Werkgevers kunnen medewerkers vergoeden voor het laden van hun elektrisch voertuig thuis. De instelling vereist actie van zowel de werkgever als de medewerker.

Wat er in één oogopslag nodig is

Het team van de werkgever instellen

1. Maak een Professioneel Team aan

De eerste stap is dat de werkgever een Professioneel Team aanmaakt, dat het vergoedingsteam wordt. Ze gebruiken de wallet van dit team om vergoedingen rechtstreeks naar de wallets van medewerkers te versturen.

2. Geef de betaalmethode op

Er zijn momenteel twee betaalmethoden voor het vergoeden van een team:

a. Facturering

Als het bedrijf van de werkgever BTW-plichtig is, kunnen zij verzoeken om door Monta gefactureerd te worden. Hiervoor moet het financeteam van Monta een Know Your Business (KYB)-controle uitvoeren voordat facturering wordt goedgekeurd.

b. Operator Transaction

De exploitant van het vergoedingsteam kan Operator Transaction inschakelen als betaalmethode, waarbij hij de verantwoordelijkheid neemt voor alle teamtransacties. Deze oplossing is alleen geschikt voor specifieke instellingen en overeenkomsten.

3. Nodig de werknemer(s) uit

Voor bedrijven die vijf of meer werknemers vergoeden, raden we aan een ledengroep te gebruiken om het proces te stroomlijnen door werknemersprofielen vooraf te definiëren en machtigingen in bulk te verlenen.

Voor kleinere groepen of individuele werknemers kunnen beheerders vergoedingsverzoeken één voor één inschakelen tijdens het uitnodigingsproces. Werkgevers kunnen werknemers uitnodigen via hun e-mailadres of telefoonnummer, ongeacht of ze al een Monta-account hebben.

• Als ze al deel uitmaken van het Vergoedingsteam, kan de beheerder hen via de Ledeninstellingen toevoegen aan de Ledengroep.
• Als de medewerkers nog geen Monta-account hebben, ontvangen ze een uitnodiging om er een aan te maken.
• Als ze al Monta-gebruikers zijn, ontvangen ze een melding in Monta Charge.

Het team van de medewerker instellen

1. Maak een privéteam aan

Maak een privéteam aan waar de medewerker zijn of haar vergoedingen ontvangt. We raden aan dit team aan te maken onder dezelfde exploitant als het professionele team, voor eenvoudiger beheer en probleemoplossing.

2. Voeg de laadpaal van de medewerker toe en verbind deze

De laadpaal moet verbonden zijn met het privéteam zodat de medewerker vergoed kan worden.

Als de laadpaal nog niet verbonden is met Monta, volg dan de handleiding voor het toevoegen en verbinden van een laadpaal en zorg er vervolgens voor dat deze wordt toegevoegd aan het aangewezen privéteam.

Als de laadpaal al is ingesteld in een ander team, zet de laadpaal dan over naar dit nieuwe privéteam. Alleen de team-eigenaar of een teamlid met de juiste rechten kan dit doen.

3. De medewerker accepteert de uitnodiging voor het team van de werkgever

Om vergoedingen aan te vragen, moet de werknemer de uitnodiging accepteren via Monta Charge. Exploitanten dienen te bevestigen dat de werknemer de uitnodiging heeft geaccepteerd.

Hoe werknemers vergoedingen kunnen aanvragen

Werknemers kunnen vergoedingen aanvragen zodra de werkgever de configuratie in Monta Hub heeft voltooid.

1. De werknemer vraagt vergoedingen aan

Zodra de laadpaal is toegevoegd aan het Monta-account en de configuratie is voltooid, ziet de werknemer het label "Vergoeding beschikbaar" op hun laadpaal in Monta Charge. Via de laadpaalinstellingen kunnen zij hun werkgever verzoeken om hen te beginnen vergoeden.

Tijdens het aanvraagproces kan de werknemer hun stroomkosten instellen op basis van hun energierekening. De werkgever kan echter ook een vergoedingsprijsgroep aanmaken en die in plaats daarvan toepassen.

2. De werkgever accepteert het vergoedingsverzoek

In het vergoedingsgedeelte van het team kan de beheerder de verzoeken van medewerkers bekijken en goedkeuren. Tijdens de goedkeuring bepaalt de beheerder de vergoedingsprijs per kWh — ofwel de stroomkosten van de medewerker of een vergoedingsprijsgroep. De werkgever kan kiezen om na elke afzonderlijke laadsessie of maandelijks uit te betalen.

Hoe werkt vergoeden?

1. De medewerker laadt op

De medewerker sluit de bedrijfsauto aan en start een laadsessie in Monta Charge. Vergoedingen zijn compatibel met Nu laden, Geplande laadsessie en slim laden. De medewerker bevestigt dat de laadsessie wordt vergoed door het team van de werkgever en swipet vervolgens om te beginnen met laden.

Medewerkers kunnen ook laadregels instellen om te bepalen welke laadsessies vergoed moeten worden.

2. Vergoeding wordt overgemaakt

Wanneer de laadsessie is voltooid, wordt de vergoeding overgemaakt van de wallet van de werkgever naar de wallet van de medewerker. Beide partijen kunnen de financiële transactie en een bon bekijken in hun wallets. De werkgever kan kiezen om na elke afzonderlijke laadsessie of aan het einde van de maand te vergoeden.

Vergoedingen beheren in Monta Hub

Nodig een medewerker uit voor het vergoedingsteam

1. Open het team en ga naar het tabblad Vergoedingen
2. Selecteer het tabblad Medewerkers en klik op Medewerker uitnodigen
3. Kies of je één medewerker of meerdere medewerkers tegelijk wilt uitnodigen
4. Voer het telefoonnummer of e-mailadres in waarmee de gebruiker inlogt
5. Selecteer een ledengroep (optioneel)
6. Selecteer de gebruikersrol
7. Selecteer de ledenprijsgroep
8. Klik op Uitnodigen

Instellingen van teamleden bewerken

Om vergoed laden aan te bieden aan bestaande teamleden:

1. Ga naar het tabblad Leden & Toegang van het team
2. Klik op de gebruiker om diens instellingen te openen
3. Scroll naar beneden naar Machtigingen en schakel de optie in om een vergoedingsaanvraag mogelijk te maken
4. Klik op Wijzigingen opslaan

Een vergoedingsaanvraag van een medewerker accepteren

1. Ga naar het tabblad Vergoedingen van het team
2. Klik op Vergoedingsaanvragen
3. Selecteer een of meer aanvragen en klik op Aanvragen beoordelen
4. Selecteer de vergoedingsprijs:
   • Kies tussen de gedeelde stroomkosten van de medewerker of een vergoedingsprijsgroep
   • Zet dit aan als je wilt dat het team een abonnement op de laadpaal betaalt
   • Als dit niet is ingeschakeld, betaalt de medewerker voor een abonnement via zijn persoonlijke Monta Wallet
5. Keur het verzoek goed

Een vergoedingsprijsgroep aanmaken

1. Open het team en ga naar het tabblad Vergoedingen
2. Klik op Instellingen en kies ervoor om een nieuwe prijsgroep aan te maken
3. Vul de gegevens van de prijsgroep in (naam, prijs, enz.):
   • Voor een vaste prijs kun je een uurtarief toevoegen
   • Voor een spotprijs kun je kiezen tussen intervallen van 60 of 15 minuten, een uurtarief toevoegen of geavanceerde prijzen instellen
4. Klik op Opslaan

Handmatige uitbetalingen

Als je maandelijkse uitbetaling hebt ingesteld, kun je openstaande betalingen bekijken in het gedeelte Handmatige uitbetalingen van het tabblad Vergoedingen.

1. Open het team en ga naar het tabblad Vergoedingen
2. Open het tabblad Handmatige uitbetalingen
3. Selecteer de maand (de huidige maand is standaard geselecteerd)
4. Klik op Uitbetalingen goedkeuren
5. Controleer het bedrag en klik op Goedkeuren -- er wordt een transactie gestart van het Vergoedingsteam naar het team van de vergoed laadpaal

Een update van de stroomkosten van een medewerker goedkeuren

Als je vergoedt op basis van de stroomkosten van de medewerker, kun je een update als volgt goedkeuren:

1. Open het team en ga naar het tabblad Vergoedingen
2. Klik op Medewerkers
3. Selecteer om de wijziging te bekijken
4. Bekijk de bijgewerkte kosten en klik op Goedkeuren

Stoppen met het vergoeden van een medewerker

Je kunt stoppen met het vergoeden van een medewerker door hen uit het Vergoedingsteam te verwijderen of door de vergoeding te stoppen in het gedeelte Vergoedingen van het team.

1. Open het gedeelte Vergoedingen en selecteer het tabblad Medewerkers
2. Klik op de actieknop ... van de medewerker
3. Klik op Overeenkomst verwijderen
4. Geef aan of de medewerker ook uit het team verwijderd moet worden -- als ze worden verwijderd, kunnen ze geen vergoeding meer aanvragen

Gereguleerde vergoeding Prijsgroepen (alleen België)

In België zijn werkgevers verplicht de thuislaadkosten te vergoeden op basis van nationaal of regionaal geïndexeerde tarieven. Monta past de relevante geïndexeerde tarieven automatisch toe.

• Automatische CREG-geïndexeerde tariefupdates voor teams in België
• Ondersteuning voor nationale en regionale tarieven in: Vlaanderen, Brussels Hoofdstedelijk Gewest en Wallonië
• Nauwkeurige tarieftoewijzing per sessie op basis van het tijdstempel van de laadsessie
• Hetzelfde configuratieproces als bestaande vergoedingsprijsgroepen -- geen extra instelling vereist

Best practices voor werkgevers

1. Het proces centraliseren

We raden aan een wagenparkbeheerder aan te stellen om het vergoedingsproces te beheren. Deze persoon moet de uitnodigingsstroom begrijpen en medewerkers begeleiden tijdens de instelling.

2. Medewerkers helpen hun laadpalen te verbinden met Monta

Medewerkers hebben mogelijk hulp nodig bij het onboarden in Monta en het verbinden van hun laadpalen. De wagenparkbeheerder moet vertrouwd zijn met het aanmaken van een Monta-account, het verbinden van een laadpaal en het algehele vergoedingsproces.

3. Vergoede laadsessies exporteren vanuit Monta

Een lijst van vergoede laadsessies kan worden geëxporteerd vanuit Monta Hub. De vergoedingspagina heeft een zoekbalk om te filteren op naam van de medewerker of tijdsperiode. Resultaten kunnen worden geëxporteerd als een CSV-bestand met details zoals geladen kWh, gebruikte prijsgroep, betaalmethode, laadpaal-ID en meer.