Les employeurs peuvent rembourser leurs employés pour la recharge de leur véhicule électrique à domicile. La configuration nécessite des actions de la part de l'employeur et de l'employé.

Vue d'ensemble des étapes requises

Comment configurer le groupe de l'employeur

1. Créer un groupe Professionnel

La première étape consiste pour l'employeur à créer un groupe Professionnel, qui sera le groupe de remboursement. Il utilisera le wallet de ce groupe pour émettre des remboursements directement vers les wallets des employés.

2. Spécifier le mode de paiement

Il existe actuellement deux modes de paiement pour rembourser un groupe :

a. Facturation

Si l'entreprise de l'employeur est assujettie à la TVA, elle peut demander à être facturée par Monta. Cela nécessite que l'équipe financière de Monta effectue une vérification Know Your Business (KYB) avant d'approuver la facturation.

b. Transaction opérateur

L'opérateur du groupe de remboursement peut activer la transaction opérateur comme mode de paiement, en prenant en charge toutes les transactions du groupe. Cette solution ne convient qu'à des configurations et des accords spécifiques.

3. Inviter le ou les employé(s)

Pour les entreprises remboursant cinq employés ou plus, nous recommandons d'utiliser un groupe de membres afin de simplifier le processus en prédéfinissant les profils des employés et en accordant les autorisations en masse.

Pour les groupes plus restreints ou les employés individuels, les administrateurs peuvent activer les demandes de remboursement au cas par cas lors du processus d'invitation. Les employeurs peuvent inviter leurs employés en utilisant leur adresse e-mail ou leur numéro de téléphone, qu'ils aient déjà un compte Monta ou non.

• S'ils font déjà partie du groupe de remboursement, l'administrateur peut les ajouter au groupe de membres depuis les paramètres des membres.
• Si les employés n'ont pas encore de compte Monta, ils seront invités à en créer un.
• S'ils sont déjà utilisateurs de Monta, ils recevront une notification dans Monta Charge.

Comment configurer le groupe de l'employé

1. Créer un groupe privé

Créez un groupe privé dans lequel l'employé recevra ses remboursements. Nous recommandons de créer ce groupe sous le même opérateur que le groupe professionnel pour faciliter la gestion et la résolution des problèmes.

2. Ajouter et connecter la borne de recharge de l'employé

La borne de recharge doit être connectée au groupe privé pour que l'employé puisse être remboursé.

Si la borne de recharge n'a pas encore été connectée à Monta, suivez le guide d'ajout et de connexion d'une borne de recharge, puis assurez-vous qu'elle est bien ajoutée au groupe privé désigné.

Si la borne de recharge est déjà configurée dans un autre groupe, transférez-la vers ce nouveau groupe privé. Seul le propriétaire du groupe ou un membre du groupe disposant des autorisations appropriées peut effectuer cette opération.

3. L'employé accepte l'invitation au groupe de l'employeur

Pour demander des remboursements, l'employé doit accepter l'invitation via Monta Charge. Les opérateurs doivent confirmer que l'employé a accepté l'invitation.

Comment les employés peuvent commencer à demander des remboursements

Les employés peuvent commencer à demander des remboursements une fois que l'employeur a finalisé la configuration dans Monta Hub.

1. L'employé demande des remboursements

Une fois que la borne de recharge est associée au compte Monta et que la configuration est terminée, l'employé verra un libellé « Remboursement disponible » sur sa borne de recharge dans Monta Charge. Depuis les paramètres de la borne de recharge, il peut demander à son employeur de commencer à le rembourser.

Au cours du processus de demande, l'employé peut définir ses coûts d'électricité en fonction de sa facture d'électricité. Cependant, l'employeur peut à la place créer un groupe de prix de remboursement et l'appliquer à la place.

2. L'employeur accepte la demande de remboursement

Dans la section Remboursement du groupe, l'administrateur peut consulter et approuver les demandes des employés. Lors de l'approbation, l'administrateur définit le prix remboursé par kWh — soit le coût d'électricité de l'employé, soit un groupe de prix de remboursement. L'employeur peut choisir d'effectuer le paiement après chaque recharge individuelle ou sur une base mensuelle.

Comment fonctionne le remboursement ?

1. L'employé effectue une recharge

L'employé branche la voiture d'entreprise et démarre une session de recharge dans Monta Charge. Les remboursements sont compatibles avec Recharge immédiate, Recharge programmée et SmartCharge. L'employé confirme que la recharge sera remboursée par le groupe de son employeur, puis balaye pour démarrer la recharge.

Les employés peuvent également configurer des règles de recharge pour définir quelles recharges doivent être remboursées.

2. Le remboursement est transféré

Une fois la recharge terminée, le remboursement est transféré du wallet de l'employeur vers le wallet de l'employé. Les deux parties peuvent consulter la transaction financière et un reçu dans leurs wallets. L'employeur peut choisir de rembourser après chaque recharge individuelle ou en fin de mois.

Gestion des remboursements dans Monta Hub

Inviter un employé dans le groupe de remboursement

1. Ouvrez le groupe et accédez à l'onglet Remboursements
2. Sélectionnez l'onglet Employés et cliquez sur Inviter un employé
3. Choisissez d'inviter un seul employé ou plusieurs employés en importation groupée
4. Saisissez le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail utilisés par l'utilisateur pour se connecter
5. Sélectionnez un groupe de membres (facultatif)
6. Sélectionnez le rôle de l'utilisateur
7. Sélectionnez le prix pour les membres
8. Cliquez sur Inviter

Modifier les paramètres des membres du groupe

Pour proposer une recharge remboursée aux membres existants du groupe :

1. Accédez à l'onglet Membres & Accès du groupe
2. Cliquez sur l'utilisateur pour ouvrir ses paramètres
3. Faites défiler jusqu'à Autorisations et activez le bouton pour autoriser une demande de remboursement
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications

Accepter une demande de remboursement d'un employé

1. Accédez à l'onglet Remboursements du groupe
2. Cliquez sur Demandes de remboursement
3. Sélectionnez une ou plusieurs demandes et cliquez sur Examiner les demandes
4. Sélectionnez le prix remboursé :
   • Choisissez entre les coûts d'électricité partagés de l'employé ou un groupe de prix de remboursement<\/li>
   • Activez cette option si vous souhaitez que le groupe prenne en charge un abonnement sur la borne de recharge<\/li>
   • Si cette option n'est pas activée, l'employé paie l'abonnement avec son wallet Monta personnel<\/li> <\/ul> <\/li>
   • Approuvez la demande<\/li> <\/ol>

     Créer un groupe de prix de remboursement<\/h2>

     1. Ouvrez le groupe et accédez à l'onglet Remboursements<\/strong><\/li>
     2. Cliquez sur Paramètres<\/strong> et sélectionnez la création d'un nouveau groupe de prix<\/li>
     3. Renseignez les détails du groupe de prix (nom, montant, etc.) :
        • Pour un prix fixe, vous pouvez ajouter un tarif horaire<\/a> <\/li>
        • Pour un prix spot, vous pouvez choisir entre des intervalles de 60 ou 15 minutes, ajouter un tarif horaire ou configurer des prix avancés<\/li> <\/ul> <\/li>
        • Cliquez sur Enregistrer<\/strong> <\/li> <\/ol>

          Paiements manuels<\/h2>

          Si vous avez configuré un paiement mensuel, vous pouvez consulter les paiements en attente dans la section Paiements manuels<\/strong> de l'onglet Remboursements<\/strong>.<\/p>

          1. Ouvrez le groupe et accédez à l'onglet Remboursements
          2. Ouvrez l'onglet Paiements manuels
          3. Sélectionnez le mois (le mois en cours est sélectionné par défaut)
          4. Cliquez sur Approuver les paiements
          5. Vérifiez le montant et cliquez sur Approuver -- une transaction est initiée depuis le groupe de remboursement vers le groupe de la borne de recharge remboursée

          Approuver une mise à jour du coût d'électricité d'un employé

          Si vous effectuez des remboursements sur la base du coût d'électricité de l'employé, voici comment approuver une mise à jour :

          1. Ouvrez le groupe et accédez à l'onglet Remboursements
          2. Cliquez sur Employés
          3. Sélectionnez pour examiner la modification
          4. Consultez le coût mis à jour et cliquez sur Approuver

          Arrêter de rembourser un employé

          Vous pouvez arrêter de rembourser un employé en le retirant du groupe de remboursement ou en désactivant le remboursement dans la section Remboursements du groupe.

          1. Ouvrez la section Remboursements et sélectionnez l'onglet Employés
          2. Cliquez sur le bouton d'action ... de l'employé
          3. Cliquez sur Supprimer l'accord
          4. Indiquez si vous souhaitez également retirer l'employé du groupe -- s'il est retiré, il ne pourra plus demander de remboursement

          Groupes de prix de remboursement réglementé (Belgique uniquement)

          En Belgique, les employeurs sont tenus de rembourser les coûts de recharge à domicile sur la base de tarifs indexés au niveau national ou régional. Monta applique automatiquement les taux indexés correspondants.

          • Mises à jour automatiques des taux indexés CREG pour les groupes situés en Belgique
          • Prise en charge des taux nationaux et régionaux : Flandre, Région de Bruxelles-Capitale et Wallonie
          • Attribution précise du taux par session basée sur l'horodatage de la session de recharge
          • Même processus de configuration que les groupes de prix de remboursement existants -- aucune configuration supplémentaire requise

          Bonnes pratiques pour les employeurs

          1. Centraliser le processus

          Nous recommandons de désigner un gestionnaire de flotte pour gérer le processus de remboursement. Il doit comprendre le flux d'invitation et assurer le suivi des employés lors de la configuration.

          2. Aider les employés à connecter leurs bornes de recharge à Monta

          Les employés peuvent avoir besoin d'aide pour s'inscrire sur Monta et connecter leurs bornes de recharge. Le gestionnaire de flotte doit maîtriser la création d'un compte Monta, la connexion d'une borne de recharge et l'ensemble du processus de remboursement.

          3. Exportation des sessions de recharge remboursées depuis Monta

          Une liste des sessions de recharge remboursées peut être exportée depuis Monta Hub. La page Remboursement dispose d'une barre de recherche permettant de filtrer par nom d'employé ou par période. Les résultats peuvent être exportés sous forme de fichier CSV contenant des informations telles que les kWh rechargés, le groupe de prix utilisé, le mode de paiement, l'ID de la borne de recharge, et bien plus encore.