Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern die Kosten für das Laden ihres E-Fahrzeugs zu Hause erstatten. Es erfordert Eingaben sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Mitarbeiter. Hier findest du also alles, was du brauchst, um Kostenerstattungen (früher als gesponserte Aufladung bezeichnet) einzurichten.
Was du brauchst auf einen Blick
| Arbeitgeber | Mitarbeiter |
| ✔ Erstellen Sie ein professionelles Team (zum Versenden von Kostenerstattungen) | ✔ Ein Home Team (für den Erhalt von Rückerstattungen) erstellen |
| ✔ Zahlungsmethode angeben | ✔ Die Ladestation eines Mitarbeiters hinzufügen und mit dem Home Team verbinden |
| ✔ Mitarbeiter in das professionelles Team einladen | ✔ Einladung zum Team deines Arbeitgebers annehmen |
| ✔ Rückerstattungensantragsanfrage eines Mitarbeiters genehmigen | ✔ Rückerstattungen anfordern |
So richtest du das Team deines Arbeitgebers ein
1. Ein professionelles Team erstellen
Der erste Schritt besteht darin, dass der Arbeitgeber ein professionelles Team erstellt, das als Team für Rückerstattungen gilt. Sie werden das Wallet dieses Teams verwenden, um Erstattungen direkt für die Wallets der Mitarbeiter zu vergeben.
2. Zahlungsmethode angeben
Als nächstes musst du definieren, wie das Team diese Gebühren bezahlen wird. Es gibt derzeit zwei Zahlungsmethoden für die Kostenerstattung eines Teams:
a. Rechnungsstellung
Wenn das Unternehmen des Arbeitgebers umsatzsteuerlich registriert ist, kann er beantragen, dass ihm Monta Rechnungen stellt. Dies erfordert, dass das Finanzteam von Monta eine KYB-Prüfung (Know Your Business) durchführt, bevor es die Rechnungsstellung genehmigen kann.
b. Betreibertransaktion
Der Betreiber des Rückerstattungensteams kann die Betreibertransaktion als Zahlungsmethode aktivieren. Dies bedeutet, dass sie die Verantwortung für alle Teamtransaktionen übernehmen. Diese Lösung eignet sich nur für bestimmte Setups und Vereinbarungen. Weitere Informationen zum Einrichten von Betreibertransaktionen findest du hier.
3. Den Mitarbeiter/die Mitarbeiter einladen
Unternehmen, die einer großen Gruppe von Mitarbeitern (z. B. fünf oder mehr) Kosten erstatten, empfehlen wir, eine Mitgliedergruppe zu verwenden. Mitgliedergruppen rationalisieren den Prozess, weil dort Mitarbeiterprofile vorab definiert und Gruppenberechtigungen erteilt sind, was die Verwaltung von Einladungen und Rückerstattungsanträgen vereinfacht.
Für kleinere Gruppen oder einzelne Mitarbeiter können Administratoren während des Einladungsprozesses Rückerstattungsanfragen einzeln aktivieren. Arbeitgeber können Mitarbeiter mithilfe ihrer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer in das Rückerstattungen-Team einladen, unabhängig davon, ob sie bereits über ein Monta-Konto verfügen.
- Wenn sie bereits Teil des Rückerstattungen-Teams sind, kann der Administrator sie über die Mitgliedereinstellungen zur Mitgliedergruppe hinzufügen.
- Wenn die Mitarbeiter noch kein Monta-Konto haben, werden sie aufgefordert, direkt eines zu erstellen.
- Wenn sie bereits Monta-Nutzer sind, erhalten sie eine Benachrichtigung in Monta Charge.
So richtest du das Team eines Mitarbeiters ein
1. Ein Home Team erstellen
Erstelle ein Home Team, in dem dem Mitarbeiter seine Kosten erstattet werden. Wir empfehlen, dieses Team unter demselben Betreiber wie das professionelle Team zu erstellen, um sicherzustellen, dass der Betreiber Zugriff auf Teameinstellungen hat, um die Verwaltung und Fehlerbehebung zu erleichtern.
2. Die Ladestation des Mitarbeiters hinzufügen und verbinden
Die Ladestation muss mit dem Home Team verbunden sein, damit der Mitarbeiter eine Kostenerstattung erhält.
Wenn die Ladestation noch nicht mit Monta verbunden wurde, befolge diese Anleitung, um eine Ladestation hinzuzufügen und zu verbinden. Stelle dann sicher, dass die Ladestation zum angegebenen Home Team hinzugefügt wird.
Wenn die Ladestation bereits in einem anderen Team eingerichtet ist, ist es wichtig, die Ladestation auf dieses neue Home Team zu übertragen. Nur der Teambesitzer oder ein Teammitglied mit den richtigen Berechtigungen kann dies tun.
3. Der Mitarbeiter akzeptiert die Einladung zum Team des Arbeitgebers
Um Kostenerstattungen anzufordern, muss der Mitarbeiter die Einladung annehmen, indem er folgende Schritte in Monta Charge ausführt. Betreiber sollten überprüfen, ob der Mitarbeiter die Einladung akzeptiert hat.
So können Mitarbeiter Erstattungen anfordern
Mitarbeiter können Kostenerstattungen anfordern, sobald der Arbeitgeber den Monta Hub korrekt eingerichtet hat. Stelle sicher, dass alle Schritte korrekt ausgeführt wurden.
1. Der Mitarbeiter beantragt Erstattungen
Sobald der Ladestation im Monta-Konto eingetragen und die Einrichtung abgeschlossen ist, sieht der Mitarbeiter auf seiner Ladestation in Monta Charge ein Label "Rückerstattungen verfügbar". Über die Einstellungen der Ladestation können sie die Kostenerstattung vom Arbeitgeber anfordern.
Während des Antragsprozesses kann der Mitarbeiter seine Stromkosten basierend auf seiner Stromrechnung festlegen. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber die genauen Kosten für das Laden des Firmenwagens an der persönlichen Ladestation erstatten.
Der Arbeitgeber ist jedoch nicht zwingend verpflichtet, die vom Mitarbeiter angegebenen Stromkosten zu verwenden. Stattdessen kann der Arbeitgeber eine Rückerstattungswertgruppe erstellen und stattdessen diese auswählen.
2. Der Arbeitgeber akzeptiert den Antrag auf Rückerstattungen
Im Abschnitt "Kostenerstattungen" des Teams kann der Administrator die Anträge von Mitarbeitern anzeigen und genehmigen.
Während des Genehmigungsvorgangs kann der Administrator die Höhe der Rückerstattungswert pro kWh festlegen. Sie können entweder den Strompreis auswählen, den der Mitarbeiter bereitgestellt hat, oder eine von ihnen definierte Rückerstattungswertgruppe.
Der Arbeitgeber kann wählen, ob er die Rückerstattungen nach jeder einzelnen Ladung oder monatlich auszahlen möchte.
Wie funktioniert die Erstattung?
Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, sieh hier, wie Kostenerstattungen in der Praxis funktionieren.
1. Der Mitarbeiter führt eine Ladung durch
Der Mitarbeiter schließt sein Firmenwagen an die Ladestation an, wo die Ladung von seinem Arbeitgeber erstattet wird. Er öffnet die Monta Charge App und startet einen Ladevorgang. (Erstattungen sind mit Charge now, Scheduled Charge und SmartCharge kompatibel.)
Danach wechselt der Mitarbeiter zum Zahlungsbildschirm und bestätigt, dass die Zahlung vom Team seines Arbeitgebers erstattet wird. Dann müssen sie lediglich in der App wischen, um mit dem Laden zu beginnen.
Mitarbeiter können auch Laderegeln festlegen, um zu definieren, welche Ladungen erstattet werden sollen.
2. Rückerstattungen für einen Ladevorgang werden übertragen
Wenn die Ladung abgeschlossen ist, werden die Rückerstattungen vom Wallet des Arbeitgebers in das Wallet des Mitarbeiters übertragen. Beide Parteien können die finanzielle Transaktion und eine Quittung in ihren Wallets anzeigen.
Der Arbeitgeber kann wählen, ob er nach jeder einzelnen Ladung Kosten erstattet oder am Ende des Monats.
Best Practices für Arbeitgeber
1. Den Prozess zentralisieren
Wir empfehlen, den Rückerstattungensprozess zu zentralisieren, beispielsweise einen Flottenmanager für die Verwaltung zu benennen. Sie sollten den Einladungsfluss verstehen und mit den Mitarbeitern Kontakt aufnehmen, die den Einrichtungsprozess durchlaufen.
2. Mitarbeitern helfen, ihre Ladestationen mit Monta zu verbinden
Mitarbeiter benötigen möglicherweise Hilfe, um sich bei Monta anzumelden und ihre Ladeststationen erfolgreich zu verbinden. Der Flottenmanager sollte verstehen, wie er beim Erstellen eines Monta-Kontos, beim Verbinden einer Ladestation und beim allgemeinen Rückerstattungsprozess helfen kann.
3. Exportieren von Monta erstatteter Ladevorgänge
Eine Liste erstatteter Ladevorgänge kann aus Monta Hub exportiert werden. Die Seite für Rückerstattungen verfügt über eine Suchleiste, über die Mitarbeiter nach Namen oder über die Ladevorgänge nach einem Zeitfenster gefiltert werden können.
Das gefilterte Ergebnis kann als CSV-Datei an die E-Mail-Adresse des Flottenmanagers exportiert werden. Die Datei enthält detaillierte Informationen zu jedem erstatteten Ladevorgang, wie z. B. die geladenen kWh, die verwendete Preisgruppe, die Zahlungsmethode für das Laden und die Ladestations-ID usw.
