Thuisvergoeding in de oude Hub

Voor: Werkgevers (exploitanten/beheerders) die vergoedingen voor thuisladen van medewerkers instellen in Monta Hub

Werkgevers kunnen medewerkers vergoeden voor het laden van hun elektrisch voertuig thuis. De instelling vereist actie van zowel de werkgever als de medewerker.

Wat is er in één oogopslag nodig

Het team van de werkgever instellen

1. Maak een Professional Team aan

De eerste stap is dat de werkgever een Professional Team aanmaakt, dat het vergoedingsteam zal zijn. Ze gebruiken de Wallet van dit team om vergoedingen rechtstreeks naar de Wallets van medewerkers uit te betalen.

2. Geef de betaalmethode op

Er zijn momenteel twee betaalmethoden voor het vergoeden van een team:

a. Facturering

Als het bedrijf van de werkgever BTW-plichtig is, kunnen zij verzoeken om door Monta te worden gefactureerd. Hiervoor moet het financiële team van Monta een Know Your Business (KYB)-controle uitvoeren voordat facturering wordt goedgekeurd.

b. Exploitant transactie

De exploitant van het vergoedingsteam kan een exploitant transactie inschakelen als betaalmethode, waarbij de verantwoordelijkheid voor alle teamtransacties wordt overgenomen. Deze oplossing is alleen geschikt voor specifieke configuraties en overeenkomsten.

3. Nodig de medewerker(s) uit

Voor bedrijven die vijf of meer medewerkers vergoeden, raden we aan een ledengroep te gebruiken om het proces te stroomlijnen door medewerkersprofielen vooraf te definiëren en machtigingen in bulk te verlenen.

Voor kleinere groepen of individuele medewerkers kunnen beheerders vergoedingsverzoeken één voor één inschakelen tijdens het uitnodigingsproces. Werkgevers kunnen medewerkers uitnodigen via hun e-mailadres of telefoonnummer, ongeacht of ze al een Monta-account hebben.

• Als ze al deel uitmaken van het vergoedingsteam, kan de beheerder ze toevoegen aan de ledengroep via de ledeninstellingen.
• Als de medewerkers nog geen Monta-account hebben, worden ze uitgenodigd om er een aan te maken.
• Als ze al Monta-gebruikers zijn, ontvangen ze een melding in Monta Charge.

Het team van de medewerker instellen

1. Maak een privéteam aan

Maak een privéteam aan waar de medewerker zijn vergoedingen ontvangt. We raden aan dit team aan te maken onder dezelfde exploitant als het professionele team, voor eenvoudiger beheer en probleemoplossing.

2. Voeg de laadpaal van de medewerker toe en verbind deze

De laadpaal moet verbonden zijn met het privéteam zodat de medewerker een vergoeding ontvangt.

Als de laadpaal nog niet verbonden is met Monta, volg dan de handleiding voor het toevoegen en verbinden van een laadpaal en zorg er vervolgens voor dat deze wordt toegevoegd aan het aangewezen privéteam.

Als de laadpaal al is ingesteld in een ander team, breng de laadpaal dan over naar dit nieuwe privéteam. Alleen de team-eigenaar of een teamlid met de juiste rechten kan dit doen.

3. Medewerker accepteert de uitnodiging voor het team van de werkgever

Om vergoedingen aan te vragen, moet de medewerker de uitnodiging accepteren via Monta Charge. Exploitanten moeten bevestigen dat de medewerker de uitnodiging heeft geaccepteerd.

Hoe medewerkers vergoedingen kunnen beginnen aan te vragen

Medewerkers kunnen vergoedingen beginnen aan te vragen zodra de werkgever de instelling in Monta Hub heeft voltooid.

1. De werknemer vraagt vergoedingen aan

Zodra de laadpaal is toegevoegd aan het Monta-account en de installatie is voltooid, ziet de werknemer een label "Vergoeding beschikbaar" op hun laadpaal in Monta Charge. Via de instellingen van de laadpaal kunnen ze hun werkgever verzoeken om hen te vergoeden.

Tijdens het aanvraagproces kan de werknemer hun stroomkosten instellen op basis van hun energierekening. De werkgever kan echter ook een vergoedingsprijsgroep aanmaken en die in plaats daarvan toepassen.

2. De werkgever accepteert het vergoedingsverzoek

In het gedeelte Vergoedingen van het team kan de beheerder de verzoeken van werknemers bekijken en goedkeuren. Tijdens de goedkeuring bepaalt de beheerder de vergoedingsprijs per kWh — ofwel de stroomkosten van de werknemer of een vergoedingsprijsgroep. De werkgever kan ervoor kiezen om na elke afzonderlijke laadsessie of maandelijks uit te betalen.

Hoe werkt vergoeden?

1. De medewerker laadt op

De medewerker sluit de bedrijfsauto aan en start een laadsessie in Monta Charge. Vergoedingen zijn compatibel met Nu laden, Geplande laadsessie en Slim laden. De medewerker bevestigt dat de laadsessie wordt vergoed door het team van de werkgever en swipet vervolgens om te beginnen met laden.

Medewerkers kunnen ook Laadregels instellen om te bepalen welke laadsessies vergoed moeten worden.

2. Vergoeding wordt overgemaakt

Wanneer de laadsessie is voltooid, wordt de vergoeding overgemaakt van de wallet van de werkgever naar de wallet van de werknemer. Beide partijen kunnen de financiële transactie en een bon in hun wallets bekijken. De werkgever kan kiezen om na elke afzonderlijke laadsessie of aan het einde van de maand te vergoeden.

Vergoedingen beheren in Monta Hub

Nodig een werknemer uit voor het vergoedingsteam

1. Open het team en ga naar het tabblad Vergoedingen
2. Selecteer het tabblad Medewerkers en klik op Medewerker uitnodigen
3. Selecteer om een enkele of meerdere medewerkers tegelijk uit te nodigen
4. Voer het telefoonnummer of e-mailadres in waarmee de gebruiker inlogt
5. Selecteer een ledengroep (optioneel)
6. Selecteer de gebruikersrol
7. Selecteer de ledenprijsgroep
8. Klik op Uitnodigen

Instellingen voor teamleden bewerken

Om vergoed laden aan te bieden aan bestaande teamleden:

1. Ga naar het tabblad Leden & Toegang van het team
2. Klik op de gebruiker om hun instellingen te openen
3. Scroll naar beneden naar Machtigingen en zet de schakelaar aan om een vergoedingsverzoek in te schakelen
4. Klik op Wijzigingen opslaan

Accepteer een vergoedingsverzoek van een medewerker

1. Ga naar het tabblad Vergoedingen van het team
2. Klik op Vergoedingsverzoeken
3. Selecteer een of meer verzoeken en klik op Aanvragen beoordelen
4. Selecteer vergoedingsprijs:
   • Kies tussen de gedeelde stroomkosten van de medewerker of een vergoedingsprijsgroep
   • Schakel in als je wilt dat het team een abonnement op de laadpaal dekt
   • Als dit niet is ingeschakeld, betaalt de medewerker voor een abonnement met zijn persoonlijke Monta Wallet
5. Keur het verzoek goed

Maak een vergoedingsprijsgroep aan

1. Open het team naar het tabblad Vergoedingen
2. Klik op Instellingen en selecteer om een nieuwe prijsgroep aan te maken
3. Vul de details van de prijsgroep in (naam, prijsbedrag, enz.):
   • Voor een vaste prijs kun je een uurtarief toevoegen
   • Voor een spotprijs kun je kiezen tussen intervallen van 60 of 15 minuten, een uurtarief toevoegen of geavanceerde prijzen instellen
4. Klik op Opslaan

Handmatige uitbetalingen

Als je maandelijkse uitbetaling hebt ingesteld, kun je openstaande betalingen bekijken in het gedeelte Handmatige uitbetalingen van het tabblad Vergoedingen.

1. Open het team en ga naar het tabblad Vergoedingen
2. Open het tabblad Handmatige uitbetalingen
3. Selecteer de maand (de huidige maand is standaard geselecteerd)
4. Klik op Uitbetalingen goedkeuren
5. Controleer het bedrag en klik op Goedkeuren — er wordt een transactie gestart van het Vergoedingsteam naar het team van de vergoed laadpaal

Goedkeuren van een update in stroomkosten van medewerker

Als je vergoedt op basis van de stroomkosten van de medewerker, kun je als volgt een update goedkeuren:

1. Open het team naar het tabblad Vergoedingen
2. Klik op Medewerkers
3. Selecteer om de wijziging te bekijken
4. Bekijk de bijgewerkte kosten en klik op Goedkeuren

Stop met het vergoeden van een medewerker

Je kunt stoppen met het vergoeden van een medewerker door hem uit het Vergoedingsteam te verwijderen of door de vergoeding te stoppen in het gedeelte Vergoedingen van het team.

1. Open het gedeelte Vergoedingen en selecteer het tabblad Medewerkers
2. Klik op de actieknop ... van de medewerker
3. Klik op Overeenkomst verwijderen
4. Selecteer of je de medewerker ook uit het team wilt verwijderen — als de medewerker wordt verwijderd, kan hij geen vergoeding meer aanvragen

Gereguleerde vergoeding Prijsgroepen (alleen België)

In België zijn werkgevers verplicht de thuislaadkosten te vergoeden op basis van nationaal of regionaal geïndexeerde tarieven. Monta past de relevante geïndexeerde tarieven automatisch toe.

• Automatische CREG-geïndexeerde tariefupdates voor teams in België
• Ondersteuning voor nationale en regionale tarieven in: Vlaanderen, Brussels Hoofdstedelijk Gewest en Wallonië
• Nauwkeurige tarieftoewijzing per sessie op basis van het tijdstempel van de laadsessie
• Hetzelfde configuratieproces als bestaande vergoedingsprijsgroepen — geen extra installatie vereist

Best practices voor werkgevers

1. Het proces centraliseren

We raden aan een wagenparkbeheerder aan te stellen om het vergoedingsproces te beheren. Deze persoon moet de uitnodigingsstroom begrijpen en medewerkers begeleiden tijdens de installatie.

2. Medewerkers helpen hun laadpalen te verbinden met Monta

Medewerkers hebben mogelijk hulp nodig bij het onboarden in Monta en het verbinden van hun laadpalen. De wagenparkbeheerder moet vertrouwd zijn met het aanmaken van een Monta-account, het verbinden van een laadpaal en het algehele vergoedingsproces.

3. Vergoed laadsessies exporteren vanuit Monta

Een lijst van vergoede laadsessies kan worden geëxporteerd vanuit Monta Hub. De vergoedingspagina heeft een zoekbalk om te filteren op naam van de medewerker of tijdsperiode. Resultaten kunnen worden geëxporteerd als een CSV-bestand met details zoals geladen kWh, gebruikte prijsgroep, betaalmethode, laadpaal-ID en meer.

Thuisvergoeding in de nieuwe Monta Hub

Dit gedeelte behandelt de nieuwe Monta Hub, waarbij de vergoeding is opgebouwd rond het tabblad Vergoedingen en een tweestaps-dialoogvenster Medewerker toevoegen waarmee je het type stroomkosten kunt kiezen en automatische goedkeuring kunt inschakelen op het moment van uitnodiging.

Hoe werkt thuisvergoeding?

Je stelt alles in via Monta Hub en de medewerker laadt thuis zoals gewoonlijk. Na elke sessie wordt het vergoede bedrag van jouw wallet naar de wallet van de medewerker overgemaakt. De medewerker kan ook een laadregel instellen om te bepalen welke sessies worden vergoed.

Wanneer je een medewerker uitnodigt, kies je een van de drie manieren om de stroomkosten in te stellen:

• Vergoedingsprijsgroep. Je wijst een vast tarief toe. De medewerker hoeft geen stroomkosten op te geven.
• Gereguleerd tarief. Je kiest een landspecifiek gereguleerd tarief — bijvoorbeeld het tarief van de Commission de Régulation de l'Électricité et du Gaz (CREG) in België. De medewerker hoeft geen stroomkosten op te geven. Alleen weergegeven voor landen met een gereguleerd tarief.
• Kosten van de werknemer. De werknemer dient zijn eigen tarief in via Monta Charge. Je kunt elke indiening handmatig beoordelen of automatische goedkeuring inschakelen.

Hoe stel ik het vergoedingsteam in?

1. Maak een Professional Team aan. Dit wordt het vergoedingsteam. De wallet hiervan wordt gebruikt om vergoedingen rechtstreeks naar de wallets van werknemers uit te betalen.
2. Kies een betaalmethode:
   • Facturering. Als je bedrijf BTW-plichtig is, kun je verzoeken om door Monta te worden gefactureerd. Het financiële team van Monta voert een Know Your Business (KYB)-controle uit voordat facturering wordt goedgekeurd.
   • Exploitanttransactie. De exploitant achter het vergoedingsteam neemt de verantwoordelijkheid voor alle teamtransacties. Alleen geschikt voor specifieke exploitantovereenkomsten.
3. Overweeg voor vijf of meer medewerkers een ledengroep aan te maken om profielen vooraf te definiëren en machtigingen in bulk te verlenen. Vergoedingsstandaarden die zijn ingesteld op een ledengroep (type stroomkosten, automatische goedkeuring, uitbetalingsschema) gelden voor elk lid dat je aan die groep toevoegt.

Hoe stelt de medewerker zijn team in?

1. De medewerker maakt een privéteam aan om vergoedingen te ontvangen. We raden aan dit aan te maken onder dezelfde exploitant als het vergoedingsteam, voor eenvoudiger beheer.
2. De medewerker voegt zijn thuislaadpaal (EVSE) toe aan het privéteam en verbindt deze. Als de EVSE al in een ander team staat, draagt de team-eigenaar deze over.
3. De medewerker accepteert je uitnodiging in Monta Charge.

Hoe maak ik een vergoedingsprijsgroep aan?

1. Open het vergoedingsteam en ga naar het tabblad Vergoedingen.
2. Selecteer Instellingen en kies ervoor om een nieuwe Prijsgroep aan te maken.
3. Vul de gegevens in (naam, prijsbedrag, enz.):
   • Vaste prijs — je kunt een uurtarief toevoegen.
   • Spotprijs — kies tussen intervallen van 60 of 15 minuten, voeg een uurtarief toe of configureer geavanceerde prijzen.
4. Selecteer Opslaan.

Hoe nodig ik een medewerker uit voor thuisvergoeding?

1. Open het vergoedingsteam en ga naar het tabblad Vergoedingen.
2. Selecteer Medewerker toevoegen.
3. Stap 1 — E-mailadres van de medewerker. Voer een of meer e-mailadressen van medewerkers in (maximaal 50 per batch). Elk adres toont een statusbadge: Nieuwe gebruiker, Monta-account of Teamlid. Ongeldige adressen, duplicaten en medewerkers die al een vergoeding ontvangen, worden geblokkeerd van de lijst.
4. Selecteer Doorgaan.
5. Stap 2 — Instellingen. Configureer de instellingen die van toepassing zijn op iedereen in de batch:
   • Ledengroep (optioneel) — wanneer ingesteld, worden de overige instellingen vergrendeld op de waarden van de groep.
   • Stroomkosten — kies Kosten van de medewerker, Vergoedingsprijsgroep of Gereguleerd tarief (indien beschikbaar).
   • Automatisch goedkeuren van stroomkosten — alleen beschikbaar met Kosten van werknemer. Wanneer ingeschakeld, worden kostenmeldingen automatisch geaccepteerd.
   • Uitbetalingsschema — Realtime (na elke sessie) of Einde van de maand.
   • Abonnement laadpaal vergoeden — optionele schakelaar om ook het EVSE-abonnement van de werknemer te vergoeden.
6. Selecteer Medewerker toevoegen.

Verwacht resultaat: een bevestigingsscherm toont hoeveel werknemers zijn toegevoegd. Kies Nog een toevoegen of Sluiten. Gesponsorde EVSE's worden automatisch aangemaakt voor elke thuislaadpaal die een werknemer bezit. Omdat het type stroomkosten wordt ingesteld op het moment van uitnodiging, worden werknemers met een prijsgroep of gereguleerd tarief direct Actief zodra ze de uitnodiging accepteren — er is geen aparte kostenmelding nodig.

Hoe stel ik automatische goedkeuring in zodat ik niet elke melding hoef te beoordelen?

Automatische goedkeuring werkt alleen met het type elektriciteitskosten Kosten van de werknemer. Wanneer dit is ingeschakeld, wordt het ingediende tarief van de werknemer onmiddellijk geaccepteerd en begint de vergoeding bij de volgende laadsessie.

Je kunt automatische goedkeuring op drie plaatsen inschakelen:

• Bij uitnodiging — schakel Elektriciteitskosten automatisch goedkeuren in bij stap 2 van het dialoogvenster Werknemer toevoegen.
• Per werknemer — schakel op de detailpagina van de vergoeding (Vergoedingen → de rij van de werknemer) Elektriciteitskosten automatisch goedkeuren in en sla op.
• Per ledengroep — scrol op de instellingenpagina van de ledengroep naar de kaart Vergoeding en schakel Elektriciteitskosten automatisch goedkeuren in. De wijziging geldt voor elk huidig lid van de groep.

Wanneer automatische goedkeuring is uitgeschakeld, wordt elke nieuwe kostenindeling de medewerker verplaatst naar de status Kostenbeoordeling voor handmatige goedkeuring.

Hoe bekijk en keur ik kostenaangiften goed?

1. Wanneer een medewerker stroomkosten indient of bijwerkt en automatische goedkeuring is uitgeschakeld, verschijnt er een banner boven de medewerkerstabel: Er zijn N vergoedingskosten ingediend ter goedkeuring.
2. Selecteer Kosten beoordelen om de tabel te filteren op die rijen, of gebruik het filter Status om alleen medewerkers met de status Kostenbeoordeling weer te geven.
3. Open de vergoeding van de medewerker's via het tabblad Vergoedingen (of via het subtabblad Aanvragen voor een geheel nieuwe aanvraag).
4. Bekijk het ingediende tarief.
5. Selecteer Toepassen en goedkeuren om het nieuwe tarief te accepteren, of Afwijzen om het te weigeren.

Verwacht resultaat: de medewerker wordt Actief en de vergoeding begint bij de volgende laadsessie. Voor gloednieuwe Kosten van medewerker-verzoeken waarbij nog geen tarief is ingediend, is alleen Afwijzen beschikbaar — er is niets goed te keuren totdat de medewerker zijn kosten indient.

Als automatische goedkeuring is ingeschakeld voor die medewerker, worden kostenupdates automatisch toegepast zonder beoordelingsstap.

Hoe stel ik landspecifieke gereguleerde tarieven (CREG) in?

CREG (Commission de Régulation de l'Électricité et du Gaz) gereguleerde tarieven worden geselecteerd op het moment van uitnodiging. Monta past automatisch de relevante geïndexeerde tarieven toe (nationaal of regionaal: Vlaanderen, Brussel-Hoofdstad, Wallonië) op basis van de tijdstempel van elke laadsessie.

1. Start het dialoogvenster Medewerker toevoegen vanuit het tabblad Vergoedingen.
2. Selecteer in Stap 2 — Instellingen, onder Stroomkosten, de optie Gereguleerd tarief.
3. Kies het tarief uit de lijst.
4. Voltooi de uitnodiging.

De vergoeding is aangemaakt met het gereguleerde tarief al toegepast. De optie Gereguleerd tarief is alleen beschikbaar bij de uitnodiging — deze kan later niet worden ingeschakeld via de detailpagina van de vergoeding.

Hoe voer ik een maandelijkse uitbetaling uit?

1. Open het vergoedingsteam en ga naar het tabblad Vergoedingen.
2. Open het tabblad Handmatige uitbetalingen.
3. Selecteer de maand (de huidige maand is standaard geselecteerd).
4. Selecteer Uitbetalingen goedkeuren.
5. Controleer het bedrag en selecteer Goedkeuren.

Verwacht resultaat: er wordt een transactie geïnitieerd van het vergoedingenteam naar het team van de vergoede EVSE.

Hoe exporteer ik vergoede laadsessies?

Gebruik op de pagina Vergoedingen de zoekbalk om te filteren op naam van de medewerker of tijdsperiode, en exporteer de resultaten vervolgens als CSV. Het bestand bevat geladen kWh, gebruikte prijsgroep, betaalmethode, EVSE-ID en meer.

Hoe stop ik met het vergoeden van een medewerker?

1. Open het tabblad Vergoedingen.
2. Open de vergoeding van de medewerker vanuit diens rij.
3. Selecteer om de vergoeding te beëindigen. 
4. Kies of je de medewerker ook uit het team wilt verwijderen. Als ze worden verwijderd, kunnen ze pas opnieuw vergoed worden nadat ze opnieuw zijn uitgenodigd.

Waar zie ik vergoed laden?

Het tabblad Vergoedingen toont alle vergoed medewerkers in één tabel met kolommen voor Medewerker, EVSE, Stroomkosten, Maandelijks abonnement en Status. Statusbadges zijn Installatie in behandeling, Kostenopgave in behandeling, Kostenbeoordeling en Actief. Gebruik de filters Status en Stroomkosten boven de tabel om de lijst te verfijnen. Open de vergoeding van een medewerker voor details per sessie, onderliggende EVSE's, voertuigpincode (indien gebruikt) en vergoedingsinstellingen.

Wat zijn de beste werkwijzen voor werkgevers?

1. Centraliseer het proces. Wijs een wagenparkbeheerder aan die verantwoordelijk is voor de vergoedingsinstellingen en medewerkers opvolgt via de uitnodigingsstroom.
2. Help medewerkers hun EVSE's te verbinden. Zorg ervoor dat de wagenparkbeheerder weet hoe hij een Monta-account aanmaakt, een EVSE verbindt en een medewerker door de vergoedingsstroom begeleidt.
3. Exporteer vergoed sessies. Exporteer een CSV vanuit het tabblad Vergoedingen voor boekhouding, onkostenrapporten en audits.