Que se passe-t-il lorsqu'une facture est impayée ?

Pour : Opérateurs et titulaires de compte recevant les factures mensuelles de Monta

Si votre facture mensuelle n'est pas réglée, vous recevez un avis de retard de paiement 6 jours ouvrables après la date d'échéance. Votre compte est ensuite automatiquement gelé 14 jours après l'envoi de cet avis. Cet article explique la chronologie, ce que signifie le gel et comment rétablir l'accès.

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Conditions de paiement des factures

Monta génère des factures mensuelles à la fin de chaque période de facturation. Chaque facture couvre les recharges, les frais de plateforme et tout autre service utilisé au cours du mois.

La date d'échéance du paiement est indiquée dans votre contrat. Les factures sont envoyées à l'adresse e-mail du service financier enregistrée sur votre compte.

Vous pouvez régler vos factures :

• Lien de paiement : payez immédiatement par carte ; le paiement de la facture est rapproché instantanément.
• Virement bancaire : l'enregistrement d'un virement bancaire peut prendre jusqu'à cinq jours ouvrables ; lorsque Monta reçoit les fonds, la facture est réglée.
• Prélèvement SEPA : configurez un prélèvement automatique récurrent sur votre compte bancaire (EUR uniquement) ; la confirmation peut prendre jusqu'à 14 jours ouvrables.

Les comptes qui paient par Prélèvement SEPA ne reçoivent pas de notifications de retard de paiement.

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Chronologie : de la facture au gel du compte

1. Facture émise : votre facture mensuelle est générée et envoyée à votre contact financier.
2. Avis de retard de paiement : si la facture n'est toujours pas payée le sixième jour ouvré suivant la date d'échéance, un avis de retard de paiement vous est envoyé. Il comprend le numéro et le montant de la facture, la date de suspension, un lien de paiement, le PDF de la facture ainsi qu'un lien permettant de soumettre une preuve de paiement si vous avez déjà réglé la facture. La date de suspension intervient toujours 14 jours après cet avis.
3. Rappel : 7 jours avant la date de suspension, un rappel vous est envoyé avec les mêmes informations. Si vous avez déjà payé, vous pouvez ignorer ce message.
4. Compte suspendu : si la facture n'est toujours pas payée à la date de suspension, votre compte est suspendu. Un e-mail le confirme et comprend un lien de paiement ainsi qu'un lien de preuve de paiement.

L'avis est envoyé le sixième jour ouvré, car un virement bancaire effectué à la date d'échéance peut prendre jusqu'à cinq jours ouvrés pour être enregistré. Ainsi, les clients ayant payé à temps ne reçoivent pas d'avis de retard à tort.

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Que signifie « suspendu » ?

Lorsque votre compte est suspendu en raison d'une facture impayée, certaines fonctionnalités sont restreintes.

Vous pouvez toujours :

• Accédez au Hub et consultez votre compte
• Consultez vos bornes de recharge et l'historique de vos recharges
• Consultez les membres du compte et les paramètres

Vous ne pouvez pas :

• Utiliser les fonctionnalités de remboursement à domicile
• Traiter de nouvelles transactions de recharge via le wallet de votre compte
• Accéder à certaines fonctionnalités de gestion de compte

Un compte gelé ne vous dispense pas de votre obligation de paiement. Les factures en attente doivent toujours être réglées.

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Ce que vous verrez dans le Hub

Monta Hub affiche directement le statut de facturation, et les actions possibles dépendent de votre capacité à régler le paiement.

Avant le gel du compte : lorsqu'une facture est échue mais que le compte n'est pas encore gelé, une bannière d'avertissement orange apparaît avec un bouton Payer maintenant. Toute personne peut masquer cet avertissement pour le reste de la journée.

Une fois le compte gelé : une bannière rouge apparaît, et la suite dépend de votre rôle :

• Les administrateurs d'opérateur (ainsi que les membres de l'équipe Monta qui vous aident) conservent un accès complet. Ils voient la bannière, mais ne sont jamais bloqués, et peuvent la masquer jusqu'à la fin de la journée afin de pouvoir régler la facture, contacter le support ou changer de compte sans être interrompus.
• Les utilisateurs qui ne peuvent pas résoudre le problème de facturation, par exemple un membre du compte sans rôle de facturation, voient un écran bloquant sur chaque page. Cet écran ne peut pas être fermé ; les seules actions disponibles sont Payer maintenant, Contacter le support ou Changer de compte.

Une bannière masquée reste mémorisée jusqu'à la fin de la journée. Si la facture n'est toujours pas réglée le lendemain, la bannière réapparaît afin que le paiement en suspens ne soit pas oublié.

Les mêmes bannières s'appliquent à la fois à votre compte opérateur (affiché dans Hub) et à un compte individuel que vous gérez (affiché sur la page de ce compte).

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Comment débloquer votre compte ?

Réglez la facture impayée et attendez la vérification.

• Paiement via un lien de paiement : votre compte est généralement débloqué quelques minutes après un paiement réussi.
• Paiement par virement bancaire : l'équipe financière de Monta enregistre le virement, ce qui peut prendre jusqu'à cinq jours ouvrés. Une fois la facture marquée comme payée, votre compte est débloqué automatiquement.

Si votre compte est toujours gelé après le paiement :

1. Retrouvez votre justificatif de paiement (relevé bancaire ou reçu de transaction).
2. Soumettez-le via le lien de justificatif de paiement présent dans les e-mails que vous avez reçus, ou contactez le support Monta via Hub et transmettez-le dans le ticket de support.

L'équipe financière vérifiera le paiement et débloquera votre compte immédiatement après approbation.

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Questions fréquemment posées

Serai-je averti avant que mon compte ne soit gelé ?

Oui. Vous recevez trois e-mails :

• Avis de retard de paiement : envoyé le sixième jour ouvrable suivant la date d'échéance. Il indique la date de gel.
• Rappel : envoyé 7 jours avant la date de gel, avec le montant de la facture, la date de gel et un lien de paiement direct.
• Compte gelé : envoyé immédiatement après le gel de votre compte, pour le confirmer.

Ces e-mails sont envoyés à l'adresse e-mail de contact du compte et à l'adresse e-mail de communication financière. Si aucune adresse e-mail de communication financière n'est définie, ils sont envoyés à l'adresse e-mail financière à la place. Si les deux adresses sont identiques, l'e-mail n'est envoyé qu'une seule fois. Les factures continuent d'être envoyées uniquement à l'adresse e-mail financière. Si vous avez déjà réglé le paiement en souffrance lorsque vous recevez une relance, vous pouvez l'ignorer. Votre paiement sera vérifié et votre compte restera actif.

Qui reçoit les e-mails de retard de paiement, et comment puis-je modifier ces destinataires ?

L'avis de retard de paiement, la relance et l'e-mail de gel du compte sont envoyés à l'adresse e-mail de contact du compte et à l'adresse e-mail de communication financière. Les factures continuent d'être envoyées à l'adresse e-mail financière.

Si vos factures sont envoyées à une boîte de comptabilité ou ERP que personne ne consulte, définissez une adresse e-mail de communication financière afin que les avis parviennent à une personne en mesure d'agir. Pour un compte, saisissez-la dans le champ Adresse e-mail de communication financière dans les paramètres du compte. Pour un opérateur, saisissez-la dans le champ Adresse e-mail de communication financière sous Adresses e-mail dans les paramètres de l'opérateur, sous l'onglet Général. Laissez le champ vide pour utiliser l'adresse e-mail financière.

J'ai payé, mais mon compte est toujours gelé. Pourquoi ?

Les virements bancaires peuvent prendre jusqu'à cinq jours ouvrés pour être enregistrés. Votre compte est dégelé automatiquement dès que le virement est enregistré. Le lien de paiement figurant dans l'e-mail permet d'éviter cette attente.

Si une autre facture est également impayée et en retard depuis 14 jours ou plus, le compte reste gelé tant que cette facture n'est pas payée non plus.

Dans quel délai mon compte est-il dégelé après le paiement ?

Pour les paiements effectués via un lien de paiement, le délai est généralement de quelques minutes. Les virements bancaires doivent être vérifiés par l'équipe finance de Monta, les délais de traitement peuvent donc être plus longs. Si vous effectuez un paiement groupé, transmettez votre avis de paiement à l'équipe finance de Monta afin de l'aider à identifier le paiement.

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