Ontdek de essentiële stappen en best practices voor bedrijfsverificatie (KYB) om naleving te garanderen en het vertrouwen van exploitanten en teams te vergroten.
Alle nieuwe exploitanten en de meeste professionele accounts moeten een Know Your Business (KYB)-verificatie voltooien voordat ze toegang krijgen tot financiële functies. Of een account KYB nodig heeft, hangt af van hoe betalingen worden verwerkt — zie de onderstaande tabel voor de vereisten. Dit artikel legt uit wat KYB is, hoe het werkt en wat er gebeurt als de verificatie niet wordt voltooid.
Wat is KYB?
KYB staat voor Know Your Business. Het is een wettelijke vereiste op grond van de EU-regels ter bestrijding van witwassen (AMLD5/6). Monta gebruikt KYB om te verifiëren dat elk bedrijf dat gebruikmaakt van financiële functies -- zoals wallets, bankuitbetalingen en facturering -- een legitieme geregistreerde entiteit is.
KYB-verificatie wordt uitgevoerd door onze verificatiepartner.
Wie moet KYB voltooien?
Persoonlijke accounts zijn niet onderworpen aan KYB — zij vallen onder KYC. Voor alle andere accounts hangt KYB af van hoe betalingen worden verwerkt.
Gebruik deze tabel om te controleren of KYB van toepassing is:
| Scenario | KYB vereist? | Waarom |
|---|---|---|
| Nieuwe exploitant | Ja | Exploitant ontvangt uitbetalingen en beheert de facturering |
| Professioneel account — Exploitanttransactie UIT | Ja | Het account beheert zijn eigen geld |
| Professioneel account — Exploitanttransactie AAN | Nee | Exploitant verwerkt alle betalingen — het account heeft nooit toegang tot het saldo |
| Intern account van de exploitant | Nee | Exploitant is al geverifieerd |
| Privéaccount — Exploitanttransactie UIT | Ja | Het account beheert zijn eigen geld |
| Privéaccount — Exploitanttransactie AAN | Nee | Exploitant verwerkt alle betalingen |
| Persoonlijk account | Nee | Gedekt door KYC, niet KYB |
| Hetzelfde registratienummer als een geverifieerde entiteit | Automatisch gekoppeld | Direct — geen nieuwe verificatie |
De kernregel: als Operator Transaction is ingeschakeld, is het account vrijgesteld — de exploitant beheert al het geld. Als Operator Transaction is uitgeschakeld, beheert het account zijn eigen geld en is KYB vereist.
Welke functies zijn geblokkeerd zonder KYB?
Totdat KYB is goedgekeurd, zijn de volgende functies niet beschikbaar:
- Bankgegevens toevoegen
- Saldo opnemen uit de wallet
- Facturering inschakelen
- Abonnementsfacturering
- Factuuroverzicht laden
Gebruikers kunnen nog steeds laden en laadpalen beheren terwijl de verificatie loopt.
Hoe het KYB-proces werkt
KYB wordt voltooid via de beveiligde procedure van onze verificatiepartner. Het proces omvat:
- Het indienen van gegevens van de rechtspersoon (bedrijfsnaam, land van oprichting, BTW-nummer, zakelijk adres)
- Het uploaden van documenten (oprichtingsakte, bewijs van zakelijk adres, uittreksel uit het handelsregister)
- Het verifiëren van de uiteindelijk begunstigden (UBO's) -- alle personen met meer dan 25% eigendom of zeggenschap
Elke UBO moet een individuele identiteitsverificatie voltooien (door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs, adresbewijs, selfie/liveness-check, PEP- en sanctiescreening).
KYB-status
Je KYB-status is zichtbaar in je accountinstellingen. De mogelijke statussen zijn:
- In behandeling -- de verificatie is ingediend en wordt beoordeeld
- Goedgekeurd -- de verificatie is voltooid en alle financiële functies zijn ontgrendeld
- Afgewezen -- de verificatie is niet goedgekeurd; neem contact op met support@monta.com voor de volgende stappen
De meeste standaardverificaties worden binnen 48 uur afgerond. Complexe gevallen waarvoor verscherpt cliëntenonderzoek (EDD) vereist is, kunnen tot 72 uur in beslag nemen.
Voor eigenaren van het bedrijf: de verificatie-e-mail
Nadat een beheerder de bedrijfsgegevens heeft ingediend, ontvangt iedereen die meer dan 25% van het bedrijf bezit of er zeggenschap over heeft een e-mail van onze verificatiepartner met het verzoek om zijn of haar identiteit te verifiëren.
- De e-mail komt van onze verificatiepartner, niet van een monta.com-adres. Komt hij niet aan? Kijk dan in de spammap.
- Elke eigenaar verifieert zich met een officieel identiteitsbewijs, een adresbewijs en een selfie. Dat duurt een paar minuten op een telefoon.
- De verificatie van het bedrijf kan pas worden goedgekeurd als alle eigenaren hun deel hebben afgerond.
- Is de e-mail van een eigenaar kwijt of verlopen? Neem contact op met support@monta.com, dan sturen we een nieuwe.
KYB-verificatie starten
KYB wordt automatisch gestart wanneer je een nieuwe exploitant of professioneel account aanmaakt. Je kunt ook je verificatiestatus starten of controleren via je accountinstellingen.
Alleen gebruikers met de rol Beheerder op een Exploitant of Account kunnen KYB voltooien.
- Open Monta Hub.
- Voor een exploitant: ga naar Instellingen > Algemeen — de KYB-verificatiekaart verschijnt daar automatisch als verificatie vereist is.
- Voor een account: ga naar het tabblad Betaling van het account en daarna naar Instellingen — daar verschijnt de KYB-verificatiekaart.
- Volg de stappen op het scherm om je bedrijfsgegevens in te dienen.
Verwacht resultaat: Je ontvangt een bevestiging wanneer je inzending is ontvangen. De verificatiekaart in Hub toont je status. Zodra die is goedgekeurd, worden de financiële functies automatisch ontgrendeld.
Verificatie koppelen aan accounts
Als je nieuwe account of subexploitant hetzelfde KVK-nummer en hetzelfde land heeft als een al geverifieerde entiteit, koppelt het systeem de verificatie automatisch. Er is geen nieuwe verificatie nodig — één verificatie dekt alle entiteiten onder dezelfde juridische identiteit.
Automatisch koppelen is handig wanneer:
- Dezelfde juridische entiteit meerdere accounts beheert.
- Een exploitant een nieuw account aanmaakt voor een entiteit die al elders is geverifieerd.
- Een groep subexploitanten allemaal onder hetzelfde moederbedrijf valt.
Een bestaande verificatie handmatig koppelen:
- Selecteer in het KYC/KYB-gedeelte Ik heb al een geverifieerd KYC-ID.
- Voer het KYC-ID in van je eerder geverifieerde account.
- Als je de koppeling toevoegt als exploitant-gebruiker, wordt de koppeling automatisch goedgekeurd.
- Als je de koppeling toevoegt als accountgebruiker, moet de exploitant of het account met het overeenkomende KYC-ID toestemming geven voordat de koppeling wordt geactiveerd.
Zodra de koppeling is gemaakt, kun je alle exploitanten en accounts met hetzelfde KYC-ID bekijken via het verificatieoverzicht.
Je verificatie up-to-date houden
- Als je bedrijfsgegevens veranderen (bijvoorbeeld de naam, het adres of wie eigenaar is), werk ze dan bij in Monta Hub. Je verificatie gaat terug naar In behandeling terwijl we de wijziging beoordelen, en uitbetalingen worden gepauzeerd tot ze opnieuw is goedgekeurd.
- Af en toe kunnen we je vragen je gegevens opnieuw te bevestigen, zoals de antiwitwasregels vereisen.
Bedrijfsregistratienummers per land
Bij het voltooien van KYB dien je je KVK-nummer op te geven. Dit is de officiële identificatie uitgegeven door het nationale handelsregister in jouw land.
Gebruik de onderstaande tabel om het juiste nummer voor jouw land te vinden.
| Land | Naam registratienummer | Formaat / opmerkingen |
|---|---|---|
| Denemarken | CVR-nummer | 8 cijfers (bijv. DK12345678) |
| Zweden | Organisationsnummer | 10 cijfers (bijv. 556000-0000) |
| Noorwegen | Organisasjonsnummer | 9 cijfers |
| Finland | Y-tunnus | 7 cijfers + controlecijfer (bijv. 1234567-8) |
| Duitsland | Handelsregisternummer | Alfanumeriek, verschilt per deelstaat |
| Nederland | KVK-nummer | 8 cijfers |
| Frankrijk | SIREN of SIRET | 9 cijfers (SIREN) of 14 cijfers (SIRET) |
| België | BCE/KBO-nummer | 10 cijfers (begint met 0 of 1) |
| Verenigd Koninkrijk | Companies House-nummer | 8 cijfers of 2 letters + 6 cijfers |
| Oostenrijk | Firmenbuchnummer | FN + maximaal 6 cijfers + letter |
| Zwitserland | UID | 9 cijfers (CHE-xxx.xxx.xxx) |
| Spanje | CIF / NIF | 9 tekens |
| Italië | Codice Fiscale of Partita IVA | 11 cijfers (BTW) of 16 tekens (belastingcode) |
| Polen | NIP of KRS | 10 cijfers (NIP) |
| Verenigde Staten | EIN | XX-XXXXXXX |
| Canada | BN | 9 cijfers |
Als jouw land niet in de lijst staat, gebruik dan het bedrijfsregistratienummer dat is uitgegeven door het nationale handelsregister van jouw land. Het nummer moet tussen de 4 en 20 tekens lang zijn.
Wat is customer due diligence?
Customer due diligence (CDD) is het bredere complianceproces dat KYB omvat. Monta is verplicht CDD uit te voeren op alle zakelijke klanten op grond van EU-financiële regelgeving.
Zie voor volledige details de Customer Due Diligence FAQ.
Probleemoplossing
Ik heb KYB ingediend, maar mijn account is nog steeds beperkt.
Verificatie wordt doorgaans binnen 48 uur afgerond. Als het langer heeft geduurd, neem dan contact op met Monta support en vermeld je referentienummer.
Mijn aanvraag is afgewezen.
Neem contact op met Monta support. In sommige gevallen is aanvullende documentatie vereist.
Ik kan de KYC/KYB-sectie niet vinden.
Alleen Beheerder-gebruikers hebben toegang tot KYB-instellingen. Controleer of je accountrol is ingesteld op Beheerder bij de exploitant of het account.