Les employeurs peuvent rembourser leurs employés pour la recharge de leur véhicule électrique à domicile. La configuration nécessite des actions de la part de l'employeur et de l'employé.

Vue d'ensemble des étapes requises

Comment configurer le groupe de l'employeur

1. Créer un groupe Professionnel

La première étape consiste pour l'employeur à créer un groupe Professionnel, qui sera le groupe de remboursement. Il utilisera le wallet de ce groupe pour émettre des remboursements directement vers les wallets des employés.

2. Spécifier le mode de paiement

Il existe actuellement deux modes de paiement pour rembourser un groupe :

a. Facturation

Si l'entreprise de l'employeur est assujettie à la TVA, elle peut demander à être facturée par Monta. Cela nécessite que l'équipe financière de Monta effectue une vérification Know Your Business (KYB) avant d'approuver la facturation.

b. Transaction opérateur

L'opérateur du groupe de remboursement peut activer la transaction opérateur comme mode de paiement, en prenant en charge toutes les transactions du groupe. Cette solution ne convient qu'à des configurations et des accords spécifiques.

3. Inviter le ou les employé(s)

Pour les entreprises remboursant cinq employés ou plus, nous recommandons d'utiliser un groupe de membres afin de simplifier le processus en prédéfinissant les profils des employés et en accordant les autorisations en masse.

Pour les groupes plus restreints ou les employés individuels, les administrateurs peuvent activer les demandes de remboursement au cas par cas lors du processus d'invitation. Les employeurs peuvent inviter leurs employés en utilisant leur adresse e-mail ou leur numéro de téléphone, qu'ils aient déjà un compte Monta ou non.

• S'ils font déjà partie du groupe de remboursement, l'administrateur peut les ajouter au groupe de membres depuis les paramètres des membres.
• Si les employés n'ont pas encore de compte Monta, ils seront invités à en créer un.
• S'ils sont déjà utilisateurs de Monta, ils recevront une notification dans Monta Charge.

Comment configurer le groupe de l'employé

1. Créer un groupe privé

Créez un groupe privé dans lequel l'employé recevra ses remboursements. Nous recommandons de créer ce groupe sous le même opérateur que le groupe professionnel pour faciliter la gestion et la résolution des problèmes.

2. Ajouter et connecter la borne de recharge de l'employé

La borne de recharge doit être connectée au groupe privé pour que l'employé puisse être remboursé.

Si la borne de recharge n'a pas encore été connectée à Monta, suivez le guide d'ajout et de connexion d'une borne de recharge, puis assurez-vous qu'elle est bien ajoutée au groupe privé désigné.

Si la borne de recharge est déjà configurée dans un autre groupe, transférez-la vers ce nouveau groupe privé. Seul le propriétaire du groupe ou un membre du groupe disposant des autorisations appropriées peut effectuer cette opération.

3. L'employé accepte l'invitation au groupe de l'employeur

Pour demander des remboursements, l'employé doit accepter l'invitation via Monta Charge. Les opérateurs doivent confirmer que l'employé a accepté l'invitation.

Comment les employés peuvent commencer à demander des remboursements

Les employés peuvent commencer à demander des remboursements une fois que l'employeur a finalisé la configuration dans Monta Hub.

1. L'employé demande des remboursements

Une fois que la borne de recharge est associée au compte Monta et que la configuration est terminée, l'employé verra un libellé « Remboursement disponible » sur sa borne de recharge dans Monta Charge. Depuis les paramètres de la borne de recharge, il peut demander à son employeur de commencer à le rembourser.

Au cours du processus de demande, l'employé peut définir ses coûts d'électricité en fonction de sa facture d'électricité. Cependant, l'employeur peut à la place créer un groupe de prix de remboursement et l'appliquer à la place.

2. L'employeur accepte la demande de remboursement

Dans la section Remboursement du groupe, l'administrateur peut consulter et approuver les demandes des employés. Lors de l'approbation, l'administrateur définit le prix remboursé par kWh — soit le coût d'électricité de l'employé, soit un groupe de prix de remboursement. L'employeur peut choisir d'effectuer le paiement après chaque recharge individuelle ou sur une base mensuelle.

Comment fonctionne le remboursement ?

1. L'employé effectue une recharge

L'employé branche la voiture d'entreprise et démarre une session de recharge dans Monta Charge. Les remboursements sont compatibles avec Recharge immédiate, Recharge programmée et SmartCharge. L'employé confirme que la recharge sera remboursée par le groupe de son employeur, puis balaye pour démarrer la recharge.

Les employés peuvent également configurer des règles de recharge pour définir quelles recharges doivent être remboursées.

2. Le remboursement est transféré

Une fois la recharge terminée, le remboursement est transféré du wallet de l'employeur vers le wallet de l'employé. Les deux parties peuvent consulter la transaction financière et un reçu dans leurs wallets. L'employeur peut choisir de rembourser après chaque recharge individuelle ou en fin de mois.

Gestion des remboursements dans Monta Hub

Inviter un employé dans le groupe de remboursement

1. Ouvrez le groupe et accédez à l'onglet Remboursements
2. Sélectionnez l'onglet Employés et cliquez sur Inviter un employé
3. Choisissez d'inviter un seul employé ou plusieurs employés en importation groupée
4. Saisissez le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail utilisés par l'utilisateur pour se connecter
5. Sélectionnez un groupe de membres (facultatif)
6. Sélectionnez le rôle de l'utilisateur
7. Sélectionnez le prix pour les membres
8. Cliquez sur Inviter

Modifier les paramètres des membres du groupe

Pour proposer une recharge remboursée aux membres existants du groupe :

1. Accédez à l'onglet Membres & Accès du groupe
2. Cliquez sur l'utilisateur pour ouvrir ses paramètres
3. Faites défiler jusqu'à Autorisations et activez le bouton pour autoriser une demande de remboursement
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications

Accepter une demande de remboursement d'un employé

1. Accédez à l'onglet Remboursements du groupe
2. Cliquez sur Demandes de remboursement
3. Sélectionnez une ou plusieurs demandes et cliquez sur Examiner les demandes
4. Sélectionner le prix remboursé :
   • Choisissez entre le coût d'électricité partagé de l'employé ou un groupe de prix remboursés
   • Activez si vous souhaitez que le groupe prenne en charge un abonnement sur la borne de recharge
   • Si cette option n'est pas activée, l'employé paie un abonnement avec son wallet Monta personnel
5. Approuver la demande

Créer un groupe de prix de remboursement

1. Ouvrir le groupe dans l'onglet Remboursements
2. Cliquer sur Paramètres et sélectionner la création d'un nouveau groupe de prix
3. Renseigner les détails du groupe de prix (nom, montant, etc.) :
   • Pour le prix fixe, vous pouvez ajouter un tarif horaire
   • Pour le prix spot, vous pouvez choisir entre des intervalles de 60 ou 15 minutes, ajouter un tarif horaire ou configurer des prix avancés
4. Cliquez sur Enregistrer

Paiements manuels

Si vous avez configuré un versement mensuel, vous pouvez voir les paiements en attente dans la section Versements manuels de l'onglet Remboursements.

1. Ouvrez le groupe et accédez à l'onglet Remboursements
2. Ouvrez l'onglet Virements manuels
3. Sélectionnez le mois (le mois en cours est sélectionné par défaut)
4. Cliquez sur Approuver les virements
5. Vérifiez le montant et cliquez sur Approuver — une transaction est initiée depuis le groupe de remboursement vers le groupe de la borne de recharge remboursée

Approuver une mise à jour du coût d'électricité d'un employé

Si vous remboursez en fonction des coûts d'électricité de l'employé, voici comment approuver une mise à jour :

1. Ouvrir le groupe dans l'onglet Remboursements
2. Cliquez sur Employés
3. Sélectionnez pour examiner la modification
4. Consultez le coût mis à jour et cliquez sur Approuver

Arrêter de rembourser un employé

Vous pouvez arrêter de rembourser un employé en le retirant du groupe de remboursement ou en arrêtant le remboursement dans la section Remboursements du groupe.

1. Ouvrez la section Remboursements et sélectionnez l'onglet Employés
2. Cliquez sur le bouton d'action ... de l'employé
3. Cliquez sur Supprimer l'accord
4. Indiquez si vous souhaitez également retirer l'employé du groupe — s'il est retiré, il ne pourra plus demander de remboursement

Remboursement réglementé Groupes de prix (Belgique uniquement)

En Belgique, les employeurs sont tenus de rembourser les coûts de recharge à domicile sur la base de tarifs indexés au niveau national ou régional. Monta applique automatiquement les taux indexés correspondants.

• Mises à jour automatiques des taux indexés CREG pour les groupes situés en Belgique
• Prise en charge des taux nationaux et régionaux : Flandre, Bruxelles-Capitale et Wallonie
• Attribution précise du taux par session basée sur l'horodatage de la session de recharge
• Même processus de configuration que les groupes de prix remboursés existants — aucune configuration supplémentaire requise

Bonnes pratiques pour les employeurs

1. Centraliser le processus

Nous recommandons de désigner un gestionnaire de flotte pour gérer le processus de remboursement. Il doit comprendre le flux d'invitation et assurer le suivi des employés lors de la configuration.

2. Aider les employés à connecter leurs bornes de recharge à Monta

Les employés peuvent avoir besoin d'aide pour s'inscrire sur Monta et connecter leurs bornes de recharge. Le gestionnaire de flotte doit être familiarisé avec la création d'un compte Monta, la connexion d'une borne de recharge et le processus de remboursement global.

3. Exportation des sessions de recharge remboursées depuis Monta

Une liste des sessions de recharge remboursées peut être exportée depuis Monta Hub. La page Remboursements dispose d'une barre de recherche permettant de filtrer par nom d'employé ou par période. Les résultats peuvent être exportés sous forme de fichier CSV contenant des informations telles que les kWh rechargés, le groupe de prix utilisé, le mode de paiement, l'ID de la borne de recharge, et bien plus encore.

Remboursement à domicile dans le nouveau Monta Hub

Cette section couvre le nouveau Monta Hub, où le remboursement est organisé autour de l'onglet Remboursements et d'un dialogue Ajouter un employé en deux étapes qui vous permet de choisir le type de coûts d'électricité et d'activer l'approbation automatique au moment de l'invitation.

Comment fonctionne le remboursement à domicile ?

Vous effectuez la configuration dans Monta Hub et l'employé recharge à domicile comme d'habitude. Après chaque session, le montant remboursé est transféré de votre wallet vers le wallet de l'employé. L'employé peut également créer une règle de recharge pour définir quelles sessions sont remboursées.

Lors de l'invitation d'un employé, vous choisissez l'une des trois façons de définir le coût de l'électricité :

• Groupe de prix de remboursement. Vous attribuez un tarif fixe. L'employé n'a pas besoin de fournir un coût d'électricité.
• Tarif réglementé. Vous choisissez un tarif réglementé propre à un pays — par exemple, le tarif de la Commission de Régulation de l'Électricité et du Gaz (CREG) en Belgique. L'employé n'a pas besoin de fournir un coût d'électricité. Affiché uniquement pour les pays disposant d'un tarif réglementé.
• Coût de l'employé. L'employé soumet son propre tarif dans Monta Charge. Vous pouvez examiner chaque soumission manuellement ou activer l'approbation automatique.

Comment configurer le groupe de remboursement ?

1. Créez un groupe Professionnel. Ce groupe sera le groupe de remboursement. Son wallet est utilisé pour émettre des remboursements directement vers les wallets des employés.
2. Choisissez un mode de paiement :
   • Facturation. Si votre entreprise est assujettie à la TVA, vous pouvez demander à être facturé par Monta. L'équipe financière de Monta effectue une vérification Know Your Business (KYB) avant d'approuver la facturation.
   • Transaction de l'opérateur. L'opérateur responsable du groupe de remboursement prend en charge toutes les transactions du groupe. Convient uniquement à des accords d'opérateur spécifiques.
3. Pour cinq employés ou plus, envisagez de créer un groupe de membres afin de prédéfinir des profils et d'accorder des autorisations en masse. Les paramètres de remboursement par défaut définis sur un groupe de membres (type de coût d'électricité, approbation automatique, calendrier de versement) s'appliquent à chaque membre que vous ajoutez à ce groupe.

Comment l'employé configure-t-il son groupe ?

1. L'employé crée un groupe privé pour recevoir des remboursements. Nous recommandons de le créer sous le même opérateur que le groupe de remboursement pour faciliter la gestion.
2. L'employé ajoute et connecte son EVSE domestique (EVSE) au groupe privé. Si l'EVSE se trouve déjà dans un autre groupe, le propriétaire du groupe le transfère.
3. L'employé accepte votre invitation dans Monta Charge.

Comment créer un groupe de prix de remboursement ?

1. Ouvrez le groupe de remboursement et accédez à l'onglet Remboursements.
2. Sélectionnez Paramètres et choisissez de créer un nouveau Groupe de prix.
3. Renseignez les détails (nom, montant du prix, etc.) :
   • Prix fixe — vous pouvez ajouter un tarif horaire.
   • Prix spot — choisissez entre des intervalles de 60 ou 15 minutes, ajoutez un tarif horaire ou configurez des prix avancés.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Comment inviter un employé pour le remboursement à domicile ?

1. Ouvrez le groupe de remboursement et accédez à l'onglet Remboursements.
2. Sélectionnez Ajouter un employé.
3. Étape 1 — E-mail de l'employé. Saisissez un ou plusieurs e-mails d'employés (jusqu'à 50 par lot). Chaque adresse affiche un badge de statut : Nouvel utilisateur, Compte Monta ou Membre du groupe. Les adresses invalides, les doublons et les employés déjà inclus dans un remboursement sont exclus de la liste.
4. Sélectionnez Continuer.
5. Étape 2 — Paramètres. Configurez les paramètres qui s'appliquent à tous les membres du lot :
   • Groupe de membres (facultatif) — lorsqu'il est défini, les autres paramètres sont verrouillés sur les valeurs du groupe.
   • Coûts d'électricité — choisissez Coût de l'employé, Groupe de prix remboursé ou Tarif réglementé (selon disponibilité).
   • Approbation automatique des coûts d'électricité — disponible uniquement avec Coût de l'employé. Lorsque cette option est activée, les soumissions de coûts sont acceptées automatiquement.
   • Calendrier de paiement — Temps réel (après chaque session) ou Fin de mois.
   • Rembourser l'abonnement de la borne de recharge — option permettant de couvrir également l'abonnement EVSE de l'employé.
6. Sélectionnez Ajouter un employé.

Résultat attendu : une vue de confirmation indique le nombre d'employés ajoutés. Choisissez Ajouter un autre ou Fermer. Les EVSE sponsorisés sont créés automatiquement pour chaque EVSE à domicile appartenant à chaque employé. Étant donné que le type de coût d'électricité est défini au moment de l'invitation, les employés disposant d'un groupe de prix ou d'un tarif réglementé deviennent Actifs dès qu'ils acceptent l'invitation — aucune soumission de coût distincte n'est nécessaire.

Comment configurer l'approbation automatique pour ne pas avoir à examiner chaque soumission ?

L'approbation automatique fonctionne uniquement avec le type de coût d'électricité Coût de l'employé. Lorsqu'elle est activée, le tarif soumis par l'employé est accepté immédiatement et le remboursement commence à sa prochaine recharge.

Vous pouvez activer l'approbation automatique à trois endroits :

• Lors de l'invitation — activez Approuver automatiquement les coûts d'électricité à l'étape 2 de la boîte de dialogue Ajouter un employé.
• Par employé — sur la page de détail du remboursement (Remboursements → la ligne de l'employé), activez Approuver automatiquement les coûts d'électricité et enregistrez.
• Par groupe de membres — sur la page des paramètres du groupe de membres, faites défiler jusqu'à la carte Remboursement et activez Approuver automatiquement les coûts d'électricité. La modification s'applique à tous les membres actuels du groupe.

Lorsque l'approbation automatique est désactivée, chaque nouvelle soumission de coûts fait passer l'employé au statut Révision des coûts pour une approbation manuelle.

Comment examiner et approuver les soumissions de coûts ?

1. Lorsqu'un employé soumet ou met à jour un coût d'électricité et que l'approbation automatique est désactivée, une bannière apparaît au-dessus du tableau des employés : Il y a N coûts de remboursement soumis pour approbation.
2. Sélectionnez Révision des coûts pour filtrer le tableau sur ces lignes, ou utilisez le filtre Statut pour afficher uniquement les employés en Révision des coûts.
3. Ouvrez le remboursement de l'employé depuis l'onglet Remboursements (ou depuis le sous-onglet Demandes pour une toute nouvelle demande).
4. Examinez le tarif soumis.
5. Sélectionnez Appliquer et approuver pour accepter le nouveau tarif, ou Rejeter pour le refuser.

Résultat attendu : l'employé passe à l'état Actif et le remboursement commence à sa prochaine recharge. Pour les nouvelles demandes de Coûts de l'employé pour lesquelles aucun tarif n'a encore été soumis, seul Rejeter est disponible — il n'y a rien à approuver tant que l'employé n'a pas soumis ses coûts.

Si l'approbation automatique est activée pour cet employé, les mises à jour des coûts sont appliquées automatiquement, sans étape de vérification.

Comment définir des tarifs réglementés spécifiques à un pays (CREG) ?

Les tarifs réglementés de la CREG (Commission de Régulation de l'Électricité et du Gaz) sont sélectionnés au moment de l'invitation. Monta applique automatiquement les tarifs indexés pertinents (nationaux ou régionaux : Flandre, Bruxelles-Capitale, Wallonie) en fonction de l'horodatage de chaque session de recharge.

1. Lancez la boîte de dialogue Ajouter un employé depuis l'onglet Remboursements.
2. À l'Étape 2 — Paramètres, sous Coûts d'électricité, sélectionnez Tarif réglementé.
3. Sélectionnez le tarif dans la liste.
4. Finalisez l'invitation.

Le remboursement est créé avec le tarif réglementé déjà appliqué. L'option Tarif réglementé n'est disponible qu'au moment de l'invitation — elle ne peut pas être activée ultérieurement depuis la page de détails du remboursement.

Comment effectuer un versement mensuel ?

1. Ouvrez le groupe de remboursement et accédez à l'onglet Remboursements.
2. Ouvrez l'onglet Versements manuels.
3. Sélectionnez le mois (le mois en cours est sélectionné par défaut).
4. Sélectionnez Approuver les versements.
5. Vérifiez le montant et sélectionnez Approuver.

Résultat attendu : une transaction est initiée depuis le groupe de remboursement vers le groupe de l'EVSE remboursé.

Comment exporter les sessions de recharge remboursées ?

Depuis la page Remboursements, utilisez la barre de recherche pour filtrer par nom d'employé ou par période, puis exportez les résultats au format CSV. Le fichier inclut les kWh rechargés, le groupe de prix utilisé, le mode de paiement, l'ID de l'EVSE, et bien plus encore.

Comment arrêter de rembourser un employé ?

1. Ouvrez l'onglet Remboursements.
2. Ouvrez le remboursement de l'employé depuis sa ligne.
3. Sélectionnez l'option pour mettre fin au remboursement. 
4. Choisissez si vous souhaitez également retirer l'employé du groupe. S'il est retiré, il ne pourra plus être remboursé tant qu'il n'aura pas été réinvité.

Où puis-je voir les recharges remboursées ?

L'onglet Remboursements répertorie tous les employés remboursés dans un tableau avec les colonnes Employé, EVSE, Coûts d'électricité, Abonnement mensuel et Statut. Les badges de statut sont Configuration en attente, Soumission des coûts en attente, Révision des coûts et Actif. Utilisez les filtres Statut et Coûts d'électricité au-dessus du tableau pour affiner la liste. Ouvrez le remboursement d'un employé pour accéder aux détails par session, aux EVSE sous-jacents, au code PIN du véhicule (si utilisé) et aux paramètres de remboursement.

Quelles sont les bonnes pratiques pour les employeurs ?

1. Centralisez le processus. Désignez un gestionnaire de flotte pour prendre en charge la configuration des remboursements et assurer le suivi avec les employés via le flux d'invitation.
2. Aidez les employés à connecter leurs EVSE. Assurez-vous que le gestionnaire de flotte sait comment créer un compte Monta, connecter un EVSE et accompagner un employé tout au long du flux de remboursement.
3. Exportez les sessions remboursées. Exportez un fichier CSV depuis l'onglet Remboursements pour la comptabilité, les notes de frais et les audits.