Comment inviter et gérer les membres d'un compte ?

Public : Propriétaires de compte et administrateurs qui gèrent des membres dans Monta Hub

Cet article explique comment inviter des membres dans un compte, leur attribuer un nom, gérer leurs rôles et leurs autorisations, définir les tarifs, appliquer des frais et supprimer des membres.

Inviter un utilisateur dans un compte

Si vous souhaitez partager l'accès à vos bornes de recharge ou au Wallet du compte, vous devez inviter des conducteurs de VE dans le compte. Les personnes que vous invitez n'ont pas besoin de disposer déjà d'un compte Monta.

1. Ouvrez le compte et accédez à l'onglet Membres & accès.

2. Cliquez sur Inviter un membre.

3. Objectif : sélectionnez Adhésion au compte, puis cliquez sur Continuer. (Pour rembourser la recharge à domicile d'un employé, choisissez plutôt Remboursement. Voir Comment configurer les remboursements ?)

4. Membre : saisissez l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de la personne. Monta Hub vérifie si elle s'est déjà inscrite sur Monta. Si ce n'est pas le cas, ou si son profil ne comporte aucun nom, vous pouvez saisir un Prénom et un Nom (facultatif, voir Attribuer un nom à un membre).

5. Appartenance : sélectionnez un Groupe de membres, ou laissez Aucun groupe de membres et sélectionnez le Rôle (Membre ou Administrateur) ainsi que le groupe de prix qu'ils paient lorsqu'ils utilisent les bornes de recharge du compte. Un groupe de membres définit pour vous le rôle, le groupe de prix et les autorisations.

6. Activez Accès immédiat si vous souhaitez ignorer l'invitation (voir ci-dessous).

7. Vérification : vérifiez les détails, puis cliquez sur Envoyer l'invitation.

Accès immédiat

Lorsque Accès immédiat est activé, les personnes qui possèdent déjà un compte Monta sont ajoutées au compte immédiatement, sans e-mail ni notification, et bénéficient aussitôt des paramètres du groupe de membres. Les personnes qui n'ont pas de compte Monta reçoivent tout de même une invitation à en créer un et à rejoindre le compte. Vous pouvez l'utiliser avec ou sans groupe de membres.

Utilisez l'accès immédiat uniquement pour les personnes qui doivent rejoindre le compte, par exemple vos propres employés. Si vous ne voyez pas cette option, elle n'est pas disponible pour votre opérateur.

Inviter en masse des utilisateurs dans un compte

Vous pouvez inviter plusieurs personnes à la fois et définir leur rôle, leur groupe de membres et leur nom en une seule étape.

1. Ouvrez le compte et accédez à l'onglet Membres & accès.

2. Ouvrez la flèche à côté de Inviter un membre et sélectionnez Inviter plusieurs personnes à la fois.

3. Ajoutez les personnes à l'aide de Charger un CSV, Coller les données ou Ajouter une ligne manuellement. Téléchargez le Modèle pour voir les colonnes : E-mail, Rôle, Groupe de membres, Prénom et Nom. Seul l'e-mail (ou le numéro de téléphone) est obligatoire.

4. Corrigez les lignes signalées par une erreur, puis cliquez sur Importer.

Attribuer un nom à un membre

Les membres qui n'ont jamais renseigné leur profil Monta apparaissent sous le nom User #12345 dans les listes, les exports et les rapports. Vous pouvez leur attribuer un prénom et un nom sur ce compte, afin que les rapports financiers et de flotte indiquent qui est qui.

• Un membre : ouvrez le membre, accédez à Paramètres et renseignez Prénom et Nom sous Paramètres généraux.

• Plusieurs membres : dans la liste Membres, sélectionnez les membres et cliquez sur Modifier les noms. Renseignez les noms, puis cliquez sur Enregistrer les noms. Les membres qui n'ont pas encore accepté leur invitation ne peuvent pas être renommés ici ; le nom saisi dans leur invitation est utilisé lorsqu'ils rejoignent le compte.

• Lors de l’invitation : renseignez le prénom et le nom dans l’invitation ou dans l’invitation groupée.

Bon à savoir :

• Le nom appartient à l’adhésion à ce compte. Il ne modifie ni le profil Monta de la personne, ni ses autres comptes.

• Si la personne a un nom sur son profil Monta, c’est toujours ce nom qui est affiché à la place.

• Le nom apparaît dans la liste des membres, dans les exports de données (Member Name, User Name) et dans la vue d’ensemble des coûts de flotte. Les liens publics de partage des tableaux de bord continuent d’afficher les numéros User #.

• Pour supprimer un nom, videz les champs dans la page Paramètres du membre. La modification groupée ne modifie que les noms que vous renseignez.

Accepter une invitation à rejoindre un compte

Pour accepter l’invitation, la personne nouvellement invitée doit suivre ces étapes :

1. Cliquez sur l’onglet Comptes.

2. Sélectionnez Afficher les invitations au compte.

3. Choisissez de Rejoindre le compte.

Partager un code d'accès au compte avec les utilisateurs

Vous pouvez partager le code du compte avec les utilisateurs qui possèdent déjà un compte Monta. Ils peuvent utiliser le code dans Monta Charge pour rejoindre le compte. Vous pouvez configurer le compte pour qu'il accepte automatiquement toute personne qui utilise un code de compte, ou pour accepter manuellement les demandes d'adhésion.

1. Ouvrez le compte et accédez à l'onglet Membres & Accès.

2. Ouvrez la flèche à côté de Inviter un membre et sélectionnez Inviter avec un code de compte.

3. Copiez le code et partagez-le avec les utilisateurs.

Gérer les demandes d'adhésion

Pour accepter une demande d'adhésion d'un utilisateur :

1. Ouvrez le compte et accédez à l'onglet Membres & Accès.

2. Repérez le membre dont le statut est Demandé.

3. Cliquez sur les trois points et sélectionnez Répondre à la demande d'adhésion.

4. Cliquez sur Accepter la demande d'adhésion.

Créer un prix pour les membres

Un prix pour les membres définit le prix que les membres du compte paient lorsqu'ils rechargent sur les bornes de recharge du compte. Vous pouvez créer plusieurs groupes de prix et les appliquer à différents membres du compte.

1. Ouvrez le compte et accédez à l'onglet Groupes de prix.

2. Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez Prix pour les membres.

3. Renseignez les détails du groupe de prix : nom, montant du prix, type de prix et tarif.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Appliquer un prix pour les membres

Vous pouvez définir un prix pour les membres par défaut afin qu'il soit toujours suggéré aux nouveaux membres du compte, ou attribuer différents groupes de prix à des membres spécifiques.

1. Ouvrez le compte et accédez à l'onglet Groupes de prix.

2. Cliquez sur Prix pour les membres.

3. Depuis le bouton d'action, définissez le groupe de prix comme valeur par défaut ou appliquez-le aux membres du compte.

4. Sélectionnez les membres du compte qui ont besoin de ce groupe de prix, puis cliquez sur Enregistrer.

Appliquer des frais par membre

Les frais par membre permettent au compte de prélever des frais mensuels sur les wallets personnels des membres du compte, par exemple pour couvrir les coûts d'un abonnement de service.

1. Ouvrez le compte et accédez à l'onglet Membres & Accès.

2. Sélectionnez un ou plusieurs membres.

3. Cliquez sur Appliquer des frais par membre.

4. Sélectionnez si vous souhaitez créer de nouveaux frais par membre ou appliquer des frais existants.

5. Sélectionnez les frais, puis cliquez sur Enregistrer.

Créer un groupe de membres

Les groupes de membres permettent aux administrateurs de compte d'appliquer un ensemble de paramètres à plusieurs membres du compte à la fois, y compris les permissions, la tarification et l'accès au wallet.

Important : Lorsqu'un groupe de membres est appliqué à un propriétaire de compte, les droits et permissions de ce propriétaire sont remplacés.

1. Ouvrez le compte et accédez à l'onglet Membres & Accès.

2. Ouvrez l'onglet Groupes de membres et cliquez sur Nouveau.

3. Saisissez un nom et une description pour le groupe.

4. Renseignez les paramètres de permissions (voir le tableau ci-dessous).

5. Vérifiez les permissions du groupe de membres, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

6. Cliquez sur Ajouter des membres pour appliquer le groupe de membres aux membres du compte.

Champ	À quoi sert ce champ ?	Commentaire
Nom du groupe de membres	Saisissez un nom distinct
Description	Une description pour vous aider à identifier le groupe de membres
Rôle de l’utilisateur	Sélectionnez si le membre doit disposer des droits d’administrateur
Prix pour les membres	Sélectionnez le prix que paie le membre lors de la recharge sur les bornes de recharge du compte	Ce n’est pas le même que le groupe de prix de remboursement.
Frais par membre	Indiquez si vous souhaitez que le membre paie des frais mensuels pour faire partie de ce compte
Payer la recharge avec le wallet du compte	Indiquez si le membre du compte peut utiliser le solde de son wallet pour payer la recharge	Lorsque cette option est désactivée, le membre du compte paie avec son wallet personnel. Vous pouvez limiter les pays dans lesquels il peut payer la recharge.
Payer dans la boutique	Permet au membre d’utiliser le wallet du compte pour payer des cartes de recharge, des stickers et d’autres articles
Dépôt sur le wallet du compte	Permet au membre d’ajouter des fonds au wallet du compte	Recommandé uniquement pour les administrateurs qui gèrent les finances du compte. Si le dépôt est désactivé dans les paramètres de l’opérateur pour ce type de compte, activer cette option n’a aucun effet.
Retrait du wallet du compte	Permet au membre de retirer des fonds du wallet du compte	Recommandé uniquement pour les administrateurs qui gèrent les finances du compte. Si le retrait est désactivé dans les paramètres de l’opérateur pour ce type de compte, activer cette option n’a aucun effet.
Gérer les cartes de recharge	Permet au membre d’ajouter, de modifier et de supprimer des cartes de recharge et des véhicules Autocharge	Ne s’applique qu’aux membres ayant le rôle Administrateur. Chaque administrateur dispose de cette autorisation par défaut. Si la gestion des cartes de recharge est désactivée dans les paramètres de l’opérateur pour ce type de compte, activer cette option n’a aucun effet.
Gérer les membres du compte	Permet au membre d’inviter et de gérer d’autres membres du compte
Peut configurer les bornes de recharge	Activez cette option pour permettre au membre de mettre à jour les configurations OCPP des bornes de recharge du compte
Demander un EVSE remboursé	Activez cette option pour permettre au membre de demander un EVSE remboursé, payé depuis le wallet de votre compte

Les autorisations de dépôt et de retrait sont distinctes de l'autorisation Gérer les cartes de recharge. Vous pouvez ainsi autoriser un administrateur à gérer les cartes de recharge sans lui permettre d'effectuer des dépôts sur le wallet du compte ou des retraits de celui-ci.

Appliquer des restrictions de wallet à un groupe de membres

Vous pouvez définir des restrictions de wallet pour un groupe de membres afin que tous les membres du groupe suivent les mêmes pays et opérateurs autorisés.

1. Ouvrez votre compte et accédez à Membres & Accès > Groupes de membres.

2. Ouvrez un groupe et faites défiler jusqu'à Autorisations de wallet des membres et restrictions de paiement.

3. Définissez si les membres peuvent payer avec le Account Wallet, ainsi que les pays et les opérateurs qu'ils peuvent utiliser.

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Si le compte comporte des restrictions existantes au niveau de l'opérateur ou du compte, celles-ci s'afficheront par défaut et pourront être davantage limitées ici.

Attribuer l'accès aux bornes de recharge aux membres du compte

Vous pouvez restreindre l'accès aux bornes de recharge des membres du compte, afin qu'ils ne puissent recharger que sur certaines bornes spécifiques. Cela s'applique aux membres actuels et aux membres nouvellement invités qui sont encore à l'état Invité.

1. Ouvrez le compte et accédez à l'onglet Membres.

2. Sélectionnez le membre du compte.

3. Utilisez la recherche pour trouver une borne de recharge spécifique, si nécessaire.

4. Depuis le bouton d'action, sélectionnez Accorder l'accès.

Invitez tous les membres de votre organisation grâce à votre domaine e-mail professionnel

Pour inviter toutes les personnes de votre organisation qui utilisent Monta, ajoutez et vérifiez votre domaine e-mail dans l'onglet Domaines e-mail. Consultez Comment inviter des collègues à un compte par domaine e-mail ?

Supprimer un membre du compte

Seuls les propriétaires du compte et les administrateurs ayant le droit de gérer les membres du compte peuvent retirer un utilisateur du compte. Une fois supprimé, le membre n'aura plus accès aux bornes de recharge ni au wallet du compte. Si le membre du compte bénéficie d'un remboursement, celui-ci sera interrompu et le membre ne pourra plus en faire la demande.

1. Ouvrez le compte et accédez à l'onglet Membres & Accès.

2. Cliquez sur l'onglet Membres, puis sélectionnez le bouton d'action du membre que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Supprimer le membre du compte.

4. Confirmez en cliquant sur Oui, supprimer.