Les employeurs peuvent choisir de rembourser les employés qui rechargent leur véhicule électrique à la maison. Cela nécessite la participation de l'employeur et de l'employé. Vous trouverez donc ici tout ce dont vous avez besoin pour configurer les remboursements (anciennement appelés recharge sponsorisée).
Ce dont vous avez besoin en un coup d'œil
| Employeur | Employé |
| ✔ Créer un groupe professionnel (pour envoyer des remboursements) | ✔ Créer un groupe privé (pour recevoir des remboursements) |
| ✔ Indiquez le moyen de paiement | ✔ Ajouter et connecter la borne de recharge d'un employé au groupe privé |
| ✔ Inviter un employé à rejoindre le groupe professionnel | ✔ Accepter l'invitation à rejoindre le groupe de l'employeur |
| ✔ Approuver la demande de remboursement présentée par l'employé | ✔ Demande de remboursement |
Comment configurer le groupe de l'employeur
1. Créer un groupe professionnel
La première étape consiste à ce que l'employeur crée un groupe professionnel qui sera considéré comme l'équipe Remboursement. Ils utiliseront le wallet de cette équipe pour effectuer des remboursements directement sur les wallets des employés.
2. Indiquez le moyen de paiement
La prochaine étape à définir est la manière dont le Groupe va payer ces frais. Il existe actuellement deux modes de paiement pour rembourser un groupe :
a. Facturation
Si l'entreprise de l'employeur est assujettie à la TVA, elle peut demander à être facturé par Monta. Pour cela, l'équipe financière du Groupe Monta doit effectuer une vérification KYB (Know Your Business) avant de pouvoir approuver la facturation.
b. Transaction avec un opérateur
L'opérateur de l'équipe Remboursement peut activer la transaction opérateur comme moyen de paiement. Cela signifie qu'ils assumeront la responsabilité de toutes les transactions du Groupe. Cette solution ne convient qu'à des configurations et à des accords spécifiques. Vous pouvez en savoir plus sur la configuration des transactions avec l'opérateur ici.
3. Invitez le(s) employé(s)
Pour les entreprises qui remboursent un grand nombre de salariés (cinq membres ou plus, par exemple), nous recommandons d'utiliser un groupe de membres. Les groupes de membres simplifient le processus en prédéfinissant les profils des employés et en accordant des autorisations en masse, ce qui facilite la gestion des invitations et des demandes de remboursement.
Pour les petits groupes ou les employés individuels, les administrateurs peuvent activer les demandes de remboursement au cas par cas pendant le processus d'invitation. Les employeurs peuvent inviter des employés à rejoindre le groupe Remboursement en utilisant leur adresse e-mail ou leur numéro de téléphone, qu'ils aient déjà ou non un compte Monta.
- S'ils font déjà partie de l'équipe Remboursement, l'administrateur peut les ajouter au groupe de membres à partir des paramètres du membre.
- Si les employés ne disposent pas encore de compte Monta, ils seront invités à en créer un immédiatement.
- S'ils sont déjà utilisateurs de Monta, ils recevront une notification dans Monta Charge.
Comment configurer le groupe d'un employé
1. Créer un groupe privé
Créez un groupe privé dans lequel le salarié recevra ses remboursements. Nous vous recommandons de créer cette équipe sous le même nom qu'opérateur du groupe professionnel afin de vous assurer que celui-ci a accès aux paramètres de l'équipe pour faciliter la gestion et le dépannage.
2. Ajoutez et connectez la borne de recharge de l'employé
La borne de recharge doit être connectée au groupe privé pour que le collaborateur puisse être remboursé.
Si la borne de recharge n'est pas encore connectée à Monta, suivez ce guide pour ajouter et connecter une borne de recharge. Ensuite, assurez-vous que la borne de recharge est ajoutée au groupe privé désigné.
Si la borne de recharge est déjà configurée dans un autre groupe, il est important de la transférer à ce nouveau groupe privé. Seuls le propriétaire du groupe ou un membre du groupe disposant des autorisations appropriées peuvent le faire.
3. Le salarié accepte l'invitation à rejoindre le groupe de l'employeur
Pour demander des remboursements, l'employé doit accepter l'invitation en suivant les étapes suivantes dans Monta Charge.
Les opérateurs doivent confirmer que l'employé a accepté l'invitation.
Comment les employés peuvent commencer à demander des remboursements
Les employés peuvent commencer à demander des remboursements dès que l'employeur a configuré les choses correctement dans Monta Hub. Veuillez vous assurer que toutes les étapes ont été correctement suivies.
1. L'employé demande des remboursements
Une fois que la borne de recharge est inscrite sur le compte Monta et que la configuration est terminée, l'employé voit une étiquette « Remboursement disponible » sur sa borne de recharge dans Monta Charge. À partir des paramètres de la borne de recharge, ils peuvent demander à leur employeur de commencer à les rembourser.
Pendant le processus de demande, le collaborateur peut définir son prix de revient en fonction de sa facture d'électricité. L'employeur peut ainsi leur rembourser le prix de revient exact de la recharge de la voiture d’entreprise à leur borne de recharge personnelle.
Toutefois, l'employeur n'est pas tenu d'utiliser le prix de revient de l'électricité fourni par le salarié. Au lieu de cela, l'employeur peut créer un prix de groupe remboursé et choisir celui-ci.
2. L'employeur accepte la demande de remboursement
Dans la section Remboursement du groupe d'experts, l'administrateur peut consulter et approuver les demandes des employés.
During the approval, the administrator can decide the Reimbursement price per kWh. They can either select the electricity cost that the employee provided, or a Reimbursement price group that they have defined.
Pendant la procédure d'approbation, l'administrateur peut décider du prix remboursé par kWh. Ils peuvent sélectionner soit le prix de revient de l'électricité fourni par l'employé, soit un prix de groupe remboursé qu'ils ont défini.
L'employeur peut choisir de verser le remboursement après chaque recharge ou sur une base mensuelle.
Comment fonctionne le processus de remboursement ?
Maintenant que la configuration est terminée, voici comment les remboursements fonctionnent dans la pratique.
1. L'employé effectue une recharge
Le salarié branche la voiture d’entreprise sur la borne de recharge qui est remboursée par son employeur. Ils ouvrent Monta Charge et lancent une session de recharge. (Les remboursements sont compatibles avec les options Charge now, Recharge programmée et SmartCharge.)
Après cela, l'employé se rend sur l'écran de paiement et confirme que le paiement sera remboursé par le groupe de son employeur. Il leur suffit ensuite de balayer dans l'application pour lancer la recharge.
Les employés peuvent également configurer des règles de recharge pour définir quelles recharges doivent être remboursées.
2. Le remboursement d'une session de recharge est transféré
Une fois la recharge terminée, le remboursement est transféré du wallet de l'employeur vers celui de l'employé. Les deux parties peuvent consulter la transaction financière et un reçu dans leur portefeuille.
L'employeur peut choisir de rembourser après chaque recharge ou de les payer à la fin du mois.
Bonnes pratiques pour les employeurs
1. Centralisation du processus
Nous recommandons de centraliser le processus de remboursement, par exemple en désignant un gestionnaire de flotte pour le gérer. Ils doivent comprendre le flux d'invitation et assurer le suivi des employés qui suivent le processus de configuration.
2. Aider les employés à connecter leurs bornes de recharge à Monta
Employees may need assistance getting onboarded to Monta and connecting their charge points successfully. The fleet manager should have an understanding of how to assist with creating a Monta account, connecting a charge point, and the overall Reimbursement process.
Les employés peuvent avoir besoin d'aide pour rejoindre Monta et connecter leurs bornes de recharge avec succès. Le gestionnaire de flotte doit savoir comment aider à créer un compte Monta, à connecter une borne de recharge et à gérer le processus global de remboursement.
3. Exportation de sessions de recharge remboursées depuis Monta
Une liste des recharges remboursées peut être exportée à partir du Hub Monta. La page Remboursement comporte une barre de recherche qui permet de filtrer les employés par leur nom, ou de filtrer les sessions de recharge par période.
Le résultat filtré peut être exporté sous forme de fichier CSV vers l'adresse e-mail du gestionnaire de flotte. Le fichier contient des informations détaillées sur chaque session de recharge remboursée, telles que le nombre de kWh rechargés, le prix de groupe utilisé, le moyen de paiement de la recharge, l'identifiant de la borne de recharge, etc.