'option Tarif réglementé n'est disponible qu'au moment de l'invitation. Elle ne peut pas être activée ultérieurement depuis la page de détail du remboursement.

Comment effectuer un versement mensuel ?

Cette procédure concerne les employés dont le Versement de remboursement est défini sur Mensuel (nécessite une approbation).

1. Ouvrez le compte de remboursement, puis accédez à l'onglet Remboursements.
2. Ouvrez l'onglet Versements manuels.
3. Sélectionnez le mois (le mois en cours est sélectionné par défaut).
4. Sélectionnez Approuver les versements.
5. Vérifiez le montant, puis sélectionnez Approuver.

Résultat attendu : une transaction est lancée depuis le compte de remboursement vers le compte de l'EVSE remboursé.

Comment les employés reçoivent-ils leur versement sur leur compte bancaire ?

Les remboursements sont crédités sur le wallet du compte de l'employé. Ils n'atteignent le compte bancaire de l'employé que lorsque le solde du wallet est retiré. Pour transférer automatiquement l'argent vers la banque, activez le transfert automatique de l'une des deux manières suivantes :

• L'employé active le transfert automatique dans l'application Monta.
• Vous activez Activer le transfert automatique pour les nouveaux comptes dans le modèle de compte privé, afin que les nouveaux employés aient le transfert automatique activé dès le départ. Ce paramètre ne s'applique qu'aux comptes créés après son activation : les employés existants doivent l'activer eux-mêmes. Pour connaître les étapes, consultez Paramètres du compte.

Aucun versement n'est effectué tant que l'employé n'a pas ajouté de compte bancaire. Les employés peuvent désactiver le transfert automatique à tout moment dans l'application Monta.

Comment exporter les sessions de recharge remboursées ?

Depuis la page Remboursements, utilisez la barre de recherche pour filtrer les résultats par nom d'employé ou par période, puis exportez-les au format CSV. Le fichier comprend les kWh rechargés, le groupe de prix utilisé, le mode de paiement, l'ID EVSE, et bien plus encore.

Comment mettre fin au remboursement d'un employé ?

1. Ouvrez l'onglet Remboursements.
2. Ouvrez le remboursement de l'employé depuis sa ligne.
3. Sélectionnez l'option permettant de mettre fin au remboursement.
4. Choisissez si vous souhaitez également retirer l'employé du compte. Si vous le retirez, il ne pourra plus être remboursé tant qu'il n'aura pas été à nouveau invité.

Où puis-je voir les recharges remboursées ?

L'onglet Remboursements répertorie chaque employé remboursé dans un seul tableau. Dans le tableau Employés du compte, les colonnes sont Employé, EVSE / Station de recharge, Véhicule, Prix remboursé, Abonnement couvert, Versement du remboursement, Créé le, Transfert automatique et Statut. La page Remboursements à l'échelle de l'opérateur affiche Conducteur, EVSE, Compte, Prix remboursé, Statut, Abonnement couvert, Versement du remboursement et Créé le. Les badges de statut sont Configuration en attente, Coûts en attente de soumission, Examen des coûts et Actif. Utilisez les filtres Statut et Prix remboursé situés au-dessus du tableau pour affiner la liste. Ouvrez le remboursement de l'employé pour consulter le détail par session de recharge, les EVSE sous-jacents, le véhicule épinglé (le véhicule spécifique attribué à ce remboursement par l'administrateur, le cas échéant) et les paramètres de remboursement.

Bonnes pratiques

1. Centralisez le processus. Désignez un gestionnaire de flotte chargé de la configuration des remboursements et du suivi des salariés via le parcours d'invitation.
2. Aidez les salariés à connecter leurs EVSE. Assurez-vous que le gestionnaire de flotte sait comment créer un compte Monta, connecter un EVSE et accompagner un salarié dans le parcours de remboursement.
3. Exportez les sessions remboursées. Exportez un fichier CSV depuis l'onglet « Remboursements » pour la comptabilité, les notes de frais et les audits.

Ce dont vous avez besoin en un coup d'œil

Employeur	Employé
Créer une équipe professionnelle (pour envoyer des remboursements)	Créer une équipe privée (pour recevoir des remboursements)
Indiquer le moyen de paiement	Ajouter et connecter la borne de recharge de l'employé à l'équipe privée
Inviter l'employé à rejoindre l'équipe professionnelle	Accepter l'invitation à rejoindre l'équipe de l'employeur
Approuver la demande de remboursement de l'employé	Demander un remboursement

Comment configurer l'équipe de l'employeur

1. Créer une équipe professionnelle

La première étape consiste pour l'employeur à créer une équipe professionnelle, qui servira d'équipe de remboursement. Il utilisera le wallet de cette équipe pour émettre directement des remboursements vers les wallets des employés.

2. Indiquer le moyen de paiement

Il existe actuellement deux méthodes de paiement pour le remboursement d'un compte :

a. Facturation

Si l'entreprise de l'employeur est assujettie à la TVA, elle peut demander à être facturée par Monta. Cela nécessite que l'équipe financière de Monta effectue une vérification Know Your Business (KYB) avant d'approuver la facturation.

b. Transaction opérateur

L'opérateur du compte de remboursement peut activer la transaction opérateur comme méthode de paiement, en assumant la responsabilité de toutes les transactions du compte. Cette solution ne convient qu'à des configurations et accords spécifiques.

3. Inviter le ou les employé(s)

Pour les entreprises qui remboursent cinq employés ou plus, nous recommandons d'utiliser un Groupe de membres afin de simplifier le processus en prédéfinissant les profils des employés et en accordant les autorisations en masse.

Pour les petits groupes ou les employés individuels, les administrateurs peuvent activer les demandes de remboursement au cas par cas lors du processus d'invitation. Les employeurs peuvent inviter des employés en utilisant leur adresse e-mail ou leur numéro de téléphone, qu'ils disposent ou non déjà d'un compte Monta.

• Si ces personnes font déjà partie de l'équipe Remboursement, l'administrateur peut les ajouter au groupe de membres depuis les paramètres des membres.
• Si les employés n'ont pas encore de compte Monta, ils seront invités à en créer un.
• Si elles sont déjà utilisatrices de Monta, elles recevront une notification dans Monta Charge.

Comment configurer l'équipe de l'employé

1. Créer une équipe privée

Créez une équipe privée où l'employé recevra ses remboursements. Nous recommandons de créer cette équipe sous le même opérateur que l'équipe professionnelle, afin de faciliter la gestion et le dépannage.

2. Ajouter et connecter la borne de recharge de l'employé

La borne de recharge doit être connectée à l'équipe privée pour que l'employé puisse être remboursé.

Si la borne de recharge n'a pas encore été connectée à Monta, suivez le guide d'ajout et de connexion d'une borne de recharge, puis vérifiez qu'elle est bien ajoutée à l'équipe privée désignée.

Si la borne de recharge est déjà configurée dans une autre équipe, transférez-la vers cette nouvelle équipe privée. Seul le propriétaire de l'équipe ou un membre de l'équipe disposant des autorisations appropriées peut effectuer cette opération.

3. L'employé accepte l'invitation à l'équipe de l'employeur

Pour demander des remboursements, l'employé doit accepter l'invitation via Monta Charge. Les opérateurs doivent confirmer que l'employé a accepté l'invitation.

Comment les employés peuvent commencer à demander un remboursement

Les employés peuvent commencer à demander un remboursement une fois que l'employeur a terminé la configuration dans Monta Hub.

1. L'employé demande un remboursement

Une fois la borne de recharge ajoutée au compte Monta et la configuration terminée, l'employé verra le libellé « Remboursement disponible » sur sa borne de recharge dans Monta Charge. Depuis les paramètres de la borne de recharge, il peut demander à son employeur de commencer à lui rembourser ses recharges.

Lors de la demande, l'employé peut renseigner ses coûts d’électricité à partir de sa facture d'électricité. Cependant, l'employeur peut plutôt créer un Remboursement groupe de prix et l'appliquer à la place.

2. L'employeur accepte la demande de remboursement

Dans la section Remboursement de l'équipe, l'administrateur peut consulter et approuver les demandes des employés. Lors de l'approbation, l'administrateur détermine le prix remboursé par kWh, soit le coût d'électricité de l'employé, soit un groupe de prix de remboursement. L'employeur peut choisir de verser le montant après chaque recharge ou sur une base mensuelle.

Comment fonctionne le remboursement ?

1. L’employé effectue une recharge

L’employé branche la voiture d’entreprise et démarre une session de recharge dans Monta Charge. Les remboursements sont compatibles avec Recharger maintenant, la recharge programmée et la recharge intelligente. L’employé confirme que la recharge sera remboursée par le compte de son employeur, puis balayez l’écran pour démarrer la recharge.

Les employés peuvent également configurer des Règles de recharge pour définir les recharges qui doivent être remboursées.

2. Le remboursement est transféré

Une fois la recharge terminée, le remboursement est transféré du wallet de l’employeur vers le wallet de l’employé. Les deux parties peuvent consulter la transaction financière et un reçu dans leur wallet. L’employeur peut choisir de rembourser après chaque recharge individuelle ou à la fin du mois.

Inviter un employé au compte de remboursement

1. Ouvrez le compte et accédez à l’onglet Remboursements
2. Sélectionnez l’onglet Employés puis cliquez sur Inviter un employé
3. Sélectionnez l’invitation d’un seul employé ou de plusieurs employés en masse
4. Saisissez le numéro de téléphone ou l’e-mail avec lequel l’utilisateur se connecte
5. Sélectionnez un groupe de membres (facultatif)
6. Sélectionnez le rôle de l’utilisateur
7. Sélectionnez le prix pour les membres
8. Cliquez sur Inviter

Modifier les paramètres du membre de l'équipe

Pour proposer une recharge remboursée aux membres existants de l'équipe :

1. Accédez à l'onglet Membres & Accès de l'équipe
2. Cliquez sur l'utilisateur pour ouvrir ses paramètres
3. Faites défiler jusqu'à Autorisations et activez l'option pour autoriser une demande de remboursement
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications

Accepter une demande de remboursement d'un employé

1. Accédez à l'onglet Remboursements de l'équipe

2. Cliquez sur Demandes de remboursement

3. Sélectionnez une ou plusieurs demandes, puis cliquez sur Examiner les demandes

4. Sélectionnez le prix remboursé :

   • Choisissez entre le coût d'électricité partagé de l'employé ou un groupe de prix de remboursement
   • Activez l'option si vous souhaitez que l'équipe prenne en charge un abonnement sur la borne de recharge
   • Si l'option n'est pas activée, l'employé paie l'abonnement avec son wallet Monta personnel

5. Approuvez la demande

Créer un groupe de prix remboursé

1. Ouvrez l'équipe et accédez à l'onglet Remboursements.

2. Cliquez sur Paramètres, puis sélectionnez l'option permettant de créer un nouveau groupe de prix.

3. Renseignez les informations du groupe de prix (nom, montant du prix, etc.) :

   • Pour un prix fixe, vous pouvez ajouter un tarif horaire.
   • Pour un prix spot, vous pouvez choisir des intervalles de 60 ou 15 minutes, ajouter un tarif horaire ou configurer des prix avancés.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Versements manuels

Si vous avez configuré un versement mensuel, vous pouvez consulter les paiements en attente dans la section Versements manuels de l'onglet Remboursements.

1. Ouvrez l'équipe et accédez à l'onglet Remboursements.
2. Ouvrez l'onglet Versements manuels.
3. Sélectionnez le mois (le mois en cours est sélectionné par défaut).
4. Cliquez sur Approuver les versements.
5. Vérifiez le montant, puis cliquez sur Approuver. Une transaction est lancée depuis l'équipe Remboursement vers l'équipe de la borne de recharge remboursée

Approuver une mise à jour du coût de l'électricité d'un employé

Si vous remboursez un employé en fonction de son coût de l'électricité, procédez comme suit pour approuver une mise à jour :

1. Ouvrez l'équipe et accédez à l'onglet Remboursements
2. Cliquez sur Employés
3. Sélectionnez la modification à examiner
4. Consultez le coût mis à jour, puis cliquez sur Approuver

Arrêter le remboursement d'un employé

Vous pouvez arrêter le remboursement d'un employé en le retirant de l'équipe de remboursement ou en arrêtant le remboursement dans la section Remboursements de l'équipe.

1. Ouvrez la section Remboursements et sélectionnez l'onglet Employés
2. Cliquez sur le bouton d'action ... de l'employé
3. Cliquez sur Supprimer l'accord
4. Choisissez si vous souhaitez également retirer l'employé de l'équipe. Si vous le retirez, il ne pourra plus demander de remboursement.

Remboursement réglementé Groupes de prix (Belgique uniquement)

En Belgique, les employeurs sont tenus de rembourser les coûts de recharge à domicile selon des tarifs indexés au niveau national ou régional. Monta applique automatiquement les tarifs indexés pertinents.

• Mises à jour automatiques des tarifs indexés CREG pour les comptes situés en Belgique
• Prise en charge des tarifs nationaux et régionaux en Flandre, à Bruxelles-Capitale et en Wallonie
• Attribution précise du tarif à chaque session en fonction de l'horodatage de la session de recharge
• Même processus de configuration que pour les groupes de prix de remboursement existants, sans configuration supplémentaire

Bonnes pratiques pour les employeurs

1. Centraliser le processus

Nous recommandons de désigner un gestionnaire de flotte pour gérer le processus de remboursement. Ce dernier doit bien comprendre le processus d'invitation et assurer le suivi des employés qui effectuent la configuration.

2. Aider les employés à connecter leurs bornes de recharge à Monta

Les employés peuvent avoir besoin d'aide pour être intégrés à Monta et connecter leurs bornes de recharge. Le gestionnaire de flotte doit savoir créer un compte Monta, connecter une borne de recharge et maîtriser l'ensemble du processus de remboursement.

3. Exporter les sessions de recharge remboursées depuis Monta

Une liste des sessions de recharge remboursées peut être exportée depuis Monta Hub. La page Remboursement dispose d'une barre de recherche permettant de filtrer les résultats par nom d'employé ou par période. Les résultats peuvent être exportés sous forme de fichier CSV contenant des informations telles que les kWh consommés, le groupe de prix utilisé, le mode de paiement, l'ID de la borne de recharge, et bien plus encore.